Forretningsorden for Afdelingsbestyrelsen

Rettelsesdato: 3-9-2015
Godkendelsesdato: 1-10-2015

§ 1. Formål
Afdelingsbestyrelsen skal arbejde for den bedst mulige trivsel i Kollektivbyen Grantoften.

§ 2. Beslutningsgrundlag
Afdelingsbestyrelsen har pligt til at følge den til enhver tid gældende lovgivning.

§ 3. Beboernes mulighed for at kontakte afdelingsbestyrelsen.
I forbindelse med hvert ordinært afdelingsbestyrelsesmøde, skal beboerne have mulighed for at rette henvendelse til afdelingsbestyrelsen eller dens medlemmer.

§ 4. Ordinære afdelingsbestyrelsesmøder
Afdelingsbestyrelsen holder møde en gang om måneden, undtagen i juli og december.

§ 5. Ekstraordinære afdelingsbestyrelsesmøder
Ekstraordinære møder kan indkaldes, hvis et medlem af afdelingsbestyrelsen finder det nød- vendigt.

§ 6. Beslutningsdygtighed på møder
Afdelingsbestyrelsesmødet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af bestyrelsen er til stede på et lovligt indvarslet møde.

§ 7. Afstemningsgrundlag
Beslutninger træffes af de fremmødte ved simpel stemmeflerhed.
Blanke og ugyldige stemmer tælles ikke med.

§ 8. Formanden
Stk. 1. Valg:
Formanden vælges af afdelingsmødet.
Stk. 2. Ansvarsområde:
Formanden har det overordnede ansvar for afdelingsbestyrelsen
Stk. 3. Arbejdsområde:
Formanden varetager Kollektivbyens interesser på vegne af afdelingsbestyrelsen i forhold til kontakter udenfor Kollektivbyen.

§ 9. Næstformanden
Stk. 1. Valg:
Næstformanden vælges af afdelingsmødet.
Stk. 2. Ansvarsområde:
Næstformanden er ansvarlig for bestyrelsens organisatoriske arbejde.

§ 10. Deltagelse i udvalgsarbejde
Medlemmer af afdelingsbestyrelsen skal være fast medlem af mindst et stående udvalg.

§ 11. Udvalg
Afdelingsbestyrelsen konstituerer sig med et Forretningsudvalg og 3 stående udvalg: Byggeteknisk udvalg, Miljøudvalg og Informationsudvalg. Udvalgene kan beslutte arbejder for op til 50.000 kr. efter aftale med ledelsen og efter budgetlægningen.

§ 12. Forretningsudvalget (FU)
Stk 1. Sammensætning:
Forretningsudvalget består af afdelingsbestyrelsens formand, næstformand og eet medlem valgt af og blandt afdelingsbestyrelsens øvrige medlemmer. Ved afbud træder en af formændene for udvalgene ind i alfabetisk rækkefølge, så der er 3 personer til stede ved hvert FU-møde.
Stk. 2. Formanden:
Afdelingsbestyrelsens formand er formand for FU.
Stk. 3. FU's opgaver er:
a. Varetagelse af afdelingsbestyrelsens forretninger mellem de ordinære afdelingsbestyrelsesmøder.
b. Udarbejde indkaldelse til afdelingsbestyrelsesmøder.
c. Udsendelse af dagsorden for afdelingsbestyrelsesmøder senest 3 dage før mødets afholdelse.
d. At foretage kontrol af kvartalsoversigter.
e. At foretage kontrol af årsregnskaber.
f. At foretage kontrol af afdelingsbestyrelsens udgifter.
g. At udarbejde budgetter
h. At foretage budgetkontrol og fremkomme med forslag til eventuelle økonomiske initiativer til behandling på afdelingsbestyrelsesmøderne.
i. Varetage det overordnede samarbejde med ledelsen.
j. Som særlige opgaver varetager FU redaktionen af beboerinformationer samt klagesager, aftaleforhold omkring antenner, medier, hyttegruppen og husdyrgruppen.
k. Nedsættelse af ad hoc udvalg efter behov, hvor også personer udenfor afdelingsbestyrelsen kan indgå.
l. Formanden orienteres ved interne flytninger i Kollektivbyen Grantoften.

§ 13. Fællesbestemmelser for stående udvalg
Stk. 1. Deltagelse i et udvalg
De afdelingsbestyrelsesmedlemmer, som ønsker at deltage i et udvalgs arbejde efter det konstituerende møde, meddeler forretningsudvalget ønsket om at få det optaget på et afdelingsbestyrelsesmøde.
Stk. 2. Udvalgsmedlemsskab
Kun afdelingsbestyrelsesmedlemmer kan være udvalgsmedlemmer. De 3 første suppleanter kan deltage i alle udvalgsmøder, men uden stemmeret.
Stk. 3. Deltagelse i udvalgsmøder
Personer udenfor afdelingsbestyrelsen kan deltage i udvalgenes åbne møder (uden stemmeret).
Stk. 4. Ad hoc grupper:
Udvalget kan nedsætte ad hoc udvalg, hvor også personer udenfor afdelingsbestyrelsen kan indgå.
Stk. 5. Ledelse af udvalg:
De enkelte udvalg vælger en formand af sin midte. Formanden leder udvalgets arbejde, og er ansvarlig overfor afdelingsbestyrelsen.

§ 14. Udvalgenes arbejdsområde
Stk. 1. Dagsordener:
Udvalgsformanden udarbejder en motiveret dagsorden sammen med indkaldelse til udvalgsmøder.
Stk. 2. Støtte til dagsordner:
Udarbejdelse af motiveret dagsorden kan ske i samråd med Kollektivbyens funktionschefer og forretningsførelsen.
Stk. 3. Indstillinger med økonomi:
Ved forslag, som har økonomiske konsekvenser for Kollektivbyen, skal mulig finansiering fremgå af den motiverede dagsorden.
Stk. 4. Indstillinger til afdelingsbestyrelsesmøder:
Udvalget udarbejder motiverede indstillinger til FU, som optager indstillingerne på dagsordenen til det ordinære afdelingsbestyrelsesmøde.
Stk. 5. Anmodning om ekstraordinært afdelingsmøde:
Har en indstilling hastende karakter, kan FU anmodes om at indkalde til ekstraordinært afdelingsbestyrelsesmøde.
Stk. 6. Beslutningsforslag til afdelingsbestyrelsesmøder:
Indstillinger om beslutningsforslag, der ønskes behandlet på et afdelingsbestyrelsesmøde, skal skriftligt være FU i hænde senest 8 dage før FU-mødets afholdelse, for at kunne blive optaget på dagsordenen.

§ 15. Udvalgenes arbejdsområder
Udvalgenes arbejdsområde fastlægges af nærværende forretningsorden.

§ 16. Byggeteknisk udvalg
Stk. 1. Byggeteknisk udvalgs opgaver er:
Varetagelse af afdelingsbestyrelsens opgaver vedrørende tilsyn med den tekniske drift og vedligeholdelse.
Stk. 2. Budgetkontrol
På de ordinære udvalgsmøder kontrollerer udvalget budgettet for "egne konti" samt forbruget af el, vand og varme.

§ 17. Kollektivudvalget er nedlagt

§ 18. Miljøudvalget
Stk. 1. Miljøudvalgets opgaver er:
Varetagelse af afdelingsbestyrelsens opgaver vedrørende:
a. Tilsyn med de grønne miljøer, eventuelt i samråd med Kollektivbyens funktionschef og forretningsførelsen.
b. Fremme bovilkårene for Kollektivbyens beboere.
c. Fremme økologiske ideer, så man medvirker til en forbedring af miljøet i Danmark.
d. Miljøudvalget skal medvirke til et godt miljø for Kollektivbyens klubber og arrangementer.
Stk. 2. Budgetkontrol:
På de ordinære udvalgsmøder kontrollerer udvalget budgettet for "egne konti".

§ 19. Informationsudvalget
Varetagelse af information om afdelingsbestyrelsens arbejde, information til beboerne, Internet, sociale medier, Internt TV, Beboerblad etc.

§ 20. Udarbejdelse af referater
Afdelingsbestyrelsesmøder refereres af afdelingsbestyrelsens sekretær.

§ 21. Tillidshverv for afdelingsbestyrelsen
Stk. 1. Deltagelse i tillidshverv udpeget af afdelingsbestyrelsen:
På afdelingsbestyrelsens 1. møde efter det ordinære afdelingsmøde vælges/udpeges medlemmer til tillidshverv.
Stk. 2. Stille sit tillidshverv til rådighed:
Bestyrelsens medlemmer, der har tillidsposter, hvortil de er indstillet af afdelingsbestyrelsen, skal hvert år efter det ordinære afdelingsmøde eller ved udtrædelse af afdelingsbestyrelsen, stille deres tillidsposter til rådighed.

§ 22. Tavshedpligt
Der pålægges afdelingsbestyrelsens medlemmer tavshedspligt med hensyn til de, fra beboerne, modtagne klager og henvendelser vedrørende andre beboere i afdelingen

§ 23. Åben og lukket del af afdelingsbestyrelsesmøder:
Afdelingsbestyrelsesmøde afholdes med en åben og en lukket del.

§ 24. Meddelelse af afstemningsresultater
Afstemningsresultater skal efter ønske refereres med navns nævnelse.

§ 25. Behandling af punkter på afdelingsbestyrelsesmøderne.
Udvalgene bestemmer selv om et punkt skal behandles på den åbne eller den lukkede del af afdelingsbestyrelsesmødet.

§ 26. Referat af den lukkede del af afdelingsbestyrelsesmøder.
Den lukkede del af afdelingsbestyrelsesmødet må ikke refereres, kun de trufne beslutninger.

§ 27. Loyalitet overfor trufne beslutninger
Afdelingsbestyrelsesmedlemmerne skal være loyale overfor de trufne beslutninger

§ 28. Ytring af egne meninger
Det er til enhver tid et afdelingsbestyrelsesmedlems ret at ytre sine egne meninger. Særstandpunkter kan refereres.

§ 29. Ytring af andres meninger og udtalelser på lukkede møder.
Andre afdelingsbestyrelsesmedlemmers udtalelser fra den lukkede del af mødet må ikke refereres.

§ 30. Udsendelse af referater af afdelingsbestyrelsens møder
Stk. 1. Seneste udsendelse:
Referat af møder skal udsendes til afdelingsbestyrelsens medlemmer senest 8 hverdage efter mødet. Endelig godkendelse sker på et efterfølgende møde.
Stk. 2. Tvister om indhold:
Eventuel tvister omkring referaters indhold afgøres af formanden.

§ 31. Referater til pressen.
Det tilsigtes at Afdelingsbestyrelsens sekretær udarbejder et "læsevenligt" indlæg til "pressen". Dette indlæg udsendes sammen med referatet.

§ 32. Ledende funktionærers og tillidsrepræsentanters adgang til afdelingsbestyrelsens åbne møder.
Kollektivbyens ledende funktionærer samt tillidsrepræsentanter har adgang til afdelingsbestyrelsesmøder, dog uden stemmeret.

§ 33. Beslutning om begrænsning af funktionærers deltagelse ved afdelingsbestyrelsens møder.
Afdelingsbestyrelsen kan bestemme at funktionærerne ikke kan deltage i enkelte møder eller dele deraf.

§ 34. Suppleanters deltagelse i afdelingsbestyrelsesmøder.
De 3 første suppleanter kan deltage i afdelingsbestyrelsemøder, også lukket del, men uden stemmeret og mod underskrift af tavshedspligt/forretningsordenen.

§ 35. Forretningsførelsens deltagelse ved møder med afdelingsbestyrelsen.
Deltager en repræsentant fra forretningsførelsen i et møde, kan dette tilrettelægges således, at de punkter, hvor den pågældendes nærværelse er ønsket, behandles først.

§ 36. Udtræden af afdelingsbestyrelsen.
Hvis et afdelingsbestyrelsesmedlem fraflytter Kollektivbyen, er langvarig syg eller af andre årsager udtræder af afdelingsbestyrelsen, indkaldes suppleanten.

§ 37. Meddelelse om udtræden af afdelingsbestyrelsen.
Udtrædelse af afdelingsbestyrelsen skal ske skriftligt til afdelingsbestyrelsens forretningsudvalg.

§ 38. Orientering til forretningsførelsen om beslutninger truffet af afdelingsbestyrelsen.
Afdelingsbestyrelsen meddeler forretningsførelsen sine beslutninger gennem skriftlige beslutningsreferater, og denne drager omsorg for, at de bringes til udførelse.

§ 39. Behandling af budget og regnskab.
Afdelingsbestyrelsen skal gennemgå afdelingens budget og regnskab og meddele afdelingsmødet sine beslutninger hertil, hvorefter budgettet forelægges til godkendelse og regnskabet forelægges til orientering.

§ 40. Afdelingsbestyrelsens oplæg til vedligeholdelse og fornyelser.
Afdelingsbestyrelsen fremsætter kommentarer og ønsker til udførelse af større vedligeholdelsesarbejder eller forandringer.

§ 41. Personaleforhold og påtale vedrørende personale.
Henvendelse angående funktionærers arbejde i Kollektivbyen, må kun rettes til forretningsførelsen eller funktionscheferne i Kollektivbyen.

§ 42 Offentliggørelse af særlige forhold.
Hvert udvalg kan udelukke enkelte emner fra offentliggørelse.

§ 43. Breve og andre henvendelser udenfor afdelingsbestyrelsen.
Der må ikke afsendes breve fra afdelingsbestyrelsen uden formandens eller dennes stedfortræders orientering.

§ 44. Skriftlig orientering om trufne beslutninger.
Besluttende eller bindende breve skal underskrives af formanden eller dennes stedfortræder.

§ 45. Udeblivelse fra afdelingsbestyrelsesmøder uden afbud.
Udebliver et bestyrelsesmedlem 2 på hinanden følgende gange uden afbud, betragtes denne som udtrådt af afdelingsbestyrelsen, og suppleanten indkaldes.

§ 46. Udeblivelse fra udvalgsmøder.
Udebliver et afdelingsbestyrelsesmedlem fra udvalgsmøderne (i det pågældendes selvvalgte udvalg) flere på hinanden følgende gange, skal dette forhold tages op på førstkommende afdelingsbestyrelsesmødes lukkede del. Det pågældende medlem skal deltage.

§ 47. Løn for deltagelse i afdelingsbestyrelsens arbejde.
Hvervet som formand eller afdelingsbestyrelsesmedlem er ulønnet.

§ 48. Ændring af denne forretningsorden.
Denne forretningsorden kan kun ændres, såfremt dette står opført til behandling som punkt på den udsendte dagsorden før et afdelingsbestyrelsesmøde.