Forretningsorden for Afdelingsbestyrelsen

Idéen med en forretningsorden er at have nogle regler og retningslinjer for afdelingsbestyrelsens arbejde. Den er med til at skabe rammerne for arbejdet sammen med BaB's vedtægter, som lovmæssigt altid skal overholdes.
Der er ikke noget krav om, at man skal have en forretningsorden. Grantoftens afdelingsbestyrelse har senest revideret forretningsordenen i 2018, og alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer har godkendt og underskrevet den på konstituerende møde d. 3/9-2018.

Den ser sådan ud:

Rettelsesdato:  23-02-2018
Godkendelsesdato:  01-03-2018 

§1: Formål.

Bestyrelsen skal arbejde for den bedst mulige trivsel, samt varetage beboernes interesser.

§2: Beslutningsgrundlag.

Bestyrelsen har pligt til at følge den til enhver tid gældende lovgivning.

§3: Valg.

Bestyrelsen vælges på det ordinære afdelingsmøde i august, og består af 11 medlemmer, således at formand og 4 medlemmer vælges i lige år, og næstformand og 5 medlemmer vælges i ulige år, alle for 2 år ad gangen, desuden vælges op til 3 suppleanter for 1 år ad gangen.
Hvervet som formand, næstformand eller bestyrelsesmedlem er ulønnet.

§4: Konstituering.

Bestyrelsen konstituerer sig med et forretningsudvalg (FU) og 4 stående udvalg: Byggeteknisk udvalg, Miljøudvalg, Informationsudvalg og Kulturhusudvalg.
På 1. møde efter det ordinære afdelingsmøde vælges/udpeges medlemmer til tillidshverv.
De bestyrelsesmedlemmer, der har tillidsposter, skal hvert år efter ordinært afdelingsmøde eller ved udtrædelse af bestyrelsen, stille deres tillidsposter til rådighed.
Formanden har det overordnede ansvar for bestyrelsen, og varetager Grantoftens interesser på vegne af bestyrelsen i forhold til kontakter udenfor Grantoften.
Næstformanden er ansvarlig for bestyrelsens organisatoriske arbejde.
Medlemmer af bestyrelsen skal være fast medlem af mindst et stående udvalg.

4.1: Udtrædelse eller udeblivelse.

Hvis et bestyrelsesmedlem fraflytter Grantoften, er langvarig syg eller af andre årsager udtræder af bestyrelsen, indkaldes suppleanten, udtrædelse skal ske skriftligt til FU.
Udebliver et bestyrelsesmedlem mere end 2 gange uden afbud, skal dette tages op på bestyrelsesmødets lukkede del, det pågældende medlem skal deltage.

§5: Møder.

Bestyrelsen holder møde en gang om måneden (undtagen juli) normalt 1. torsdag i måneden.
Ekstraordinære møder kan indkaldes, hvis et medlem finder det nødvendigt.
Bestyrelsesmøde afholdes med en åben og lukket del, alle sager behandles i åben del af dagsordenen, undtaget herfra er personsager, beboerklager, og ikke færdigbehandlede emner/sager.
Mødet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen (6 medlemmer) er til stede.
Beslutninger træffes af de fremmødte ved simpelt stemmeflerhed, eller skriftligt hvis et medlem forlanger dette.
Hvis afstemning er lige, foretages omafstemning, hvis denne også er lige, falder forslaget og kan genbehandles senere.
Blanke og ugyldige stemmer tælles ikke med, dog kan der stemmes ved skriftlig fuldmagt.
Suppleanter kan deltage i møder og udvalgsmøder, også lukket del, og med taleret, men uden stemmeret, mod underskrift af forretningsorden.
Bestyrelsesmedlemmer skal være loyale overfor de trufne beslutninger.
Ledende funktionærer og tillidsrepræsentanter i Grantoften har adgang til bestyrelsesmøder, uden stemmeret, og bestyrelsen kan bestemme at de ikke kan deltage i enkelte møder eller dele deraf.
Deltager en repræsentant for forretningsførelsen i et møde, kan dette tilrettelægges således, at de punkter, hvor denne er ønsket, behandles først.
I forbindelse med hvert ordinært bestyrelsesmøde, skal beboerne have mulighed for at rette henvendelse til bestyrelsen eller dens medlemmer.
Møder skal så vidt muligt afholdes så alle medlemmer har mulighed for at deltage.

5.1: Økonomi.

Bestyrelsen fremsætter kommentarer og ønsker til udførelse af større vedligeholdelsesarbejder eller forandringer, samt nybyggeri.
Bestyrelsen skal gennemgå afdelingens budget og regnskab og meddele afdelingsmødet sine beslutninger, hvorefter budgettet forelægges til godkendelse og regnskabet forelægges til orientering.

5.2: Referater.

Bestyrelsens møder refereres af bestyrelsens sekretær.
Lukket del af bestyrelsesmødet må ikke refereres, kun de trufne beslutninger.
Det er til enhver tid et bestyrelsesmedlems ret at ytre egne meninger, særstandpunkter kan refereres.
Andre bestyrelsesmedlemmers udtalelser fra den lukkede del af mødet må ikke refereres.
Afstemningsresultater skal efter ønske refereres med navn.
Bestyrelsen meddeler forretningsførelsen sine beslutninger gennem skriftlige beslutningsreferater, og denne sørger så for at de bringes til udførelse.
Referat af møder skal udsendes til bestyrelsens medlemmer senest 14 dage efter mødet. Endelig godkendelse sker på efterfølgende bestyrelsesmøde.
Tvister om referatets indhold, afgøres af formanden.

§6: Udvalg.

6.1: Forretningsudvalget (FU).

Består af bestyrelsens formand, næstformand og 1 medlem valgt af bestyrelsens øvrige medlemmer.
Ved afbud træder en af formændene for stående udvalg ind, så der er 3 pers. tilstede ved FU-møde.
Bestyrelsens formand er formand for FU.
FU varetager bestyrelsens forretninger mellem de ordinære bestyrelsesmøder.
Udarbejder og udsender dagsorden for bestyrelsesmøder senest 3 dage før mødets afholdelse.
Foretager kontrol af kvartalsoversigter, årsregnskaber, bestyrelsens udgifter samt udarbejdelse af budgetter, og fremkommer med forslag til økonomiske sager til behandling på bestyrelsesmøder.
Varetager det overordnede samarbejde med ledelsen, forretningsførelsen, klagesager samt driften af hytten.
Nedsætter ad hoc udvalg efter behov, hvor også beboere uden for bestyrelsen kan indgå.
Formanden orienteres ved interne flytninger i Grantoften.

6.2: Byggeteknisk udvalg.

Varetager opgaver vedrørende tilsyn med den tekniske drift og vedligeholdelse af bebyggelsen.

6.3: Miljøudvalget.

Varetager opgaver vedrørende grønne miljøer, og trivsel samt fremme økologiske ideer som medvirker til forbedring af miljøet.

6.4: Informationsudvalget.

Varetager opgaver om synliggørelse og information af bestyrelsens arbejde til beboerne.

6.5: Kulturhusudvalget.

Varetager opgaver vedrørende beboeraktiviteter i kulturhuset, samt sociale arrangementer i og uden for Grantoften.

6.6: Fælles for stående udvalg.

De bestyrelsesmedlemmer, som ønsker at deltage i et udvalgs arbejde efter det konstituerende møde, meddeler FU dette, som så optager dette på næste bestyrelsesmøde.
Personer uden for bestyrelsen kan deltage i åben del, uden stemmeret.
Der kan nedsættes ad hoc udvalg, hvor også personer uden for bestyrelsen kan indgå.
Udvalget vælger en formand, denne leder udvalgets arbejde, og er ansvarlig overfor bestyrelsen.
Formanden er ansvarlig for at udsende en dagsorden, som udsendes senest 3 dage før mødet.
Formanden har ansvaret for at referater fra udvalgsmøder udsendes til bestyrelsen senest 14 dage efter mødets afholdelse.
Udvalget udarbejder indstillinger og forslag skriftligt til FU senest 5 hverdage før FU møde, som så optager disse på dagsordenen til næste bestyrelsesmøde. Har en indstilling/forslag hastende karakter kan FU anmodes om indkaldelse til et ekstraordinært bestyrelsesmøde.
Forslag som har økonomiske konsekvenser for Grantoften, skal finansiering fremgå af dagsorden.
Udvalgene kan beslutte arbejder for op til 50.000 kr. efter aftale med ledelsen og efter budget.
På udvalgsmøder kontrollerer udvalget budgettet for ”egne konti”.
Udvalget bestemmer selv om et punkt skal behandles på åben eller lukket del af bestyrelsesmødet.
Hvert udvalg kan udelukke enkelte emner fra offentliggørelse.

§7: Særlige forhold.

Henvendelse angående ansattes arbejde i Grantoften, må kun rettes til forretningsførelsen eller ejendomslederen.
Der må ikke sendes breve fra bestyrelsen uden formandens eller dennes stedfortræders orientering.
Besluttende eller bindene breve skal underskrives af formanden eller dennes stedfortræder.

§8: Tavshedspligt.

Der pålægges bestyrelsens medlemmer tavshedspligt med hensyn til de, fra beboerne, modtagne klager og henvendelser vedrørende andre beboere i Grantoften, samt emner/sager fra bestyrelsesmødernes og udvalgsmødernes lukkede del.

§9: Forretningsordenens gyldighed.

Denne forretningsorden kan kun ændres, såfremt dette står opført til behandling som punkt på den udsendte dagsorden før et bestyrelsesmøde, hvorefter den godkendes skriftligt.

Behandles, godkendes og underskrives hvert år på det konstituerende bestyrelsesmøde efter ordinært afdelingsmøde.

 

§10: Underskrifter.

 

_____________________________________________________
Jette Fesner, formand

_____________________________________________________
John Rasmussen, næstformand

_____________________________________________________
Belinda Hinz-Jacobsen, bestyrelsesmedlem, FU

_____________________________________________________
Lis Rasmussen, bestyrelsesmedlem 

_____________________________________________________
Sanne Magaard, bestyrelsesmedlem 

_____________________________________________________
Rasmus Garder, bestyrelsesmedlem 

_____________________________________________________
Carsten Troels Jensen, bestyrelsesmedlem 

_____________________________________________________
Lisbeth Elfort-Frederiksen, bestyrelsesmedlem 

_____________________________________________________
Ivan Brinkmann Nielsen, bestyrelsesmedlem 

_____________________________________________________
Malene Andersen, bestyrelsesmedlem 

_____________________________________________________
Pernille Parknov, bestyrelsesmedlem

_____________________________________________________
Mie Kjølner, suppleant

_____________________________________________________
Karina Priis Lemke, suppleant