Referat af afdelingsmøde Torsdag den 24. august 2023
Referat af afdelingsmøde afholdt Torsdag den 24. august 2023 kl. 19.00 I Grantoftens sal.
Beslutningsreferat er indføjet med fed skrift under de enkelte dagsordenspunkter
Tilstede var repræsentanter fra 168 husstande
1. Valg af dirigent
Lisbeth Elsfort bød velkommen og præsenterede aftenens gæster, Gitte Arvidsson & Hagen Ahlgren fra Ballerup almennyttige Boligselskabs bestyrelse, samt Steen Hingebjerg Jensen, Kris Gabriel & Henrik Christiansen fra DAB.
Steen Hingebjerg blev valgt som dirigent.
2. Godkendelse af dagsorden
Steen Hingebjerg konstaterede, at mødet var rettidigt indkaldt i forhold til vedtægterne.
Steen nævnte forholdet med punkterne 8 F 1, 2 & 3 under indkomne forslag, som først er omdelt 12 timer efter tidsfristens udløb. Mødet godkendte, at forslaget blev behandlet.
3. Valg af stemmeudvalg
Jette Hansen, Anette Frost, Serhat Kücükkart, Anni Elkjær, Alice Rasmussen suppleret med Kris Gabriel, Henrik Christiansen og Steen Hingebjerg, DAB.
4. Godkendelse af forretningsorden.
Steen Hingebjerg gennemgik forretningsordenen for mødet, som blev godkendt.
5. Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning v/formanden
Lisbeth Elfort aflagde beretning. Beretningen er vedlagt referatet.
Der var spørgsmål og kommentarer til beretningen. Blandt andet i forhold til helhedsplanen i rækkerne, udlicitering af visse arbejdsopgaver, parkering herunder til trailere, placering af el-ladestandere, ejendomskontoret mm. Kris redegjorde for arbejdet med at forbedre trivsel blandt medarbejderne.
Beretningen blev taget til efterretning.
6. Godkendelse af budget 2024
Afdelingens budgetforslag medfører en huslejestigning på 4,08% Sammendrag af budgettet er vedlagt. På sidste side af budgettet er en beskrivelse af de væsentligste ændringer. Det fulde budget kan fås ved henvendelse til ejendomskontoret på mailadressen kontakt@kontorbab.dk.
Budgettet bliver gennemgået på mødet.
Henrik Christiansen gennemgik budgettet. Der var flere spørgsmål undervejs.
Ved skriftlig afstemning blev budgettet godkendt med 162 ja, 151 nej, 6 blanke og 6 ugyldige.
7. Orientering om markiser på Platanbuen, ny pulje af sikkerhedsdøre mm.
Lisbeth Elfort orienterede om planerne om at nedsætte et udvalg, som kan se nærmere på mulighederne for at få markiser eller anden sol-afskærmning på Platanbuen.
Endvidere om planerne for at undersøge, om der er interessen for en ny pulje af sikkerhedsdøre.
Orienteringen blev taget til efterretning.
8. Indkomne forslag
A. Udskiftning af køkken
På afdelingsmødet den 29. oktober 2019 blev det godkendt, at beboere kan få udskiftet køkken mod at betale et 10 årigt lejetillæg på op til 624 kr. pr. måned.
Det blev i 2019 godkendt, at afdelingen ved køkkenudskiftning afholder udgifter til el og-VVS arbejder på op til 11.672 kr. pr. køkken og finansieringen sker ved ”midlertidige lån i egne midler”.
Imidlertid er prisen på køkkener steget fra op til 65.800 kr. til næsten 70.000 kr. pr. køkken. Samtidig har afdelingen, bl.a. på grund af helhedsplanerne, ikke likviditet til fremover at ”lægge ud” for kommende køkkenudskiftninger.
Det betyder, at køkkenudskiftningen fremadrettet bør financiers med 10 årige fastforrentede realkreditlån. Hvis et køkken skal finansieres med et fastforrentet realkreditlån, og beboerens andel af prisen udgør 70.000 kr., vil lejetillægget fremadrettet udgøre ca. 783 kr. pr. måned.
Moderniseringen skal både omfatte flytteboliger, efter ejendomskontorets skøn, samt boliger, hvor beboer selv ønsker at få skiftet køkkenet. Udskiftningen vil, udover afdelingens andel af el og-VVS, være udgiftsneutral for de øvrige beboere. Ændringen får ingen betydning for beboere, som allerede har fået udskiftet køkken.
Hvis forslaget vedtages, skal det også godkendes af Ballerup Kommune, da lejestigningen som følge af forbedringen vil stige med mere end 5 %
Det foreslås, at afdelingsmødet godkender, at lejetillæg fremadrettet hæves op til 785 kr. pr. måned.
Det foreslås, at afdelingsmødet godkender, at der hjemtages 10 årige fastforrentede realkreditlån på op til 14.000.000 kr. årligt til finansiering af køkkenudskiftningen, svarende til op til 200 køkkener årligt.
Forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen
Godkendt ved afstemning pr. håndsoprækning
B. Hegn i Grantofteparken,- ændring af råderetskatalog.
På tidligere afdelingsmøde er det besluttet, at nye hegn i Grantofteparken skal være af materialet ”komposit” og kun må sættes op af håndværkere bestilt gennem ejendomskontoret.
Bestyrelsen vil gerne stille forslag til forslag, at man kan selv kan opføre hegn foran køkkenvinduet eller for enden af haven ud imod havestien, i både i træ eller komposit.
Det skal bygges efter plantegning og materialeliste, som man henter på ejendomskontoret.
Efterfølgende skal byggeriet godkendes af ejendomskontoret. Hvis det opføres i træ, så skal det udføres i ”1 på 2” og males eller oliebehandles.
Muligheden for at opføre hegn finansieret med lejetillæg bortfalder.
Hvis afdelingsmødet godkender dette forslag, skal det ændres i råderetskataloget:
Nuværende tekst:
Forandringer.
I skemaerne nedenfor er der nogle krydser, som beskriver de nærmere betingelser, der gælder, hvis du ønsker at forandre noget i eller ved din bolig.
A. Kommunen skal godkende denne forandring. Det er Kollektivbyen Grantoften, der sørger for at få de nødvendige godkendelser, men du skal betale eventuelle omkostninger til f.eks. byggetilladelse.
B. Hvis du udfører denne forandring, så skal du ikke retablere ved fraflytning.
C. Hvis du udfører denne forandring, så skal du retablere ved fraflytning, så lejemålet fremstår i oprindelig stand.
D. Der kan stilles krav om indbetaling af et depositum til sikkerhed for betaling af retableringsudgifterne ved fraflytning.
| A | B | C | D | |
| Hæk mod havestierne og køkkenvinduer må ændres til opsætning af hegn i komposit. Arbejdet skal udføres igennem ejendomskontoret og finansieres over den kollektive råderet. For enderækkehusene gælder, at der ikke må opsættes hegn mod Nordsti, Legegade og sti mod p-plads. | X | |||
| Opsætning af havelåger skal udføres i komposit. Arbejdet skal udføres igennem ejendomskontoret og finansieres over den kollektive råderet. Låger kan monteres såvel mod havestier som mod nordsti, legegade og sti mod p-plads. | X |
Forslag til ny tekst:
| A | B | C | D | |
| Hæk mod have stierne og køkkenvinduer må ændres til opsætning af hegn i træ eller komposit. Arbejdet skal udføres efter udleverede tegninger og materialelister, der udleveres fra kontoret. Materialer, opsætning samt efterfølgende vedligeholdelse finansieres af beboerne selv. Efter udførelse skal det udførte arbejde godkendes af kontoret. For ende rækkehusene gælder, at der ikke må opsættes hegn mod Nordsti, Legegade og sti mod p-plads. | X | |||
| Opsætning af havelåger kan udføre komposit eller træ. Arbejdet skal udføres efter udleverede tegninger og materialelister, der udleveres fra kontoret. Materialer, opsætning og efterfølgende vedligeholdelse finansieres af beboerne selv. Efter udførelse skal det udførte arbejde godkendes af kontoret. Låger kan monteres såvel mod have stien som mod nordsti, legegade og sti mod p-plads. | X | |||
| Malebehandling af hegn og havelåger skal udføres i farverne: Disse farvekoder er fra Flügger: RAL 7016 Svensk Rød / Salt grøn / Antracit grå eller farveløs olie. | X |
Forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen
Palle Jacobsen gennemgik forslag og supplerede med en ændring, således at det i gårdene skulle være fra firmaet ”Frøslev hegn” men mulighed for både Frøslev hegn eller lodretstående ”2 på 1”. Det er fortsat også mulighed for at anvende komposithegn.
Tegninger og materialebeskrivelse vil senere kunne afhentes på ejendomskontoret.
Forslaget blev godkendt ved afstemning ved håndsoprækning
C. Hegn i Grantofteparken, ændring af råderetskatalog.
Forslag om, at hegn foran køkkenvindue i Grantofteparken, som går parallelt med facaden, må fjernes uden reetableringspligt. Hvis hegnet fjernes, skal der ske håndværksmæssig korrekt reetablering af flisebelægningen.
Forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen
Alex Petersen gennemgik forslaget. Forslaget omfatter både hegn og hæk.
Forslaget blev godkendt ved afstemning ved håndsoprækning.
D. Belysning på boldbane ved blok 3
”Forslag om, at der kan blive etableret spot ved boldbur og legeplads ved blok 3, så disse også kan benyttes af børn og unge i den mørke tid. For som det er nu ligger de totalt mørklagt.
Tænker de kan sættes op på asfalten, så de tilsluttes de eksisterende lygtepæle, og at der bliver sat timer på, så de tænder med udelyset, og slukker til en tid der vil blive fastsat.”
Forslagsstiller Lotte Hansen, BV 263 6-2
Lotte Hansen begrundede forslaget. Steen Hingebjerg nævnte at forslaget ikke kunne vedtages, da de økonomiske konsekvenser ikke er afklaret. Palle Jacobsen bemærkede når lamperne blev udskiftet ville der blive bedre belysning på legepladserne og at der tidligere var indhentet et tilbud, som man vil finde frem igen.
Forslaget om, at det også skulle gælde de øvrige legepladser.
Godkendt ved håndsoprækning, at afdelingsbestyrelsen arbejder videre med forslag til belysning.
E. Gennemgang af regnskaber mm.
- Gennemgang af regnskabet for perioden 01-01-2021 til 01-06-2023.
Søren Jørgensen trak forslaget - Oplysning om omkostninger for fratrædelsesordninger/Alm. fratrædelse i perioden 01-01-2021 til 01-06-2023.
Steen Hingebjerg gjorde opmærksom på, at der er tale om personoplysninger, som er særligt beskyttet, hvorfor de ikke kan offentliggøres. Herudover er de ansatte ansat i selskabet og ikke i afdelingen. Derfor kan oplysningerne ikke gives på et afdelingsmøde. Henrik Christiansen supplerede med, at fratrædelsesaftaler ofte er et resultat af forhandlinger med den fratrædendes fagforening og aftalen ofte er underlagt tavshedspligt for begge parter. - Personalebesparelser ved manglende besættelse af ledige stillinger i perioden 01-01-2021 til 01-06-2023.
Henrik Christiansen forklarede, at der reelt ikke var besparelser, bl.a. på grund af forskellen på refusion som fås fra det offentlige og den løn, som skal udbetales til sygemeldte funktionærer. Henrik illustrere dette med en budgetkontrol for konto 114 for perioden 1/1 til 30/3 2023.
Forslagsstiller Søren Jørgensen, GP 876
F. Valgprocedure mm.
- Hvis man ikke ønsker genvalg, eller ikke bliver genvalgt. Skal man samtidigt udtræde af BAB bestyrelse samt selskabet.
Steen Hingebjerg forklarede, at der reelt var tale om en indskrænkning af beboerdemokratiet, da vedtægterne foreskriver, at enhver myndig beboer er valgbar til selskabets bestyrelse. Forslaget vil implicit betyde, at kun afdelingsbestyrelsesmedlemmer er valgbare til selskabets bestyrelse. Forslaget kan derfor ikke behandles, da det ikke vil være gyldigt. - Bestyrelse skal indstille, til selskabet. At valg til selskabet bliver flytte, så valg til selskabet, kommer efter valget til bestyrelsen i Grantoften.
Steen Hingebjerg forklarede, at det reelt vil betyde, at der skal afholdes 2 repræsentantskabsmøder, idet regnskabet skal godkendes af repræsentantskabet inden udgangen af juni måned, mens afdelingsmøderne først afholdes i august/starten af september. Det vil endvidere kræve ændringer af selskabets vedtægter, som skal godkendes af repræsentantskabet.
Afdelingsmødet vedtog ved håndsoprækning, at afdelingsbestyrelsen skal arbejde hen imod forslaget i selskabets repræsentantskab. - Bestyrelsen skal arbejde på en anden vagtordning, ind Falck. Evt. en vagtordning hvor vores gårdmænd indgår.
Allan Hausmann begrundede forslaget og henviste til erfaringerne fra sin arbejdsplads,- Lejerbo. Allan henviste til den tryghed og den præcision i opgaveløsningen som kan udføres af eget mandskab ved vagtudkald fremfor fremmede håndværkere, som ikke kender afdelingen.
Godkendt ved afstemning ved håndsoprækning at afdelingsbestyrelsen skal overveje alternativ til Falck.
Forslagsstiller Allan Hausmann, GP 810
9. Valg af formand for afdelingsbestyrelsen. Vælges for 2 år.
Afdelingsmødet har tidligere vedtaget, at både formand og næstformand for afdelingsbestyrelsen skal vælges direkte på afdelingsmødet.
På valg er Lisbeth Elfort.
For at overholde afdelingsmødets forretningsorden, om at personvalg skal påbegyndes senest kl. 21.30, blev valghandlingen foretaget inden punkt 8 E & 8 F var behandlet.
Lisbeth Elfort, Heidi Bach og Rasmus Garder stillede op. Kandidaterne præsenterede sig.
Ved skriftlig afstemning blev Heidi Bach blev valgt med 141 stemmer, men Rasmus Garder fik 83 stemmer og Lisbeth Elfort fik 78 stemmer, 3 blanke,- i alt 305 stemmer.
10. Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen.
Afdelingsbestyrelsen består i dag af følgende medlemmer: Lisbeth Elfort (formand), Palle Jacobsen (næstformand), Sanne Magaard, Irene Hansen, Malene Malta Andersen, Jeannie Stjernesø, John Jacobsen, Heidi Bach, Martin Jensen, Heidi Andersen og Kjeld Johansen.
På valg er, udover Lisbeth Elfort: Irene Hansen, Sanne Magaard, Malene Malta Andersen, Heidi Bach og Martin Jensen.
Malene Malta Andersen har skiftet navn til Malene Malta Toft.
Irene Hansen, Sanne Magaard, Malene Malta Toft, Martin Jensen, genopstillede og Alex Petersen, Bettina Krog, Cherie Finne, Connie Finne, Rasmus Garder og Allan Hausmann opstillede også.
For at overholde forretningsordenens bestemmelser om, at mødet skal afsluttes senest kl. 23, fastslog dirigenten, at kandidaterne ikke skulle præsentere sig, da det ville medføre, at der skulle indkaldes til nyt afdelingsmøde for at behandle de sidste indkomne forslag.
Der blev fra salen rejst kritik af beslutningen, men mødelederen fastholdt beslutningen, som mødet stilsigende accepterede.
Følgende blev valgt: Rasmus Garder med 178 stemmer, Irene Hansen med 150 stemmer, Bettina Krog med 140 stemmer, Alex Petersen med 129 stemmer og Martin Jensen med 115 stemmer.
Sanne Magaard fik 111 stemmer, Allan Hausmann fik 105 stemmer, Malene Malta Toft fik 103 stemmer, Cherie Finne fik 81 stemmer og Connie Finne fik 60 stemmer.
11. Valg af suppleanter til afdelingsbestyrelsen
Valg af 3 suppleanter. På valg er Bettina Krogh og Alex Petersen.
Det blev foreslået, at frem for en ny valgrunde, skulle de 3 kandidater, som blev hhv. nr. 6, 7 og 8 i kampvalget til bestyrelsen, indtræde som hhv. 1., 2., og 3. suppleant. Kandidaterne, som så ville blive suppleanter tilsluttede sig denne fremgangsmåde, som herefter blev godkendt af afdelingsmødet.
Sanne Magaard er derfor 1. suppleant, Allan Hausmann 2. suppleant og Malene Malta Toft 3. suppleant.
12. Eventuelt
Henstilling om, at personvalg for fremtiden tages før indkomne forslag, da det er utilfredsstillende, for at sikre, at kandidaterne har mulighed for præsentere sig.
Klager over et træ, som skygger.
Ral farveangivelse i forslag om hegn blev anfægtet.
Mødet afsluttet kl. 22.50