Referat af Afdelingsbestyrelsesmøde afholdt d. 8/5-2025
Referat af Afdelingsbestyrelsesmøde afholdt d. 8/5-2025 kl. 19.00
Mødet bliver holdt i Dybet
| Deltagere: | Heidi Bach (Forperson) |
| Palle Jacobsen (Næstformand) | |
| Irene Hansen | |
| Jeannie Stjernesø | |
| John Jacobsen | |
| Bettina Krogh | |
| Sanne Magaard | |
| Allan Jensen | |
| Referent: | Frank Krogstrup Sørensen |
| Ordstyrer: | Palle Jacobsen |
| Afbud: | Malene Toft |
| Martin Jensen | |
| Kontortid: | Jeannie Stjernesø |
1.0 Godkendelse af referat
Referat fra bestyrelsesmøde den3/4-25 blev godkendt uden kommentarer..
2.0 ORIENTERING/MEDDELELSER/BESLUTNINGER
2.1 SELESKABET
BK orienterede kort fra Kvartalsmøde i DAB. Der er indkaldt til nyt møde 2. juni 2025
2.2 FORRETNINGSUDVALGET/Formand
HB informerede:
FU har holdt fint møde med Dan. På mødet var der var en del drøftelser om, hvad der kunne gøres i forhold til konsekvenser i forhold til beboere der smider affald ud ad vinduer og andre steder uden for selve affaldscontainere.
Aftalen med nuværende snerydningsfirma (Snevagten) er opsagt. FU har dog accepteret at mødes med Snevagten, så Snevagten kan få mulighed for at afgive forklaring på, hvordan de evt. vil kunne sikre en tilfredsstillende løsning af opgaven fremover og dermed få en ny aftale med os.
På seneste FU møde var der også en del drøftelser om vedligeholdelse af Baldakiner. Flere beboere har forventning om, at det er selskabet der skal vedligeholde, men FU er overbeviste om, at det er beboerne selv, der skal forestå vedligeholdelsen.
Dan undersøger om vedligeholdelse af Baldakinerne er omfattet af ”vedligeholdelseskatalog”.
Sagen drøftes på næste FU møde.
Der skal udarbejdes regler for brug af salen – henholdsvis med og uden anvendelse af bordopstilling. PJ oplyste, at det er Falck der skal udarbejde tegninger i forhold til hvad der er sikkerhedsmæssigt muligt/lovligt i forbindelse med afholdelse af arrangementer i Salen.
På seneste kvartalsmøde med DAB var der stor tilslutning til at DAB og Lejrbo slås sammen.
3.0 UDVALGENE
3.1 MILJØ OG TEKNIK/Økonomi
PJ informerede om, at der ikke havde været møde i udvalget siden sidst, da der pt. ikke er nogen formand. Kommer først efter afstemning i august.
I gård 11 mod 12 er der fjernet en busk.
Hegn er malet og det ser pænt ud.
Beboere er meget glade for Henrik fra driften.
Mur/stensætning ved enden af platanbuen op mod tanken skal repareres. Kant-sætningssten er løse. Dan skal iværksætte reparation..
Ved kirken der er en rist. Den er livsfarlig. Dan skal tjekke.
3.1.2 Økonomi
Budgetcafe afholdes: 19/5 kl. 16:00
JJ orienterede om, at Jacob fra DAB havde afleveret budgetudkast for 2026 og frem. Heri foreslås bl.a. at husleje skal stige med 7,2%. Høj stigning og tvivl om det bliver godkendt i salen.
John var særlig opmærksom på konto 124: Henlæggelser 9. mill. Stort beløb.
Nødvendigt?
BK oplyste, at iflg. loven, skal vi skal have opsparet hvad der svarer til halvdelen af de penge vi skal bruge til nye investeringer.
Der var enighed om, at Jacob skal fremlægge og forklare budgetudkast i salen.
Der var en god drøftelse omkring etablering af nyt ejendomskontor og økonomien forbundet hermed.
Dan har udarbejdet forslag og skal fremlægge forslag til nyt ejendomskontor (hvad koster det – og hvad koster det at lade være).
Iflg. budgetudkast koster det pt. 396.000 kroner at leje de nuværende lokaler/containere.
3.2 BEBOERHUS
Orientering af formand:
JS oplyste, at der er søgt om tilskud til 2 ture. Bon-Bon land og Japanske Haver.
Der er pt. 45 tilmeldte til Bon-Bon land.
Der er tilmeldt 16 (muligvis 18) til Japanske Haver. Da det vurderes at vi kun får behov for minibus er der ”kun” søgt om 7.500 i tilskud.
JS ville gerne låne ”bander” og tager kontakt til Lars Andersen for at finde ud af hvor de er.
Hjemmesiden skal opdateres. Eksempelvis er der fejlagtige oplysninger omkring hvem man skal henvende sig til i forbindelse ”Fællesspisning”.
Hjemmesiden skal gennemgås og opdateres hurtigst muligt. Bente Rasmussen skal forestå det.
Bestyrelsen foreslår, at IH får adgang til hjemmeside, så hun kan lægge nyheder op.
Påskebanko – positivt at beboere hjælper.
JS pointerede, at vi skal huske at spørge om hjælp, så er der altid beboere der gerne vil hjælpe til.
3.3 INFORMATIONSUDVALG
Orientering af formand:
IH oplyste, at hun er ved at være klar med et nyt blad. Forventer det er klar i løbet af næste uge.
Fået nye infotavler i rækkerne. Desværre har der allerede været hærværk.
Xerox skal løbende have data omkring forbrug på printer/kopimaskine. Det er besværligt som det er i dag. Irene har aftalt med Bente at hun sender tal.
IH kontakter Dansk Kabel TV for at få printer opkoblet så data fremover kan sendes automatisk.
3.4 GENBRUGSEN
Orientering SM
SM tilkendegav at det går rigtigt godt med Genbrugsen. Ingelise holder åbent om fredagen 13-16
SM er skuffet over, at BR ikke får løst de opgaver hun har fået (donering, mobile pay, etc.) Regnskab godkendt i 2023, men Sanne har stadig ikke fået pengene.
HB pointerede, at det er FU der godkender – ikke BR, BR skal blot sørge for udbetaling af det, der allerede er godkendt..
HB sender mail til Bente ang. udeståender (skrald, donering, mobile pay m.v)
HB oplyste i øvrigt, at der er ansat en ny bestyrelseskonsulent til erstatning for Matthias som er stoppet.
IH laver oplæg til nye billeder til brug for Genbrugsen.
4.0 KU (Klubbernes Udvalg)
IH forespurgte til hvem det er der er ansvarlig for at der bliver fejet ved klubberne (Billard og Grantoftestræde). Det er driften der skal sørge for det. Dan skal sikre det sker.
IH undersøger hvad der skal til for at få Internet.
5.0 SANKT HANS/JUL AD-HOCK
Irene, Heidi og Palle haft møde med Brian og Erik Udsen.
Fodboldens venner vil gerne stå for salg af øl og vand, popcorn og snacks Vi skal selv stå for alt andet.
Allan Hausmann har tilbudt sig som ”Gratis bålvagt”.
Formanden holder båltale i år.
Der var drøftelser om at prøve noget andet i år, f.eks:
- andedam
- leje af pølsevogn evt. kebab vogn
- kaffevogn
- musik skal være for alle
BU og EU pointerede, at der skal være OBS på, at strømforbrug ikke må være for højt.
Udvalg til de to arrangementer blev nedsat.
Sankt Hans: Sanne, Jeannie, Heidi, Irene, Martin, Allan
Juleudvalg: Heidi, Malene, Jeannie, Irene, Sanne, Martin,
6.0 MØDE EVALUERING (24/4)
HB spurgte til ny ordstyrer - Sophie. Alle enige om hun gjorde det rigtigt godt.
En enig bestyrelse ønsker at Sophie Laewatz benyttes som ordstyrer fremover.
7.0 EVT.
IH oplyser formanden for Petanque klubben, at han skal sende forslag om videoovervågning. Skal besluttes i salen.
Åben del sluttede: kl. 21:02
| Handlingspunkter | Ejere |
| Undersøge om Baldakiner er omfattet af Vedligeholdelseskatalog og efterfølgende informere FU | Dan |
| Sørge for der bliver udarbejdet regler for opstilling af borde og stole i forbindelse med arrangemeneter i salen (Falck og evt. brandmyndigheder) | Dan |
| Mur/stensætning ved enden af Platanbuen op mod tanken skal re-pareres. Kantsætningssten er løse. | Dan |
| Rist ved Kirke er «livsfarlig». Dan undersøge. | Dan |
| Opdatering af hjemmeside | Bente/Irene |
| Mail til Bente ang. opgaver for Genbrugsen | Heidi |
| Snak med Dan om Bentes rolle | Heidi |
| Dan kontaktes i forbindelse med manglende afskærmning i forbindelse med renovering | Heidi |
| Nye billeder til Genbrugsen | Irene |
| Sørge for fejning ved klubberne/Grantoftestræde | Dan |
| Internet til klubberne – undersøge hvad der skal til | Irene |
| Indkaldelse til SanktHans og Juleudvalgsmøder | Heidi |
| Informere formanden for Petanque klubben om at udarbejde forslag til videoovervågning | Irene |