Referat af ekstraordinært afdelingsmøde den 18. juni 2014
REFERAT AF EKSTRAORDINÆRT AFDELINGSMØDE ONSDAG DEN 18. JUNI 2014 KL. 19.00 I GRANTOFTECENTRETS SAL
89 husstande var repræsenteret på mødet, herudover deltog afdelingsbestyrelsen og Henrik Christiansen, Claus Dilling og Birthe Gram fra DAB
1. Valg af dirigent
Formanden for afdelingsbestyrelsen Jette Fesner bød velkommen til mødet og foreslog Henrik Christiansen fra DAB som dirigent og han blev valgt uden modkandidater.
2. Godkendelse af dagsorden
Henrik Christiansen konstaterede, at mødet var indkaldt i.h.t. selskabets vedtægter og at afdelingsmødet dermed var beslutningsdygtigt. Henrik Christiansen oplyste, at der formelt skulle vælges en referent og foreslog Birthe Gram fra DAB og hun blev valgt uden modkandidater.
Herefter gennemgik Henrik Christiansen dagsordenen, der blev godkendt af afdelingsmødet.
3. Valg af stemmeudvalg
Følgende blev valgt som stemmeudvalg:
Annitta Elsborg Baltorpvej 259 4-2
Hanne Hoffmann Baltorpvej 201 4-1
Heidi Christensen Baltorpvej 249 6-2
Camilla Andersen Grantofteparken 562
4. Godkendelse af forretningsorden
Der blev fremvist forslag til forretningsorden på lærredet.
Henrik Christiansen oplyste, at der var en ændring til forretningsordenens pkt. 3, idet afdelingsbestyrelsens sekretær var forhindret i at deltage og at Birthe Gram fra DAB i stedet tog referat af mødet.
Forretningsordenen inklusive ovennævnte ændring blev godkendt af afdelingsmødet.
5. Lukning af Kollektivfunktionerne (Servicekiosk og hotel)
Lisbeth Elfort Frederiksen, formand for Kollektivudvalget, fremlagde bestyrelsens forslag om lukning af servicekiosk og hotel med baggrund i, at der har været underskud i Kollektivfunktionerne i flere år.
Lisbeth Elfort Frederiksen fortalte om nogle af de tiltag, er har været iværksat for at prøve at minimere underskuddet samt for at tilpasse kiosk og hotel til Grantoftens beboeres behov.
På sidste afdelingsmøde var der spørgsmål vedrørende kiosk og hotel og afdelingsbestyrelsen havde derfor besluttet at indkalde til dette ekstraordinære møde.
Lisbeth Elfort Frederiksen bad forsamlingen tænke sig godt om inden man afgiver sin stemme.
Søren Jørgensen, Grantofteparken 876, mente at en anden butik i centeret, ville kunne overtage udlevering af medicin.
Han spurgte om, hvorfor der ikke annonceres med hotellet.
Yderligere gjorde han opmærksom på, at underskuddet svarer til indtægt fra 38 lejemål og spurgte om det er det værd.
Lisbeth Elfort Frederiksen: Et almen boligselskab må ikke reklamere. Udlevering af medicin kræver godkendelse og denne er ikke let at få.
Hver gang hotelværelset lejes ud, er der et underskud på 128 kr.
Underskuddet på kiosk og hotel på 1,1 mill. kr. inkluderer også nogle serviceydelser, der ellers skulle udføres af kontoret – f.eks. salg af vaskekort m.v.
Lisbeth bad afdelingsmødet tænke på de medborgere, der ikke er så ressourcestærke.
Søren Jørgensen, Grantofteparken 876: Er underskuddet på 1,5 mill. kr. inklusive funktionslederens løn? Han ville gerne gøre det for 1 mill. hvis det er tilfældet.
Lene Simonsen: Har fået at vide, at funktionslederens løn er udenfor regnskabet for kiosk og hotel og forstår ikke, hvorfor der ikke reklameres mere for hotellet.
Mikael Hansen, Grantofteparken 608: Synes også kiosk og hotel bør lukke – vi kan ikke disponere over andre beboeres penge, men synes at alle husstande skal have mulighed for at stemme om forslaget.
Camilla Andersen, Grantofteparken 562: Hvad sker der med selskabslokalet, hvis kiosk og hotel lukker?
På dette tidspunkt i mødet afbrød dirigenten Henrik Christiansen talerækken for at oplyse afdelingsmødet om, at der udarbejdes særskilt regnskab for kiosk og hotel og gennemgik kort dette regnskab.
Yderligere gjorde Henrik Christiansen afdelingsmødet opmærksom på, at der i afdelingsbestyrelsen ikke er enighed om forslaget og om økonomien for kiosk og hotel i resten af regnskabsåret.
Lisbeth Elfort Frederiksen: Funktionslederen løn konteres på konto 114, fordi en del af arbejdsområdet hører til på ejendomskontoret. Kiosken udlejer f.eks. selskabslokalet, men er en ejendomskontoropgave.
Søren Jørgensen, Grantofteparken 876: Kan 3 x 34 eller en anden kurervirksomhed ikke klare f.eks. medicinudlevering og kan man ikke lade en privat komme til og så lade ejendomskontoret sørge for at sælge vaskekort og udleje selskabslokale m.v.?
Lisbeth Elfort Frederiksen: Salg af vaskekort m.v. er lagt i kiosk som en service overfor beboerne, da ejendomskontoret ikke har åbent lige så længe.
Søren Jørgensen, Grantofteparken 876: Hvis lønudgiften til kollektivdelen konteret på konto 114 i stedet anvendes på ejendomskontoret, så kan de måske have længere åbent.
Birgit Jensen, Baltorpvej 265: I.ht. bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. må en boligafdeling ikke drive sideordnet virksomhed – derfor kan man ikke annoncere.
Søren Jørgensen, Grantofteparken 876: Hvis butikkerne ikke kan lejes ud, må lejen sættes ned.
For at beholde den kollektive ånd, kan lønudgiften til servicefunktionerne bruges på kontoret.
Henrik Christiansen: På spørgsmål fra salen om hvor meget indflydelse lukning af kollektivfunktionerne vil have på den fremtidige husleje, svarede han, at det er svært at sige entydigt, men det drejer sig om ca. 1 mill. kr. ud af et samlet budget på ca. 100 mill. kr.
John Rasmussen, Baltorpvej 187: Det er ikke en beslutning, der bør tages her på afdelingsmødet, men i stedet skal det ud til urafstemning.
Yderligere stillede han et ændringsforslag gående ud på at finde en mulighed for at hotel og selskabslokale kører videre.
Camilla Andersen, Grantofteparken 562: Er man bange for, at hotelværelser ikke kan lejes ud til den pris, det reelt koster?
Lisbeth Elfort Frederiksen: Ja
Søren Jørgensen, Grantofteparken 876: Er der lavet beregning på ombygning af hotellet til lejligheder?
Lisbeth Elfort Frederiksen: På grund af renovering af højhusene, er der ikke penge til eventuel ombygning af hotel før om ca. 3 år.
Camilla Andersen, Grantofteparken 562: Kan man ikke leje hotelværelserne ud til studerende.
Lisbeth Elfort Frederiksen: Hvis hotellet skal benyttes til kollegium eller ungdomsboliger, er der krav om, at der skal være tekøkken eller fælleskøkken.
Herefter var der ikke flere, der ønskede ordet.
Henrik Christiansen konkluderede, at der fra flere sider var ytret ønske om, at spørgsmålet om lukning af Kollektivfunktionerne (Servicekiosk og hotel), skal til urafstemning blandt beboerne i boligafdelingen.
Der blev derfor ved håndsoprækning foretaget afstemning om spørgsmålet:
Skal spørgsmålet om lukning af Kollektivfunktionerne (Servicekiosk og hotel) til urafstemning?
Der blev med overvældende flertal stemt JA til dette.
Henrik Christiansen konkluderede herefter, at der var stillet et ændringsforslag til det af afdelingsbestyrelsen stillede forslag,
Spørgsmålet: Skal forslaget, der sendes til urafstemning, ændres så der foretages urafstemning om en delvis bevarelse af kollektivfunktionerne med i urafstemningen.
Der foretaget afstemning med håndsoprækning og der blev med stort flertal stemt NEJ.
Henrik Christiansen oplyste herefter afdelingsmødet om, at konsekvensen af afstemningen er, at det oprindeligt stillede forslag sendes til urafstemning blandt beboerne i afdelingen. Afstemningsmaterialet vil blive omdelt til beboerne den 19. juni 2014 og stemmesedler skal afleveres i stemmeboksen i kiosken senest den 27. juni 2014 kl. 17.00.
Birgit Jensen, Baltorpvej 265 foreslog, at Søren kommer med i stemmeudvalget og også opbevarer nøglen til stemmeboksen. Søren oplyste, at han ikke havde mulighed for at deltage i stemmeoptællingen, vil indvilligede i at opbevare nøglen til stemmeboksen.
6. Eventuelt
Der var ingen, der ønskede ordet.
Afdelingsbestyrelsesformand Jette Fesner takkede herefter Henrik Christiansen for udførelsen af dirigenthvervet.
Jette Fesner oplyste herudover, at der vil blive sat et opslag op om, at Jens Jørgensen, der er ansat i DAB,, vil komme ud i Grantoften 1 gang om måneden, hvor han vil hjælpe beboerne med spørgsmål om privatøkonomi.
Herefter takkede afdelingsbestyrelsesformanden de fremmødte for god ro og orden og ønskede alle en god sommerferie.
Mødet sluttede kl. 19.50.
Dirigent: Formand for afdelingsbestyrelsen: Referent:
Henrik Christiansen Jette Fesner Birthe Gram
