Forretningsorden for Afdelingsbestyrelsen

Idéen med en forretningsorden er at have nogle regler og retningslinjer for afdelingsbestyrelsens arbejde. Den er med til at skabe rammerne for arbejdet sammen med BaB's vedtægter, som lovmæssigt altid skal overholdes.
Der er ikke noget krav om, at man skal have en forretningsorden. Grantoftens afdelingsbestyrelse har senest revideret forretningsordenen i 2021, og alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer har godkendt og underskrevet på afdelingsbestyrelsesmødet afholdt 6. maj 2021. 

§1: Formål.

Bestyrelsen skal varetage beboernes interesser samt arbejde for den bedst mulige trivsel i afdelingen.

§2: Beslutningsgrundlag.

Bestyrelsen har pligt til at følge den til enhver tid gældende lovgivning.

§3: Valg.

Bestyrelsen vælges på det ordinære afdelingsmøde i august og består af 11 medlemmer, således at formand og 4 medlemmer vælges i lige år, og næstformand og 5 medlemmer vælges i ulige år, alle for 2 år ad gangen. Desuden vælges op til 3 suppleanter for 1 år ad gangen.
Hvervet som formand, næstformand og bestyrelsesmedlem er ulønnet.

§4: Konstituering.

Bestyrelsen konstituerer sig med et forretningsudvalg (FU) og 3 stående udvalg: Miljø- og teknikudvalg, informationsudvalg og beboerhusudvalg.
På 1. møde efter det ordinære afdelingsmøde vælges/udpeges medlemmer til bestyrelsens udvalg. De bestyrelsesmedlemmer, der har udvalgsposter, skal hvert år efter ordinært afdelingsmøde eller ved udtrædelse af bestyrelsen stille deres udvalgsposter til rådighed.
Formanden har det overordnede ansvar for bestyrelsen og varetager Grantoftens interesser på vegne af bestyrelsen i forhold til kontakter udenfor Grantoften.
Næstformanden er ansvarlig for bestyrelsens organisatoriske arbejde.
Medlemmer af bestyrelsen skal være fast medlem af mindst et stående udvalg.

§4.1: Udtrædelse eller udeblivelse.

Hvis et bestyrelsesmedlem fraflytter Grantoften, er langvarigt syg eller af andre a?rsager udtræder af bestyrelsen, indkaldes henholdsvis 1., 2. og 3. suppleanten. Udtrædelse skal ske skriftligt til FU.

Udebliver et bestyrelsesmedlem mere end 2 gange uden afbud til bestyrelsesmøder, skal dette tages op pa? bestyrelsesmødets lukkede del pa? næstkommende møde. Det pa?gældende medlem skal deltage.

Har et bestyrelsesmedlem været fraværende fra bestyrelsesmøder 3 gange i træk uden afbud har bestyrelsen mulighed for at beslutte at stoppe information i form af mails, indkaldelser og referater til bestyrelsesmedlemmet. Samme regler gælder for sta?ende udvalg.

Et bestyrelsesmedlem har til mulighed for selv at frabede sig at fa? tilsendt materiale i en periode.

§5: Møder.

Bestyrelsen holder møde en gang om ma?neden (undtagen juli) - normalt 1. torsdag i ma?neden. I januar holdes mødet 2. torsdag i ma?neden. Møder i december afholdes efter behov.

Ekstraordinære møder kan indkaldes, hvis et medlem finder det nødvendigt.

Bestyrelsesmødet afholdes med en a?ben og lukket del. Alle sager behandles i a?ben del af dagsordenen. Undtaget herfra er personsager, beboerklager og ikke færdigbehandlede emner/sager.
Mødet er beslutningsdygtigt, na?r mindst halvdelen er til stede (6 medlemmer). Beslutninger træffes af de fremmødte ved simpelt stemmeflertal eller skriftligt hvis et medlem forlanger dette. Der kan ikke stemmes med fuldmagter fra fraværende bestyrelsesmedlemmer.

Har et bestyrelsesmedlem ikke mulighed for fysisk at være til stede til et bestyrelsesmøde, er det muligt at deltage i hele mødet online via bestyrelsens digitale mødeforum. Det er FU eller formand/næstformand, der har ansvar for, at en digital mødeplatform er a?ben.

Er der pa? en udsendt dagsorden berammet afstemninger, har et medlem, der ikke har mulighed for at være til stede fysisk, mulighed for at deltage i afstemningen online. Afstemning skal ske ved ha?ndsoprækning samtidig med afstemningen i bestyrelseslokalet og skal være aftalt med mødets ordstyrer. Denne vil via telefonopringning/sms give det fraværende medlem besked cirka 15 minutter for afstemningen, skal finde sted.

Hvis afstemning er lige, foretages omafstemning. Hvis denne ogsa? er lige, falder forslaget. og kan genbehandles senere – dog tidligst efter 3 ma?neder. Blanke og ugyldige stemmer tælles ikke med.

Suppleanter kan deltage i møder og udvalgsmøder, ogsa? lukket del, og med taleret, men uden stemmeret, mod underskrift af forretningsorden.
Bestyrelsesmedlemmer skal være loyale overfor de trufne beslutninger.
Ledende funktionærer i Grantoften kan deltage i bestyrelsesmøderne efter nærmere aftale med bestyrelsen.

Deltager en repræsentant for afdelingens administrationsselskab i et møde, kan dette tilrettelægges sa?ledes, at de punkter, hvor denne er ønsket, behandles først.

I forbindelse med hvert ordinært bestyrelsesmøde skal beboerne have mulighed for at rette henvendelse til bestyrelsen eller dens medlemmer.

Møder skal sa? vidt muligt afholdes, sa? alle medlemmer har mulighed for at deltage.

5.1: Økonomi.

Bestyrelsen fremsætter kommentarer og ønsker til udførelse af større vedligeholdelsesarbejder eller forandringer samt nybyggeri.
Bestyrelsen skal gennemga? afdelingens budget og regnskab og meddele afdelingsmødet sine beslutninger, hvorefter budgettet forelægges til godkendelse og regnskabet forelægges til orientering.

5.2: Referater.

Bestyrelsens møder refereres af bestyrelsens sekretær. Lukket del af bestyrelsesmødet ma? ikke offentliggøres - kun de trufne beslutninger.
Det er til enhver tid et bestyrelsesmedlems ret at ytre egne meninger, særstandpunkter kan refereres. Andre bestyrelsesmedlemmers udtalelser fra den lukkede del af mødet ma? ikke refereres.
Afstemningsresultater skal efter ønske refereres med navn.
Bestyrelsen meddeler afdelingens administrationsselskab.sine beslutninger gennem skriftlige beslutningsreferater, og denne sørger sa? for, at de bringes til udførelse.
Referat af møder skal udsendes til bestyrelsens medlemmer senest 14 dage efter mødet.
Endelig godkendelse sker pa? efterfølgende bestyrelsesmøde.
Tvister om referatets indhold afgøres af formanden.

§6: Udvalg.

6.1: Forretningsudvalget (FU).

Besta?r af bestyrelsens formand, næstformand samt 1 formand for et sta?ende udvalg. Denne vælges ved afstemning, sa?fremt der er flere kandidater. Hvis ingen udvalgsformænd ønsker at stille op til FU, vælges 1 medlem blandt den øvrige bestyrelse. Bestyrelsens formand er formand for FU.

Ved afbud til møde i FU træder en af formændene fra de sta?ende udvalg ind, sa? der er 3 personer til stede ved FU-møder. Møder kan dog godt afholdes med 2 FU medlemmer.

FU varetager bestyrelsens forretninger mellem de ordinære bestyrelsesmøder.
FU udarbejder og udsender dagsorden for bestyrelsesmøder senest 3 dage før mødets afholdelse, foretager kontrol af kvartalsoversigter, a?rsregnskaber, bestyrelsens udgifter samt udarbejdelse af budgetter og fremkommer med forslag til økonomiske sager til behandling pa? bestyrelsesmøder. FU varetager det overordnede samarbejde med ledelsen og afdelingens administrationsselskab samt behandler udvalgte klagesager. Administrationsselskabet har det generelle ansvarlig for behandling af klagesager.

FU nedsætter ad hoc-udvalg efter behov, hvor ogsa? beboere uden for bestyrelsen kan indga?. Formanden orienteres ved interne flytninger i Grantoften.

6.2: Miljø- og teknikudvalg.

Varetager opgaver vedrørende tilsyn med den tekniske drift og vedligeholdelse af bebyggelsen, grønne miljøer og trivsel samt fremmer økologiske ideer, som medvirker til forbedring af miljøet.

Udvalget er involveret i byggegrupper og renoveringssager.

6.3: Informationsudvalget.

Varetager opgaver om synliggørelse og information af bestyrelsens arbejde til beboerne.

6.4: Beboerhusudvalget.

Varetager opgaver vedrørende beboeraktiviteter i beboerhuset, samt sociale arrangementer i og uden for Grantoften.

6.5: Fælles for sta?ende udvalg.

De bestyrelsesmedlemmer, som ønsker at ændre pa? deres udvalgspost efter det konstituerende møde, meddeler FU dette, som sa? tager dette med pa? førstkommende bestyrelsesmøde.
Personer uden for bestyrelsen kan deltage i a?ben del, uden stemmeret.
Der kan nedsættes ad hoc-udvalg, hvor ogsa? personer uden for bestyrelsen kan indga?.

Udvalget vælger en formand, denne leder udvalgets arbejde og er ansvarlig overfor bestyrelsen.

Bestyrelsens formand og næstformand kan ikke være formænd i sta?ende udvalg.

Formanden er ansvarlig for at udsende en dagsorden, som udsendes senest 3 dage før mødet. Formanden har ansvaret for at referater fra udvalgsmøder udsendes til bestyrelsen senest 14 dage efter mødets afholdelse.
Udvalget udarbejder indstillinger og forslag skriftligt til FU senest 5 hverdage før FU møde, som sa? optager disse pa? dagsordenen til næste bestyrelsesmøde. Har en indstilling/forslag hastende karakter kan FU anmodes om indkaldelse til et ekstraordinært bestyrelsesmøde.

Udvalget har ansvar for i samarbejde med ledelsen at udarbejde budgetønsker til næste/kommende a?rs driftsbudget i afdelingen. Herefter arbejder udvalget ud fra budgetlagte midler.

Ikke budgetlagte ønsker, som kan fremkomme, skal indstilles til FU. Overstiger en indstilling kr. 50.000 skal den fremlægges for hele bestyrelsen. Af bestyrelsesmødets referat skal finansieringen fremga?.

Beboersociale midler, som bevilges til Beboerhusudvalget fra Grantoftens Forum, betragtes som budgetlagte midler.

Alle økonomiske dispositioner – budlagte eller ikke budgetlagte - skal fremga? af udvalgets indkaldelser og referater ligesom der skal opstilles budgetter og indhentes tilbud. Udvalgene er ansvarlige for at overholde deres budgetter.

Udvalgene kan foretage mindre indkøb for efter aftale med ledelsen eller bestyrelsens sekretær. Udvalget bestemmer selv om et punkt skal behandles pa? a?ben eller lukket del af bestyrelsesmødet. Hvert udvalg kan udelukke enkelte emner fra offentliggørelse.

§7: Særlige forhold.

Henvendelse anga?ende ansattes arbejde i Grantoften, ma? kun rettes til afdelingens administrationsselskab eller ejendomslederen.
Der ma? ikke sendes breve fra bestyrelsen uden formandens eller dennes stedfortræders orientering. Besluttende eller bindene breve skal underskrives af formanden eller dennes stedfortræder.

§8: Tavshedspligt.

Der pa?lægges bestyrelsens medlemmer tavshedspligt med hensyn til de, fra beboerne, modtagne klager og henvendelser vedrørende andre beboere i Grantoften, samt emner/sager fra bestyrelsesmødernes og udvalgsmødernes lukkede del.

Bestyrelsens medlemmer skal overholde Persondataforordningen og Databeskyttelsesloven. Dette gælder ogsa? for udleverede digitale bestyrelsesarbejdsredskaber som f.eks. computere og telefoner.

§9: Forretningsordenens gyldighed.

Denne forretningsorden kan ændres, sa?fremt dette sta?r opført til behandling som punkt pa? den udsendte dagsorden før et bestyrelsesmøde, hvorefter den godkendes skriftligt.

Den skal dog behandles, godkendes og underskrives hvert a?r pa? det konstituerende bestyrelsesmøde efter ordinært afdelingsmøde.

 

§10: Underskrifter.

 

_____________________________________________________
Lisbeth Elfort-Frederiksen, formand

_____________________________________________________
Lis Rasmussen, næstformand

_____________________________________________________
Sanne Magaard

_____________________________________________________
Belinda Hinz-Jacobsen, bestyrelsesmedlem

_____________________________________________________
Karina Priis Lemke, bestyrelsesmedlem 

_____________________________________________________
Irene Hansen, bestyrelsesmedlem 

_____________________________________________________
Rasmus Garder, bestyrelsesmedlem 

_____________________________________________________
Malene Andersen, bestyrelsesmedlem 

_____________________________________________________
Jeannie Stjernesø, bestyrelsesmedlem