Referat af afdelingsbestyrelsesmøde torsdag d. 4/2 2021

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde torsdag d. 4/2 2021 kl. 19.00-21.00

Mødet blev holdt virtuelt over Whereby.

Formøde om ladestandere kl. 18.00-19.00 med deltagelse af Lars Gissel blev aflyst og flyttet til 8. februar kl. 16.00.

1. GODKENDELSE AF REFERAT FRA 14/1 2021
   Referat 14/1 er: Godkendt
   
   
2. ORIENTERING/MEDDELELSER/BESLUTNINGER.
   1. BAB/Ledelsen
      Orientering
      Rengøringsteamet er nu igen fuldtalligt.
      Der er jobopslag ude på ny ejendomsfunktionær.
      
      
   2. Forretningsudvalget/Formanden
      Orientering
      Helhedsplan i GP – vi har fået ny projektleder; Henrik Glæsner, fra DAB. Der har været holdt møde med ham og vores arkitektfirma. I næste uge indkaldes byggegruppen, da der også er er kommet svar på vores henvendelse til DAB vedr. Landsbyggefonden. Der afholdes møde i byggeudvalget d. 03. marts 2021. Det er Henrik Glæsner (DAB), der indkalder, og det bliver over Whereby.
      
      BaB, afdeling Grantoften, har indkaldt de andre afdelinger (Søtoften, Dalvænge og Lindebo) til et møde omkring ”Fremtidens ejendomskontor”.
      
      Der skal afholdes et ekstraordinært bestyrelsesmøde om parkeringstilladelser. Efterfølgende skal der igen holdes møde med UnoPark. UnoPark er godt i gang med patruljering og vil lø- bende holde sig i kontakt bestyrelsen omkring status på parkering i Grantoften. LE får BR til at indkalde til møde.
      
      Vores kommunale SSP-medarbejder holder barselsorlov, men vi har et akut nummer til kom- munen, hvis vi skulle have behov for at kontakte dem.
      
      LE opstiller som kandidat til Bolignævnet.
      
      Der er indkøbt headsets til bestyrelsen, som kan bruges til de virtuelle møder.
      
      
      1. Orientering fra ejendomslederen
         Der er opsat ”kontor-skure” på asfaltpladsen ved blok 2. De første 3 medarbejdere er flyttet ind. Herefter følger resten af medarbejderne, når arbejdet med ombygning af hotellet starter.
         
         Inspektion af legepladser igangsættes snart. Sandet i sandkasserne skal skiftes i år.
         
         Kontrakten med Dansk Kabel-tv er underskrevet. Beboerne får information i næste uge.
         
         Grantoftens område vil blive fejret og ordnet, når vejrforholdene ændrer sig. Frosten er en udfordring.
         
         Kontoret er klar over, at der stadig er problemer med fuglealarmerne på taget, og der er gen- tagne gange taget kontakt til leverandøren af systemet (Rentokil), som skal lave det, men der er stadig problemer.
         
         
   3. Miljø- og teknikudvalg
      Orientering
      Paludan og Ramsager har orienteret os om, at der er mulighed for at få opsat nye dørtelefoner i opgang 221 A og B i forbindelse med ombygning af hotellet til lejligheder. Omkostningen til dette vil være indeholdt i projektet. Byggegruppen holder møde, så snart der er sat en dato for opstart af byggeriet. Her vil dørtelefoner skulle godkendes.
      
      Pilotprojektet i rækkehusene vedrørende vandrør er i gang. Køkkenet i et tomt rækkehus er fjernet, så der er adgang til teknikskakten. Ligeledes er der gravet op ude foran. Der arbejdes på, at pilotprojektet kan kobles sammen med, at der samtidigt isoleres på soklen. Dette giver god mening, når der alligevel graves op.
      
      I forbindelse med vandrør i GP arbejdes der også på, at aflukning af vandet i en gård ad gangen bliver en mulighed. Ligesom det også undersøges, om stophaner og fremtidige vandmålere kan etableres i skakt foran indgangsparti.
      
      Gårdrepræsentanter - Listen med gårdrepræsentanter skal opdateres. Der skal helst være 2 gårdrepræsentanter pr. gård eller pr. blok. Der kan pga. covid-19 ikke holdes fysiske møder med repræsentanterne, men korrespondance kan foregå på mail. JG vil udarbejde et brev om, hvad det vil sige at være gård/blokrepræsentant. Derefter er det op til hver gård/blok at afholde et møde hvor der kan vælges repræsentanter. Disse navne skal så meldes til kontoret. Hvis der er nogle gårde eller blokke, der ikke melder tilbage eller afholder møde, så vil ”driften” af går- den overgå til ejendomskontoret.
      
      Der vil blive udarbejdet forslag til retningslinjer i forhold til fremtidig julebelysning og brug af fællesstrøm i GP. Udvalget vil også se på, om der kan etables julebelysning/strøm ved blokkene.
      
      
   4. Beboerhusudvalget
      Orientering: Intet nyt.
      
      
   5. Informationsudvalget
      Orientering
      Beboermedbestemmelse – udvalget kunne godt tænke sig at høre beboerne om, hvordan de kunne tænke sig at modtage information fra afdelingen. Både i forhold til beboerbladet men også anden information. Udvalget har udarbejdet et spørgeskema, der husstandsomdeles.
      
      Udvalget mener stadig, at beboerbladet skal ligge under informationsudvalget.
      
      
3. Urafstemninger
   Orientering:
   Urafstemningerne er blevet husstandsomdelt. Peter Fæstelager fra DAB har tjekket, at optællingsboksen var tom inden placering, og han opbevarer ligeledes nøglen. Stemmesedler optæl- les af medlemmer af selskabsbestyrelsen i uge 10.
   
   Besvarelse af evt. spørgsmål fra beboere: Der vil blive oprettet 2 ”tråde” på informationsudvalgets Facebook side, hvor der kan stilles spørgsmål fra beboerne. Karina vil i samarbejde med Henrik Christiansen fra DAB stå for besvarelse af spørgsmålene.
   
   
4. Bestyrelsesseminar
   Seminarer i 2021:
   6. februar – AFLYST grundet covid-19 restriktioner.
   23. oktober – afholdes.
   
   
5. AFDELINGSBESTYRELSENS KONTORTID TORSDAG D. 4/2 2021
   Kontortiden kan ikke afholdes grundet covid-19 restriktionerne. Beboerne opfordres til at skrive til bestyrelsens mail bestyrelsen@grantoften.dk

Den åbne del af mødet sluttede kl. 20.25

Download:

Referat-afdelingsbestyrelsesmode-4-februar-2021.pdf