Referat af konstituerende afdelingsbestyrelsesmøde d. 28. september 2021
Referat af konstituerende afdelingsbestyrelsesmøde i Dybet tirsdag d. 28. september 2021 19.00 til 21.00.
Dagsorden:
1. Orientering/meddelelser fra formanden:
Lisbeth startede med at byde velkommen til den nye bestyrelse og det første bestyrelsesmøde.
LE informerede om, at ejendomslederen d.d. har sagt op. Formændene for afdelingerne i BaB er indkaldt til ekstraordinært bestyrelsesmøde søndag den 10.oktober 2021 for at drøfte situationen.
Bestyrelsesseminar planlægges til 27-28. november, hvor Steen Hingebjerg Jensen fra DAB kommer og fortæller om, hvad det vil sige at være beboerdemokrat. Ligeledes kommer Steen Ejsing og fortæller om et byggesagsforløb – både med og uden Landsbyggefonden. Der vil være overnatning, men stedet er endnu ikke besluttet.
Organisationsdiagram formand/næstformand – fra bestyrelsesmødet har vi tidligere vedtaget, at formand og næstformand ikke må være formænd for stående udvalg.
LE kom med en opfordring til, at de kommende bestyrelsesmøder om, at de slutter senest 22.30. Og gjorde samtidigt opmærksom på, hvad der står i forretningsordenen vedr. fravær fra bestyrelsesmøderne.
I forretningsordenen står ligeledes, hvordan det er med FU-møder og indkaldelse af evt. suppleanter til FU-møder.
Bestyrelsens suppleanter har tale- men ikke stemmeret på bestyrelsesmøderne. Der var en debat om, hvorvidt suppleant skal/må have stemmeret i stående udvalg. LE undersøger, hvad lovgivningen siger om dette.
BaB – hvis man er valgt til BaB, kan man sidde sin periode ud, selv om man ikke længere sidder i Grantoftens bestyrelse. Både Lis Rasmussen og Rasmus Garder har valgt at blive siddende, så der skal ikke vælges nye repræsentanter før til foråret. Ændringsforslag til denne praksis, skal stilles til repræsentantskabsmødet i maj. Alle valgte medlemmer af afdelingsbestyrelsen kan deltage i repræsentantskabsmøderne. Bestyrelsens suppleanter kan ikke ikke deltage.
Der var en diskussion om formatet for bestyrelsesreferaterne – om det skal være beslut- ningsreferater, ”citatreferater” eller hvordan, niveauet skal være.
Beslutning:
KPL’s forslag om optagelse af bestyrelsesmøderne m.m. kommer på dagsorden til næste bestyrelsesmøde.
2. Forretningsudvalget/Formanden indstiller:
Vedtagelse af forretningsordenen for afdelingsbestyrelsen:
Forretningsordenen er vedlagt indkaldelsen. Afdelingsbestyrelsen har vedtaget, at der sam- men med forretningsordenen skal underskrives et tillæg omkring ”Ansættelse af nære familiemedlemmer og venner – regler og rammer.”
Det indstilles til, at forretningsordenen og tillægget godkendes og underskrives – dog med følgende rettelse til § 3:
”....således at formand og 5 medlemmer fra 2022 vælges i ulige år, og næstformand og 4 medlemmer vælges i lige år, alle for 2 år....”
Dette for at tilpasse forretningsordenen til de gennemførte valghandlinger på afdelingsmødet d. 21. september 2021.
Beslutning:
Det godkendes. Men forretningsordenen underskrives først ved næste bestyrelsesmøde. Endvidere besluttes det, at den økonomigruppe, der blev besluttet oprettet sidste år, skal indføres i forretningsordenen. Såfremt der er ”kandidater”.
3 Valg til afdelingsbestyrelsens funktioner:
3.1 Valg af formand:
Lisbeth Elfort er valgt til formand af beboerne.
Lisbeth Elfort er valgt til det ordinære afdelingsmøde i 2023.
(Se § 3 i forretningsordenen vedr. ordinært valg af formand.)
3.2 Valg af næstformand:
Allan Hausmann er valgt næstformand af beboerne.
Alland Hausmann er valgt til det ordinære afdelingsmøde i 2022.
(Se § 3 i forretningsordenen vedr. ordinært valg af næstformand.)
3.3 Valg til informationsudvalget
Se §§ 6, 6.3 og 6.5 i forretningsordenen.
Følgende afdelingsbestyrelsesmedlemmer er p.t. medlemmer af udvalget:
Karina Priis Lemke, formand
Irene Hansen
Belinda Hinz-Jacobsen
Følgende stiller op: Jeannie, Sanne, Belinda, Irene, Karina, Heidi
Beslutning:
Valgt blev: Jeannie, Sanne, Belinda, Irene, Karina, Heidi
Formand blev: Irene
3.4 Valg til beboerhusudvalget
Se §§ 6, 6.4 og 6.5 i forretningsordenen.
Følgende afdelingsbestyrelsesmedlemmer er p.t. medlemmer af udvalget:
Sanne Magaard, Formand
Belinda Hinz-Jacobsen
Malene Andersen
Jeannie Stjernesø
Følgende stiller op: Sanne, Belinda, Jeannie, Malene, Conny, Heidi, Serhat, Karina
Skriftlig afstemning om formandsposten:
Sanne: 2 stemmer
Serhat: 3 stemmer
Beslutning:
Valgt blev: Sanne, Belinda, Jeannie, Malene, Conny, Heidi, Serhat, Karina
Formand blev: Serhat
3.5 Valg til Miljø- og teknikudvalg.
Se §§ 6, 6.2 og 6.5 i forretningsordenen.
Følgende afdelingsbestyrelsesmedlemmer er p.t. medlemmer af udvalget:
Rasmus Garder, Formand
Karina Priis Lemke
Belinda Hinz-Jacobsen
Lis Rasmussen
Lisbeth Elfort
Rasmus Garder og Lis Rasmussen er udtrådt af bestyrelsen.
Følgende stiller op: Belinda, John H, John J, Palle, Serhat, Allan
Beslutning:
Valgt blev: Belinda, John H, John J, Palle, Serhat, Allan
Formand blev: John J
3.6 Udvalgene konstituerer sig med valg af udvalgsformand.
Formand for BIV: Serhat
Formand for Informationsudvalget: Irene
Formand for Miljø- og teknikudvalget: John J
3.7 Valg til FU
Formanden og næstformanden indtræder i FU. Derudover vælges en formand for et stående udvalg. Se § 6.1 i forretningsordenen.
Det nuværende forretningsudvalg skal således bestå af:
Lisbeth Elfort (formand), Allan Hausmann og en formand for et af de stående udvalg
Følgende opstiller til FU som 3. medlem: Serhat, Irene, John J
Skriftlig afstemning:
Serhat: 3 stemmer
Irene: 5 stemmer
John J: 3 stemmer
Beslutning:
Valgt blev: Irene
4. Orientering vedr. Ballerup almennyttige Boligselskabs repræsentantskab:
Afdelingsbestyrelsen har, jf. BaB’s vedtægter, 15 stemmer i repræsentantskabet og har tidli- gere besluttet, at bestyrelsen indgår i repræsentantskabet med afdelingsbestyrelsesmedlemmerne (pt. 11), som tegner de 15 stemmer.
Repræsentantskabet består af afdelingsbestyrelsesmedlemmerne i BAB og bestyrelsen (3 medlemmer udpeget af Lindebo, 3 medlemmer udpeget af Dalvænget, 5 medlemmer udpeget af Korngården og 11 medlemmer udpeget af Grantoften, 3 medlemmer fra Søtoften, 2 personer fra Ballerup kommune, 2 personer valgt blandt de ansatte og 1 person fra DAB.) Det er afdelingsbestyrelsens medlemmer, der er repræsentantskabets medlemmer. De sidste 4 stemmer er papirstemmer.
5. Orientering og valg af suppleanter til Ballerup almennyttige Boligselskabs bestyrelse:
Afdelingsbestyrelsen har mulighed for at udpege 4 medlemmer til selskabets bestyrelse. De nuværende medlemmer af selskabets bestyrelse ser således ud:
| Udpeget: | Udpeget til: | Personlig suppleant: |
| Lisbeth Elfort | 2023 | |
| Sanne Magaard | 2022 | Malene Malta-Andersen |
| Rasmus Garder | 2022 | Jeannie Stjernesø |
| Lis Rasmussen | 2023 |
Medlemmerne er valgt på BaB’s repræsentantskabsmøde 31. maj 2021.
Næste repræsentantskabsmøde afholdes 8. juni 2022.
Der skal vælges en personlig suppleant for Lisbeth.
Der skal vælges en personlig suppleant for Lis.
Beslutning:
Valgt blev Allan og Irene
| Udpeget: | Udpeget til: | Personlig suppleant: |
| Lisbeth Elfort | 2023 | Allan Hausmann |
| Sanne Magaard | 2022 | Malene Malta-Andersen |
| Rasmus Garder | 2022 | Jeannie Stjernesø |
| Lis Rasmussen | 2023 | Irene Hansen |
6. Valg til DAB's repræsentantskab:
Valgt til DAB 's repræsentantskab: Grantoften udpeger 5 repræsentanter. De nuværende medlemmer er:
| Udpeget: | Udpeget til: | Suppleant er: |
| Lisbeth Elfort | 2022 | |
| Sanne Magaard | 2022 | |
| Karina Priis Lemke | 2022 | |
| Lis Rasmussen | 2022 | |
| Malene Malta Andersen | 2022 |
Medlemmerne er valgt på BaB’s repræsentantskabsmøde 31. maj 2021. Næste repræsentantskabsmøde afholdes 8. juni 2022.
Alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer kan deltage i repræsentantskabsmøderne, men det er kun de udpegede 5 personer, der har stemmeret, jf. afsnittet ovenfor.
Der skal vælges nye repræsentanter for Karina (som nu er suppleant) og Lis (som ikke er i bestyrelsen)
Hvis et medlem ikke har mulighed for at deltage i et møde, kan medlemmer overdrage en fuldmagt til et andet medlem. Fuldmagtsmuligheden fremgår af indkaldelsen.
Beslutning
Valgt er Jeannie og Allan
Det undersøges, om der er valgt suppleanter/skal være suppleanter.
(LE har efterfølgende undersøgt dette. Der skal ikke være suppleanter pga. fuldmagtsmulig- heden jf. ovenstående)
| Udpeget: | Udpeget til: |
| Lisbeth Elfort | 2022 |
| Sanne Magaard | 2022 |
| Jeannie Stjernesø | 2022 |
| Allan Hausmann | 2022 |
| Malene Malta Andersen | 2022 |
7. Orientering og valg af suppleant for delegeret til boligselskabernes Landsforening (BL)
Valg af kredsdelegeret BL 's 9. kreds:
BaB, Afdeling Grantoften udpeger maksimum 4 delegerede. Nuværende er:
| Udpeget: | Periode: | Suppleant er: |
| Sanne Magaard | Juni 2022 | Belinda Hinz-Jacobsen |
| Lisbeth Elfort | Juni 2022 | Karina Priis Lemke |
Medlemmer er valgt endeligt på BaB’s repræsentantskabsmøde d. 17/9 2020
Næste repræsentantskabsmøde afholdes 8. juni 2022.
Der skal vælges ny suppleant for Lisbeth.
Allan stiller op.
Beslutning:
Allan er valgt.
| Udpeget: | Periode: | Suppleant er: |
| Sanne Magaard | Juni 2022 | Belinda Hinz-Jacobsen |
| Lisbeth Elfort | Juni 2022 | Allan Hausmann |
8. Valg til byggegrupper
a)Ombygning af hotel.
Nuværende medlemmer er miljø- og teknikudvalget. Der er indkaldt til 7. byggemøde i november (11. november).
Beslutning:
Valgt blev: Palle, Belinda, Lisbeth
b)Helhedsplan for GP
Byggegruppe for GP.
Pt. sidder Sanne, Hagen og Lisbeth fra BaB.
Beslutning:
Gruppen udvides med John, John J, Allan og Palle J.
9. Valg til arrangementsgruppe
Juletræsfest 2021.
Beslutning:
Valgt blev: Sanne, Malene, Irene, Conny, Heidi, Lisbeth
10. KU
Belinda Hinz-Jacobsen og Irene Hansen er p.t. valgt som repræsentant for afdelingsbesty- relsen i KU-møderne. Rasmus er suppleant.
Følgende ønsker at være repræsentanter: Irene, Sanne
Beslutning:
Valgt blev: Irene og Sanne. Suppleant er Belinda.
11. Mødedatoer
De nye udvalg finder efter mødets afslutning mødedato for første møde og mailer denne til sekretæren.
Mødet sluttede kl.: 21.30
Download:
Referat-konstituerende-afdelingsbestyrelsesmode-28-september-2021.pdf
