Referat af afdelingsbestyrelsesmøde torsdag d. 7/10 2021

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde torsdag d. 7/10 2021 kl. 19.00.

Mødet blev holdt i Dybet.

Afdelingsbestyrelsen: Lisbeth Elfort (LE) (Formand)
  Allan Hausmann (AH) (Næstformand) 
  Belinda Hinz-Jacobsen (BHJ)  
  Sanne Magaard (SM)  
  Malene Andersen (MA)  
  Irene Hansen (IH)  
  Jeannie Stjernesø (JS)  
  John Leon Hansen (JH)  
  Palle Jacobsen (PJ)  
  John Jacobsen (JJ)  
  Serhat Kücükkart (SK)  
Suppleanter: Heidi Bach (HB) (1. Suppleant)
  Conny Finne (CF) (2. Suppleant)
  Karina Priis Lemke (KPL) (3. Suppleant)
Ejendomsleder:    
Referent : Lisbeth Elfort (LE)  
Ordstyrer/kontortid: Allan Hausmann (AH)  
Afbud:    
Uden afbud:    

1.0 GODKENDELSE AF REFERAT

a) Referat fra bestyrelsesmøde 19/8 2021:
Punkt om mistillidsvotum:
KPL ville gerne have slettet at hun havde stillet et mistillidsvotum til ejendomsleder JG. KPL mener IKKE at hun har udtalt/udtrykt sig som det står i referatet (Lukket del).

b) Referat fra konstituerende bestyrelsesmøde 28. september 2021: Godkendt

c) Referatet fra afdelingsmødet:
Formandens beretning:
BHJ kunne ikke forstå at bestyrelsen ikke havde fået lov at læse denne, inden afdelingsmødet. LE svarede at hun havde spurgt Jette Fesner ad, og hun fulgte samme procedure som LE havde gjort denne gang. Men da LE ikke havde noget at skjul, så måtte man da gerne læse den en anden gang.

Fuldmagt fra Lis.
BHJ efterlyste om der var en fuldmagt fra Lis Rasmussen, at hun stillede op som næstformand ved afdelingsmødet.
LE svarede at da mødet var udsat fra den 26. august 2021, så var den afleverede fuldmagt også gældende til det udsatte møde.

2.0 ORIENTERING/MEDDELELSER/BESLUTNINGER.

2.1 Ledelsen

Orientering

  • Nedbringelse af mangellister ved indflytning.
  • Der er omkring 50 mangellister, der mangler at blive behandlet.
  • Kontoret arbejdet hårdt på at nedbringe disse lister.
    Køkkenpulje prisstigning
  • Efter at KKG har haft en snak med Jesper fra Kvikkøkken, så skulle der komme en prisstigning på installering af nye køkkener over råderetten.
    LE vender tilbage, når man ved, hvad dette kommer til at betyde for beboerne.
  • Nye åbningstider for beboerhenvendelser
    Der kommer nye åbningstider for beboerhenvendelser fra den 01.november.2021: Mandag til onsdag er der telefontid fra 08 – 11/ Personlig henvendelse 13 – 14. Torsdag er der telefontid fra 10 – 12 / Personlig henvendelse 14 – 17:30.
    Fredag er der telefontid fra 8 – 10 / personlig henvendelse 13 – 14.
  • Nyt midlertidigt sted for personlig henvendelse
    Det nye ejendomskontor skulle efter planen gerne være færdig til den 1. januar2022 i de nye lokaler i det gamle beboerhus.
    Indtil da bliver der åbnet for personlig henvendelse i det midlertidige ejendomskontor fra den 1. november 2021.

2.2 Forretningsudvalget/Formanden

Orientering
Punkter fra udvalg til FU Parkeringsselskab møde

  • Finde en mødedato, hvor vi kan tilrettelægge parkeringspolitiken for Grantoften. Boliggennemgang GP:
  • Det brev, der er omdelt til beboerne i Grantofteparken, er blevet sendt til bestyrelsen.
  • Der kommer en gennemgang af boligerne, hvor der bliver lavet billededokumentation.
  • Der er kommet forslag fra Olaf Jørgensen om at sende droner ind over Grantofteparken, så man kan få et overblik over, hvor meget der skal opbevares og sættes op igen.
  • Forskningsprojekt Fleksible Fællesskaber, Nationalmuseet og Arkitektskolen Aarhus - De kommer på besøg den 13. oktober 2021, hvor LE vil vise dem rundt i Grantoften. LE vil spørge, om de vil afholde et møde med hele bestyrelsen, hvor de kan forklare om de 4 cases, som der er beskrevet i deres oplæg. Dette oplæg er udsendt til hele bestyrel-sen sammen med indkaldelsen.

John Jacobsen vil gerne have et printet eksemplar.
LE finder en dato hvor de kan mødes med bestyrelsen.

2.2.1 Orientering fra ejendomskontoret

Orientering

  • Varslingsbrev angående boliggennemgang i GP er udsendt
  • Temperatur på det varme vand i GP
  • Maskinhal – orientering om det afsluttende forløb:
    - Vaskeplads skal der være sand og olieudskiller i.
    - Der er utilfredshed med, at der er brugt så mange penge på noget, som ikke kan tages i brug. Bestyrelsen vil gerne have en økonomisk gennemgang af projektet, samt en forklaring på, hvorfor at DAB ikke har fanget disse problemer. Samt hvorfor driften ikke har hørt efter, hvad medarbejderne har sagt om forskellige ting.
  • Legepladser – sikkerhedsgennemgang
    Der bliver sendt oversigt til bestyrelsen over, hvad der er udført af arbejde samt prisen for dette.
  • Julelys i bebyggelsen – fællesstrøm: Bestyrelsen har vedtaget at man sætter strømudtag op i hver gård i rækkehusene. Højhusene venter til næste år.

2.3 Miljø- og teknikudvalg

Orientering

  • Møde med Nortec aftales.
  • Referater fra møderne fra de sidste 3 år.

2.4 Beboerhusudvalget

Evaluering og regnskab fra feriekolonier på Bøtø. Regnskabet blev gennemgået.
Flytning af brugergrupper til selskabslokaler – forslag fra FU

  • Pris på rengøring af toiletterne.
  • Liste over hvilken brugergrupper der bruger selskabslokalerne. SM skal sende listen til LE.
  • Brugergrupperne kan starte i ibrugtagning af selskabslokalerne fra mandag i uge 42.
  • Finde ud af, hvornår at man kan begynde at bygge det nye beboerhus i det gamle ejendomskontor.
    Fu indkalder til et møde med Kris/Flemming om ombygningen og den videre arbejdsgang. Det varer ca. 14 dage før at man er færdig med at lukke loftet til de nye lejligheder.
    (Dette er så efterfølgende udskudt med yderligere 14 dage.)

2.5 Informationsudvalget

Nyhedsbrev fra bestyrelsen og ejendomskontoret.

  • Der laves et nyhedsbrev fra kontoret.
  • Der kommer et beboerblad d. 1. november 2021.
  • Omdeling af beboerblad mandag d. 1. november 2021.
  • Ønske om en Grantoftemail, da der er mere IT-sikkerhed.
  • Der kommer et forslag til næste møde om IT-sikkerhed i bestyrelsen.

3.0 SELSKABSLOKALER

1. Det godkendes at, der gælder for klubber under KU, at:

”Selskabslokalerne kan af klubber under KU lånes 1 gang på hverdage og 1 hel weekend om året. Ved lånet betales ingen leje, men der betales depositum. Klubberne skal selv stå for rengøring.”

Beslutning:
Der stemmes om ovenstående forslag: 10 stemmer for og 1 stemmer i mod.

4.0 SALEN

Arbejdet med færdiggørelse af opsætning af ny sikkerhedsdør i Salen igangsættes nu og forventes at vare i 3 uger.

  • Hvem betaler den ekstra regning og hvad blev den på.
  • Hvad gjorder at man fik påbegyndt arbejdet igen?

Ansøgning fra Fritidsklubben om brug af Salen:

Beslutning:
Bestyrelsen vil gerne have at klubben ikke har salen fredag eftermiddag. Bestyrelsen vil gerne have at klubben skal søge fra gang til gang.
Finde ud af proceduren fra tidligere.
Er der en elektroniske kalender, hvor man kan se hvornår at salen er lånt ud.

5.0 LOKALER TIL MOTIONSRUMMET

Afdelingsbestyrelsen blev af afdelingsmødet pålagt at finde nye lokaler til motionsbrugere – gerne forrummet foran Dybet.

Beslutning:
Punktet bliver flyttet til næste bestyrelsesmøde. Punktet skal være først på dagsorden.

6.0 ORIENTERING FRA KU

Kildesortering i klubberne.

Container i rummet skal fjernes, da man ikke selv må tømme dem.

Køb af brugte ting til klubberne. Man må gerne have en kvittering fra privat køber, men ikke på blåt eller rødt bilag.

Man skal indlevere medlemslister til KU inden den 31.01.2022. Beslutningen blev vedtaget enstemmigt i bestyrelsen, der gerne vil bakke op om dette.
Bente skal sende et brev til KU om at bestyrelsen bakker op tiltaget.
Ved gennemgang af klubgangen , skal der også være en repræsentant til stede ved gennemgang af klubben. Der skal sendes nogle forskellige datoer ud til gennemgang.

Hvem er ny formand for Hyggestedet?

7.0 UNDERSKRIVELSE AF FORRETNINSORDENEN

FU foreslår, at bestyrelsen midlertidigt underskriver den forretningsordning, der blev udsendt til konstituerende bestyrelsesmøde med den ene ændring til §3 samt tillægget om ”Ansættelse af nære familiemedlemmer og venner”.

En forretningsorden med ændringer omkring økonomiudvalg og evt. andre nye beslutninger fra bestyrelsen vil blive opdateret, men bestyrelsen har brug for at være arbejdsdygtig og forpligtet, indtil denne er klar.

Beslutning:
Dette blev ikke gjort.

8.0 EVENTUELT

  • Lukning af bipper til motionsklub.
  • Lukning af beboerhuset fra dags dato.
  • Juletræsudvalget.
  • Økonomiudvalget.
  • Behandling af beboerhenvendelser.

10 AFDELINGSBESTYRELSENS KONTORTID TORSDAG D. 7/10 2021

Der var __2_ henvendelser.

Den åbne del af mødet sluttede kl. 23:00


Download:

Referat-afdelingsbestyrelsesmode-7-oktober-2021.pdf