Referat af ekstraordinært afdelingsbestyrelsesmøde torsdag d. 18/11 2021
Referat af ekstraordinært afdelingsbestyrelsesmøde torsdag d. 18/11 2021 kl. 19.00
Mødet blev holdt i Dybet.
| Afdelingsbestyrelsen: | Lisbeth Elfort (LE) | (Formand) |
| Belinda Hinz-Jacobsen (BHJ) | ||
| Sanne Magaard (SM) | ||
| Irene Hansen (IH) | ||
| Jeannie Stjernesø (JS) | ||
| John Leon Hansen (JH) | ||
| Palle Jacobsen (PJ) | ||
| John Jacobsen (JJ) | ||
| Serhat Kücükkart (SK) | ||
| Suppleanter: | Heidi Bach (HB) | (1. Suppleant) |
| Conny Finne (CF) | (2. Suppleant) | |
| Karina Priis Lemke (KPL) | (3. Suppleant) | |
| Referent : | Lisbeth Elfort/Jeannie Stjernesø | |
| Ordstyrer: | Irene Hansen | |
| Afbud: | Allan Hausmann (AH) | (Næstformand) |
| Malene Andersen (MA) |
Dagsorden:
1. Nyt beboerhus: Ønsker, tidsplan/proces, økonomi.
Beboerhusudvalget fremlagde en plan for, hvordan at de gerne vil indrette det gamle ejendomskontor.
Her er en lille oversigt over gennemgangen:
- Man ville gerne flytte kopimaskinen ind i det bagerste rum på højre side af gangen når man kommer ind ad døren fra tunnellen. (Det rum uden vinduer.)
- Alle møbler der skal være i de forskellige rum, er møbler der kommer med fra det gamle beboerhus.
- Det lille rum der ligger til venstre, når man kommer ind ad døren på langsiden, skal være et mødelokale, som Især BIV-udvalget kan bruge.
- Man vil gerne have en garderobe i det gamle kopirum.
- Man vil gerne omdanne det nuværende køkken til en lille cafe, når der er penge til at man kan kontakte en professionel der kan hjælpe med indretningen.
- Begge toiletter vil man gere have gjort ældre venlige. (Rampe. Håndtag på væg. Og højt wc.)
- Væggen mellem det ene toilet og det gamle køkken vil man gerne have fjernet, hvis det kan lade sig gøre.
- Udvalget ville gerne have en whiteboardtavle op i indgangen (den gamle beboerhenvendelse), så man kunne se hvad der foregik i huset og på hvilke dage. Man kan bruge den der hænger i vindfanget i det gamle beboerhus.
- Man skal have undersøgt hvilke rengøringsselskaber der skal gøre rent i huset 1 gang om dagen.
Efter at vi havde gennemgået indretningstegningen, så gennemgik vi den ønskeliste, som udvalget havde medbragt til mødet.
Spørgsmål:
- Kan vi bruge resten af midlerne fra Grantoftens Forum til at købe inventar til det nye beboerhus?
Svar: Nej det kan man ikke, da pengene skal bruge til beboeraktivitet. Man vil spørge Kris, om man kan bruge resten af driftsbudgettet til dette. (afventer svar) - Hvornår kan man begynde at flytte beboerhuset inventar til de nye lokaler?
- Der blev efterspurgt, om der kunne blive afholdt et møde mellem Paludan og Ramsager, hvor man fortalte hvordan processen ville foregå.
- Bliver der sendt et brev til motionsforeningen, om at de bliver flyttet til Spar købmanden?
Svar: Der er blevet sendt et brev til Anita Elsborg, hvor de bliver orienteret om at de skal flytte deres aktivitet til den gamle Sparkøbmand. Samt at de skulle finde 3 personer, der skulle sidde med i det udvalg, der skulle lave et oplæg til næste afdelingsmøde. I denne gruppe vil der også sidde 4 personer fra Afdelingsbestyrelsen.
Bestyrelsen vil indkalde til et møde i starten af januar, så man kan nå at blive færdig til afdelingsmødet i april/maj 2022.
(Der er efterfølgende fundet ud af, hvad det koster at flytte motionsmaskinerne, samt hvad det koster at installerer en elektronisk lås, så man ikke skulle ud i at udleverer nøgler. Dette er sendt i en separat mail til bestyrelsen. Samt man skulle finde ud af hvilken dato, man vælger at flytte, da flyttemanden havde fremsendt 2 datoer.)
- Kan der betales over huslejen for medlemskab af motionsklubben, hvis/når det bliver til Grantoftens motionsklub? Alternativt skal der være åbent regnskab i den nye forening.
- Man vil gerne se det gamle regnskab for motionsforeningen, da den lå i Beboerhuset.
Plan og ønskeliste er udleveret på mødet.
2. Juletræsfest 4. december. Beslutning om afholdelse.
Efter at der var nye corona restriktioner og anbefalinger fra regeringen, så skulle bestyrelsen tage stilling til, om man skulle aflyse eller prøve at afholde en juletræsfest som man plejede bare med færre personer.
Efter en del diskussion frem og tilbage, så blev bestyrelsen enige i, at man ville afholde arrangementet udendørs.
LE ville kontakte BENR for at hører om musikken og julemanden ville deltage, når det nu var rykket udenfor.
Man besluttede følgende:
- Der skal serveres juleboller til alle, der har købt en billet.
- Der vil være kaffe til de voksne deltager og sodavand til børnene.
- Man vil udvide billetsalget til den 26. november 2021 kl. 14:00.
- Juletræet, vi plejer at have i stående i hallen, vil blive sat op på kirketorvet - mellem centeret og kirken.
- Uddeling af gaver og godteposer vil blive uddelt inde i centeret, hvor vi vil prøve at gøre det i ro og orden.
- Arrangementet vil foregå mellem kl. 13-15.
- Der vil ikke være salg af lotterisedler.
- Vi vil heller ikke indkøbe flæskesteg, men indkøber et gavekort il Salling Group.
- Disse gavekort vil blive trukket ved lodtrækning på indgangsbilletten.
- Vi vil forespørge om, DAB Bolig vil sende e?n fotograf, så vi kan få nogle billeder med i det næste nummer.
- Fredag den 03.12 vil der være indpakning af gaver.
- Slikposerne vil blive bestilt hos TOMS, så vi ikke selv skal pakke dem.
3. Ekstra spørgsmål fra BHJ:
- Hvor skal døren til det nye ejendomskontor stå?
BHJ henviste til at beboerne havde fået en forkert orientering i det omdelte materiale, da man skulle stemme.
Svar: I afstemningsmaterialet skulle man ikke tage stilling til, hvordan man skulle indrette det nye ejendomskontor, men tage stilling til , om man ville give sit tilsagn til at bytte om på beboerhuset og egendomskontor.
(Der er ikke i urafstemningsmaterialet sendt tegninger ud til beboerne.) - Hvem arbejder i den gamle frokoststue?
Svar: Den konstituerede ejendomsleder oplyser, at man havde bedømt, at hvis man satte en støvboks op, bestående af støvvægge, efter at man havde fjernet faldstammer, så ville det være efter arbejdstilsynets retningslinjer. - Det smørrebrød som pensionisterne havde fået af byggesagen, da de ikke kunne være i deres egne lokaler, men måtte flytte over i selskabslokalerne, hvor er det posteret?
Svar: BENR oplyser at det bliver posteret på byggesagen, når LMP bogfører det. Der er en efterslæb på dette område, men det er ved at blive ordnet. - JH ville gerne vide om kontoret /driften modarbejder bestyrelsen?
Svar: FLK oplyser at det ikke er tilfældet, men da man mangler en ejendomsleder, så udfører FLK både arbejdet som konstituerende ejendomsleder og mesterassistent. KKG fra DAB hjælper til og rådgiver Flemming. - Bestyrelsen mangler at når man udfører et byggeprojekt, så ville det være ønskeligt at der blev afholdt nogle orienteringsmøder for bestyrelsen, så man kunne følge med i om man overholdt tidsplanen og økonomien.
Svar: Dette ønske er givet videre til KKG. - Kan de resterende penge i Beboerhuset bruges til indkøb af forskellige inventar til aktiviteter i beboerhuset?
Svar: Nej, pengene fra Grantoftens Forum skal bruges på beboeraktiviteter. BENR ville undersøge om man kunne flytte de resterende penge fra Grantoftens Forum i 2021 til 2022. - Udvalgene manglede regnskaber, hvor mange penge der var brugt i 2021, om der var penge tilbage.
Svar: HC vil komme ud hvert kvartal, når der var blevet lavet budgetkontrol, og fortælle hvordan det ser ud for de forskellige udvalg, samt for det samlede budget.
4. Ekstra spørgsmål fra CF:
CF ville gerne høre, om der sker noget i forhold ti salg af stoffer ved Platanbuen og over ved bagtrappen til Kirken.
Svar: LE har kontaktet de udkørende Teams fra Ballerup Kommune, Samt talt med en fra kommunalbestyrelsen, som lovede at vedkommende ville tage fat i børne/ungeafsnittet på kommunen.
LE har indkaldt til SSP møde i starten af december, hvor dette emne vil være det øverste på dagsorden.
