Referat af afdelingsbestyrelsesmøde torsdag d. 3/2 2022
Referat af afdelingsbestyrelsesmøde torsdag d. 3/2 2022 kl. 19.00 til 22.00
Mødet blev holdt i Dybet.
| Afdelingsbestyrelsen: | Lisbeth Elfort (LE) | (Formand) |
| Belinda Hinz-Jacobsen (BHJ) | ||
| Irene Hansen (IH) | ||
| Jeannie Stjernesø (JS) | ||
| John Leon Hansen (JH) | ||
| Palle Jacobsen (PJ) | ||
| John Jacobsen (JJ) | ||
| Serhat Kücükkart (SK) | ||
| Malene Andersen (MA) | ||
| Suppleanter: | Heidi Bach (HB) | (1. Suppleant) |
| Conny Finne (CF) | (2. Suppleant) | |
| Karina Priis Lemke (KPL) | (3. Suppleant) | |
| Referent : | Irene Hansen | |
| Ordstyrer: | Lisbeth Elfor | |
| Kontortid: | Heidi Bach/Irene Hansen | |
| Afbud: | Sanne Magaard (SM) |
1.0 FORSLAG TIL ÆNDRING AF FORRETNINGSORDENS §5
a) Bestyrelsesmøder
Der stilles til forslag, at suppleanter fremover ikke kan deltage i bestyrelsesmøder. Begrundelse herfor er, at bestyrelsen har brug for arbejdsro til samarbejde og træffe beslutninger, hvilket i dag ikke er muligt med de nuværende suppleanter.
Ifølge forretningsordenens paragraf §5 skal bestyrelsesmedlemmer være loyale overfor trufne beslutninger. Historisk set har suppleanter været med i bestyrelsen på lige fod med valgte med-lemmer, men da en af de nuværende suppleanter på skrift har udtryk sin mistillid til de beslutninger, bestyrelsen har truffet og skal træffe, og ligeledes skriftligt tilkendegiver ikke at ville samarbejde og holde en sober tone overfor de andre bestyrelsesmedlemmer, ser forretningsudvalget sig nødsaget til at stille dette forslag.
Afstemning:
Suppleanter kan ikke længere deltage i afdelingsbestyrelsens møder.
For: 7
Imod: 0
Blank: 3
SM var fraværende på mødet, men stemte via telefon.
Særstandpunkt: BHJ ville gerne have taget til særstandpunkt, at forslag 1.0 om ændring af dagsordenen var et korrupt forslag.
Efter afstemning og debat blev 2. og 3. suppleanterne bedt om at forlade mødet. 1. suppleanten HB, var inden mødet blevet orienteret om, at hun midlertidigt indtræder i bestyrelsen – se punkt 1.1 – hvorfor hun forsat kunne deltage i mødet.
b) Udvalgsmøder
Der stilles ligeledes – af samme årsag - til forslag, at suppleanter fremover ikke kan deltage i udvalgsmøder uden at være inviteret af udvalget.
Afstemning:
Suppleanter kan ikke deltage i udvalgsmøder uden at være inviteret:
For: 7
Imod: 0
Blank: 3
SM var fraværende på mødet, men stemte via telefon.
Særstandpunkt: BHJ ville gerne have taget til særstandpunkt, at forslag 1.0 om ændring af dagsordenen var et korrupt forslag.
Forretningsordenen vil blive opdateret med ændringerne og skal underskrives på næste bestyrelsesmøde.
1.1 Konstituering af næstformand
Allan Hausmann har trukket sig som næstformand og er udtrådt af afdelingsbestyrelsen.
Efter afklaring med juridisk afdeling i DAB, må bestyrelsen konstituere sig med en midlertidig næstformand fra bestyrelsens øvrige medlemmer frem til afdelingsmødet i april, hvor en ny næstformand skal vælges af beboerne. Dette anbefalede forretningsudvalget, således af bestyrelsen er fuldt arbejdsdygtig de kommende måneder. Forretningsudvalget forslog John Hansen.
Valg af næstformand:
John Hansen blev valgt uden modkandidat.
Ligeledes er det juridisk afklaret med DAB, af Heidi Bach som 1. suppleant midlertidigt indtræder i bestyrelsen frem til næste afdelingsmøde. Suppleanten indtræder på den ledige plads i bestyrelsens ordinære pladser, således at bestyrelsen er fuldtallet og består af et ulige antal medlemmer.
1.2 Evt. valg af 3. medlem til FU
Det er efter valget i punkt 1.1 ikke nødvendigt at vælge medlem til FU.
Jf. forretningsordenens § 6.1 består bestyrelsen nu af formand Lisbeth Elfort, næstformand Johan Hansen og formand for Informationsudvalget Irene Hansen.
1.3 Godkendelse af referater:
Referat fra bestyrelsesmøde 4/11 2021: Godkendt
Referat fra bestyrelsesmøde 18/11 2021: Godkendt
Referat fra bestyrelsesmøde 26/1 2022: Mødet blev afbrudt efter kort tid pga. diskussioner, og der udarbejdes intet referat.
2.0 ORIENTERING/MEDDELELSER/BESLUTNINGER.
2.1 Ledelsen
Orientering LE har deltaget i styringsdialogmøde med Ballerup Kommune 24. januar 2022. Hagen Ahl-gren, næstformand i BaB samt Pia og HC fra DAB deltog ligeledes. På mødet blev den årlige styringsdialograpporten gennemgået.
2.2 Forretningsudvalget/Formanden
Orientering
Helhedsplan: Finansmisteriet har bedt Landsbyggefonden om at udsætte renoveringsprojekter i den almene boligsektor, hvor der endnu ikke er givet skriftlig tilladelse. Dette skyldes den generelle mangel på arbejdskraft og materialer samt de voldsomme prisstigninger primært på materialerne. LBF offentliggjorde dette i en bekendtgørelse i slutningen af december 2021. For Grantoftens renoveringsprojekt betyder det, at udbudsmateriale først må udsendes i oktober 2023. Dette er uforudset, men bestyrelsen og byggegruppen bag helhedsplanen mener, at ventetiden kan bruges konstruktivt bl.a. på etablering af prøveboliger, afklaring af juridiske spørgsmål, placering af byggepladser osv.
Skure til elscootere m.m. ved blokke: FU har godkendt, at landskabsarkitekter i DAB udarbejder tegninger. Bestyrelsen afventer dette oplæg, hvorefter der skal budgetteres og Ballerup Kommune skal høres, om der må bygges mere på vores matrikelnumre. Det endelige projekt vil blive forelagt på et afdelingsmøde til godkendelse af beboerne.
Falck: I BaB regi arbejdes på en undersøgelse af vores Falck-ordning, og i et samarbejde mellem BaB, bestyrelsen og tillidsrepræsentanterne vil der blive udarbejdet et oplæg til, at ejendomsfunktionen selv skal overtage noget af vagtordningen i Grantoften.
Legepladser: Ejendomskontoret har rykket Haags flere gange, og det sidste arbejde er nu udført.
Salen: FU har sagt nej til en ansøgning fra Ballerup Kommune vedr. leje af Grantoftens Salen, da Salen bruges Grantoftens egne klubber samt fritidsklubben. Fritidsklubben har i januar og frem til 1. marts fået udvidet deres tider i pga. Corona kravet om opdeling af elever.
Gårde: Fællesstrømmen i gårdene er kun til brug for jule- og Halloweenudsmykning. Ejendomskontoret står for at tilslutte og afbryde strømmen. Det undersøges, hvad julebelysningen over fællesstrømmen har kostet.
Beboermøde 1. februar: Det har været afholdt tryghedsmøde i Plantanbuen med SSP, Gade Teamet, lokalpolitiet og repræsentanter fra bestyrelsen. Der vil blive iværksat en række tiltag for at forbedre trygheden for beboerne.
Dansk Kabel-tv: Møde afholdes møde d. 9. februar 2022 om bredbånd og internet. Fra bestyrelsen deltager JH, IH og LE samt HC fra DAB.
Nærboks: FU har besluttet, at der bliver opstilles 2 pakkebokse i GP ved gård 7. Dette er gratis for Grantoften.
Skoven: FU er ved at arrangere et møde med Brydehuset vedr. skoven. Det er BaB, der ejer grunden, men Skoven drives og vedligeholdes af Ballerup Kommune og Brydehuset.
Budgetmøde: Det aflyste budgetmøde er nu sat til 9. februar kl. 19.
2.2.1 Orientering fra ejendomskontoret
Orientering
Intet nyt.
2.3 Miljø- og teknikudvalg
Orientering
Udvalget har konstitueret sig med ny formand, John Hansen.
Udvalget er ved at undersøge, hvad det koster at få bump på vejen fra containerpladsen i GP og ned til fodboldklubben. Der arbejdes pt. endvidere på generel belysning, flytning af hjertestarter, flisebelægninger samt tiltagene for Plantanbuen, der blev drøftet på tryghedsmødet.
2.4 Beboerhusudvalget
Orientering
Udvalget er ved at lave ansøgningsskemaer til Grantoftens Forum til henholdsvis Beboerhusets drift og feriekolonierne på Bøtø.
Der udarbejdes ordensregler til det nye beboerhus. I selskabslokalerne får udvalget ombygget skralderummet til depotrum til fællesspisning.
2.5 Informationsudvalget
Mediegruppe – der er inviteret 3 beboere til at deltage i en ny mediegruppe, der skal se på internet, fibenetløsninger og tv-pakker. Der vil senere blive åbnet op for, at flere beboere kan deltage.
Det er undersøgt, hvad det koster at trykke beboerbladet hos en ekstern trykker, men udvalget mener i første omgang, at dette er for dyrt. Der har været problemer med at skaffe reservedele til kopimaskinen, hvorfor det ikke lykkes at husstandsomdele et beboerblad inden jul. Bladet er efterfølgende lagt op på hjemmesiden og kan derudover afhentes på ejendomskontoret og foran Diva.
Udvalget arbejder på oprettelse af en ny Facebookgruppe med andre funktioner og formål end informationsudvalgets nuværende side.
3.0 PARKERING OG LADESTANDERE I GRANTOFTEN
Orientering:
Grantoften har modtaget tilskud fra Bolig- og Planstyrelsen til anlægsudgifter til ladestandere.
Spørgeskemaer vedr. el- og hybridbiler er husstandsomdelt til alle beboere inden jul. Spørge-skemaerne er optalt, og resultatet vil blive udsendt på et husstandsomdelte nyhedsbrev.
FU har haft Zaki fra Unopark til møde d. 25. januar vedr. løsning for parkering. Zaki havde forskellige forslag til, hvordan man kan optimere parkeringspladserne i Grantoften. Forslagene vil indgå som en del af projektet omkring ladestandere.
Nærværende 3.0 er et orienteringspunkt – FU foreslår afholdelse af separat bestyrelsesmøde/miniseminar kun omhandlende punkterne ”Parkering og ladestandere” orientering) Yderligere oplæg/information til mødet vil blive udarbejdet med hjælpe fra Henrik Christiansen og Lars Gissel, DAB.
Beslutning:
Fastsættelse af dato og tid for møde/miniseminar – jf. udsendt materiale: 19. marts 2022 kl. 11 til 17. LE undersøger, om seminaret kan afholdes i Baghuset.
Fastsættelse af dato for ekstraordinært afdelingsmøde vedr. ladestandere/parkering: 21. april 2022.
4.0 ORIENTERING FRA KU
Orientering fra møde 6. januar 2022 mellem KU’s bestyrelse og FU:
Fu og KU har for at fremme samarbejdet besluttet, at der fremover skal holdes flere møder.
KU har bedt alle deres klubber om at aflevere medlemslister ultimo januar 2022. Der vil være sanktioner, for klubber, der ikke afleverer.
KU har afholdt generalforsamling d. 31. januar 2022
5.0 UNDERSKRIVELSE AF FORRETNINGSORDEN
Punktet udskydes til næstkommende bestyrelsesmøde pga. opdateringer som følge af punkt 1.0 a og b.
6.0 FLYTNING AF BEBOERHUS/EJENDOMSKONTOR
Der afholdes statusmøde d. 8. februar med driftsleder Kris fra DAB, ingeniørfirmaet Paludan & Ramsager, Miljø- og teknikudvalget samt LE.
7.0 ARBEJDSGRUPPE TIL ORDENSREGLEMENT OG RÅDERETSKATALOG
Bestyrelsen har besluttet, at det er tid til at opdatere ovenstående, og der blev nedsat et udvalg, der kan komme med et oplæg til dette. Det er målet, at nye reglementer og kataloger kan præsenteres på afdelingsmødet til august.
Beslutning:
Palle, John Hansen og LE blev valgt til udvalget.
8.0 NEDSÆTTELSE AF UDVALG VEDR. ÆNDRING AF MOTIONSKLUB
Valg af bestyrelsens 4 repræsentanter i udvalget og ansvarlig for udvalget og oplægget til afdelingsmødet jf. referat af bestyrelsesmøde fra 18. november 2021.
Motionen har allerede valgt 3 repræsentanter.
Beslutning:
Valgt fra bestyrelsen blev Serhat, Belinda og Heidi.
9.0 JULETRÆSFEST 3. DECEMBER 2022
Godkendelse af bookning af underholdning v. Peter Nørgaard/Showagent.
Beslutning:
Bestyrelsen godkender, at Peter Nørgaard bookes.
10.0 EVENTUELT
Der var opgaver til driften.
11.0 AFDELINGSBESTYRELSENS KONTORTID TORSDAG D. 3/2 2022
Der var 2 henvendelser.
Den åbne del af mødet sluttede kl. 22.41
