Referat af afdelingsbestyrelsesmøde torsdag d. 3/3 2022
Referat af afdelingsbestyrelsesmøde torsdag d. 3/3 2022 kl. 19.00 til 22.00
Mødet blev holdt i Dybet.
| Afdelingsbestyrelsen: | Lisbeth Elfort (LE) | (Formand) |
| John Leon Hansen (JH) | (Næstformand) | |
| Belinda Hinz-Jacobsen (BHJ) | ||
| Irene Hansen (IH) | ||
| Palle Jacobsen (PJ) | ||
| John Jacobsen (JJ) | ||
| Serhat Kücükkart (SK) | ||
| Malene Andersen (MA) | ||
| Sanne Magaard (SM) | ||
| Heidi Bach (HB) | ||
| Referent : | Bente Rasmussen (BR) | |
| Ordstyrer: | John Leon Hansen (JH) | |
| Kontortid: | Sanne Magaard (SM) | |
| Afbud: | Jeannie Stjernesø (JS) |
1.0 GODKENDELSE AF REFERATER
Godkendelse af referat fra 3. februar 2022: Godkendt.
Godkendelse af referat fra 17. februar 2022: Korrigeret version udsendes til godkendelse på næste ordinære bestyrelsesmøde.
Der gøres under dette punkt opmærksom på følgende fra lukket del på bestyrelsesmødet d. 3. februar 2022:
”Der mangler referater fra bestyrelsesmøderne 2/12 2021, hvor der blev stillet et mistillidsvotum til formanden, og 9/12 2021, hvor dette mistillidsvotum blev trukket tilbage mangler. Ingen af mødeindkalderne til disse møder, ønsker at lave referat.”
BHJ gør opmærksom på, at der findes et referat fra 2/12 – dette er dog ikke sendt til bestyrel-sen endnu. BHJ vil fremsende dette til bestyrelsen. Det er tidligere blevet oplyst, at det var private notater taget af en suppleant, og at disse ikke kunne offentliggøres. JH gør opmærksom på, at han mener, at referatet er blevet uaktuelt. LE undrer sig over, at det ikke tidligere har været muligt at få dette referat.
2.0 ORIENTERING FRA EJENDOMSKONTORET
Konstitueret ejendomsleder Flemming Knudsen var syg.
3.0 ORIENTERING/MEDDELELSER/BESLUTNINGER.
3.1 Ledelsen
Orientering
LE orienterede kort om, at der har i dag været 2. samtale en evt. ny ejendomsleder.
3.2 Forretningsudvalget/Formanden
Orientering:
Valg af næstformand på afdelingsmødet til april: Kan en samlet eller et flertal i bestyrelsen stå bag John Hansen som bestyrelsens kandidat til næstformandsposten?
Der var en debat om fordele og ulemper ved, at bestyrelsen foreslår en kandidat. Ligeledes blev den juridiske rådgivning, der er givet fra DAB, omkring valg af næstformand gennemgået.
SK orienterede bestyrelsen om, at han også stiller op som næstformand.
Beslutning:
Der blev stemt om, der var flertal for, at bestyrelsen foreslår John Hansen som kandidat til næstformandsposten:
For: 7
Imod: 3
Blank: 1
Landskabsarkitekter DAB vedr. skure til elscootere: JH og LE har holdt møde med landskabsarkitekterne og være ude og bese området omkring blokkene. Umiddelbart vil der blive lavet forslag/tegning til skure, hvor der kan stå 2 elscootere i hver - med nedgravet strøm trukket fra cykelkældrene. Der kan evt. laves en rundspørge bland beboerne i blokkene, hvor stort behovetet. Brugerne vil skulle betale for strømmen. Kommunen skal høres i forhold til bebyggelsesprocenten.
Varmeudgifter Grantoften: Varmeregnskabet for 2021 er klar til at blive sendt ud.
Møde aftalt med Brydehuset: 10. marts med LE, JH og 2 fra Brydehuset samt en fra ejendomskontoret. Formålet er en dialog omkring Skoven samt generel oprettelse af kontakt mellem afdelingsbestyrelsen, ejendomskontoret og Brydehuset.
Nye adgangsbippere til bestyrelsesmedlemmer: Der er sat bipper på postrum og julerum, og der er blevet lavet en ”bestyrelsesbipper”, som giver adgang til følgende rum: selskabslokaler, Dybet, postrum, julerum og hotelgang. Bipperne blev udlevet på mødet. Adgange på egne personlige bippere vil blive lukket.
Grantoftens Forum: Ballerup Kommune har forlænget de beboersociale midler med 1 år, så vi har fået 200.000 til Grantoftens Forum i 2023 også.
3.3 Næstformanden
1) Manglende underskrift på bestyrelsens forretningsorden
Ved sidste bestyrelsesmøde blev forretningsordenen underskrevet – dog ikke BHJ. BHJ mener ikke, forretningsordenen er opdateret med de ting, der er blevet vedtaget, og mener ikke forretningsordenen er i orden.
2) Forslag om ny afstemning vedr. optagelse af bestyrelsesmøder:
JH gjorde opmærksom på, at han som nyt medlem blev bondefanget af nogen af de gamle med-lemmer bl.a. vedr. afstemningen om optagelse af bestyrelsesmøder, og at beslutningen er truffet på et falsk grundlag. Samt at bestyrelsen har langt vigtigere opgaver at tage sig til, der om-handler huslejekroner og bygninger. Teknikaliteter omkring kommaer og stavemåder ikke er en fornuftige måde at bruge bestyrelsesmøderne på.
JH stiller forslag om, at møderne ikke skal optages, og at bestyrelsen i stedet skal koncentrere sig om bestyrelsesarbejdet.
Beslutning:
Afstemning om forslag om ikke at optage bestyrelsesmøder:
For: 7
Imod:3
Blank 1
3) Tilkendegivelse vedr. tidligere afstemning om suppleanters stemmeret i udvalg.
JH mener ikke, suppleanter skal stemme i udvalg, hvis de er inviteret til et udvalgsmøde. Andre mener, at suppleanter skal kunne stemme, når de laver et stykke frivilligt arbejde.
Det er lovpligtigt, at en bestyrelse skal have suppleanter, som kan træde ind, hvis et bestyrelsesmedlem træder ud.
4) Referater til suppleanter
JH vil gerne gøre opmærksom på, at LUKKET DEL er fortrolig og ikke kan sendes ud. Åben del offentliggøres på hjemmesiden.
For nogen suppleanter er det vigtigt at modtage mail og føle, at man bliver værdsat som suppleant, så åben del kan godt sendes ud.
Beslutning:
Suppleanter skal have åben del af referatet tilsendt.
5) Spisning inden bestyrelsesmøder
FU foreslår, at der kun er spisning ved nogen af møderne f.eks. budgetmøde, inden afdelings møder og måske inden ferier.
Der var igen en debat om spisning.
SH vil gerne have taget til særstandpunkt, at han gerne vil sponsorere spisning, hvis det er et økonomiske problem.
Beslutning:
Der spises inden alle ordinære bestyrelsesmøder. Med indkaldelsen skal man melde tilbage til sekretæren, om man deltager i spisning.
3.4 Miljø- og teknikudvalg
Orientering:
Udvalget har været rundt i hele Grantoften sammen med to elektrikere og vores driftschef. Der vil komme et tilbud på både nye lampe og udskiftning af dårlige lamper til LED belysning.
M&T vedtog på et møde 2. marts, at der skal arbejdes videre med Gottliebs tilbud vedr. ma-skinhallen.
M&T kikker også på forskellige udbedringer ved hundegården ved gård 10. Dette sker på op-fordring fra beboere. Hundegården ved gård 8 er tidligere blevet besluttet nedlagt af bestyrelsen pga. problematik omkring rotter. M&T behandler hundegårdene generelt på deres næste møde.
Der er fjernet beplantning ved Platanbuen efter ønske fra beboerne. Der arbejdes på at lukke eller begrænse kørsel på vejen bag Platanbuen mod kirken. Pullerterne ved kirken er Grantoftens, og de virker desværre ikke korrekt. Dette skal udbedres.
Udvalget er klar over, at der er et problem med tændte lamper rundt omkring. Det skyldes forskellige tekniske problemer, som det arbejdes på at løse. Der bliver skrevet ud på Informationsudvalgets Facebook, at driften er opmærksom på problemet.
Opgravningen ved bedet ved springvandet mellem Center og kirke er Ballerup Kommunes arbejde.
3.5 Beboerhusudvalget
Orientering:
Procedure for booking af selskabslokaler. LE har efter en problematik omkring en booking af lokalerne for beboerhuset holdt møde med kontoret vedr. udarbejdelse af procedurer for bookinger til beboerhusets brugergrupper. Hyggebanko er booket i selskabslokalerne for resten af 2022. Udvalget skal komme med datoer for fællesspisning til ejendomskontoret også.
Der skal ses på rengøringsomkostninger - hvordan og hvor meget skal der gøres rent i selskabslokalerne efter brugergrupperne? Rengøringsomkostninger debiteres beboerhuset.
Der er affaldsindsamling lørdag d. 2.april fra kl. 10 til 14. Fællesspisninger starter 22. marts. Der bliver lavet tur til Vikingespillene i Frederikssund d. 18. juni 2022
3.6 Informationsudvalget
Orientering:
Der er nu 3 beboere med i opstarten af medieudvalget. De var også inviteret med til møde med Dansk Kabel-tv. Udvalget vil gennemgå Grantoftens kontrakter.
Der er lavet et beboerblad for marts. Bladet vil blive trykt ude i byen, da der stadig ikke kan leveres reservedele til printeren. Informationsudvalget har rykket Xerox flere gange. De frem-sender reservedelen fra London, men den kommer aldrig frem til Grantoftens kontor.
SH vil gerne have taget til referat, at det er driftens opgave at sørge for at printeren virker.
Med beboerbladet vil der blive uddelt et nyhedsbrev vedr. Helhedsplanen.
4.0 AFDELINGSBESTYRELSENS PROJEKTOVERSIGT
Prioritering af projekter på oversigten fra 1-5. Punktet tages op på ekstraordinært bestyrelsesmøde d. 17. marts. Nye punkter fra Belinda:
Selskabslokaler – modernisering.
Gæsteboliger – drift af dem.
Planter i Center
Planter ved Springvand
5.0 FLYTNING AF BEBOERHUS/EJENDOMSKONTOR
Orientering fra møde 2. marts mellem LE, KKG, FK og HC.
Mødet blev aflyst pga. sygdom. Det afholdes i næste uge i stedet for. LE håber at kunne komme med et oplæg/orientering på bestyrelsesmødet i april.
6.0 FASTSÆTTELSE AF MØDEDATOER
Markvandring: Bestyrelsen går samlet 21. og 24. marts kl. 16.00 -19.00
Regnskabsmøde med HC og Jacob inden afdelingsmøde: 16/3 kl. 17.00
(efterfølgende rykket til 23. marts)
Langtidsbudget møde: Forslås 31. marts kl. 17.00. (Efterfølgende ændret til 29. marts)
LE undersøger, om datoer passer DAB.
7.0 UNDERSKRIVELSE AF TILLÆGET ”ANSÆTTELSE AF NÆRE FAMILIEMEDLEMMER OG VENNER”
Revideret udkast udsendt med indkaldelse.
Tillægget blev underskrevet.
8.0 ORIENTERING FRA KU
Badmintonklubben har haft 50-års jubilæum og har modtaget 1000 kr. fra afdelingsbestyrelsen til ungdomsafdelingen.
KU arbejder på at revidere deres ”Love og Regler”.
9.0 BESTYRELSESSEMINAR VEDR. LADESTANDERE OG PARKERING
Seminaret afholdes lørdag d. 19. marts fra kl. 11 til 17 i Smørum Golfklubs konferencelokale. Der er spisning bagefter.
Oplæg til seminar udarbejdes af DAB. Lars Gissel deltager fra kl. 13.00
10.0 EVENTUELT
Der blev talt om sms’er vedr. lukning af vandet. LE foreslår, der bliver sendt ud til beboerne, at deres telefonnumre skal opdateres til udsendelse af sms’er.
Er online afstemning en mulighed til afdelingsmøder? Det bør undersøges til afdelingsmødet i august. LE spørger Ulla i DAB, hvordan det blev gjort til repræsentantskabsmødet under corona.
11.0 AFDELINGSBESTYRELSENS KONTORTID TORSDAG D. 3/2 2022
Der var 0 henvendelser.
Den åbne del af mødet sluttede kl. 22.01
