Referat af afdelingsbestyrelsesmøde torsdag d. 7/4 2022
Referat af afdelingsbestyrelsesmøde torsdag d. 7/4 2022 kl. 19.00 til 22.00
Mødet blev holdt i Dybet.
| Afdelingsbestyrelsen: | Lisbeth Elfort (LE) | (Formand) |
| John Leon Hansen (JH) | (Næstformand) | |
| Belinda Hinz-Jacobsen (BHJ) | ||
| Jeannie Stjernesø (JS) | ||
| Palle Jacobsen (PJ) | ||
| John Jacobsen (JJ) | ||
| Serhat Kücükkart (SK) | ||
| Malene Andersen (MA) | ||
| Sanne Magaard (SM) | ||
| Heidi Bach (HB) | ||
| Referent : | Bente Rasmussen (BR) | |
| Ordstyrer: | John Leon Hansen (JH) | |
| Kontortid: | Palle Jacobsen (PJ) | |
| Afbud: | Irene Hansen (IH) |
1. GODKENDELSE AF REFERATER
Godkendelse af referat fra 3. marts 2022: Godkendt.
Godkendelse af referat fra 17. marts 2022: Skal godkendes på lukket del, da det var et lukket møde.
BHJ forespurgte til referatet fra 2. december og andre ting. Der var en debat mellem ordstyrer og BHJ om, hvorvidt man kan komme med punkter til dagsorden ved mødets opstart. Ordstyrer lukkede BHJ’s input, og BHJ gjorde indsigelser til dette.
2.0 ORIENTERING/MEDDELELSER/BESLUTNINGER.
2.1 Ledelsen
Orientering
BL kredsvalg 9. kreds fra møde 29. marts 2022: LE blev valgt ind i repræsentantskabet. Alle i bestyrelsen har mulighed for at være med i BL’s 9. kreds - dette stiller man op til/melder sig til på BaB’s møde i juni.
Ny ejendomsleder, Flemming Hjorth, startede onsdag og vil præsentere sig for bestyrelsen på bestyrelsesmødet i maj.
2.2 Forretningsudvalget/Formanden
Orientering:
DAB grøn rådgivning – vi har fået to tilbud. Bindingsperioden vil være 2 år fra 1. januar 2022. LE og JH vil få indhentet tilbud fra andre leverandører, så bestyrelsen kan vælge det bedste tilbud for Grantoften. Der har tidligere været ansat gartnere i Grantoften, men så vurderede man, at det var en billigere løsning for Grantoften at købe ekstern gartnerhjælp i stedet for at have fastansat gartner.
Bestyrelsen ønsker at holde møde med gård- og blokrepræsentanter her i foråret, så alle kan blive opdateret på regler og muligheder. Der er normalt kontoret, der indkalder til møderne.
Orientering om ansøgning om Sundhedscafe fra Ballerup Kommune. Grantoften har modtaget ansøgning fra en sundhedskonsulent i kommunen, som tilbyder, at der i Grantoften kan holdes sundhedscafe på samme måde, som der har været gjort i Hede-/Magleparken i de sidste par år. FU vil tage det op med konsulenten efter sommerferien.
Skulpturpark – Ballerup kommune giver mulighed for, at boligafdelingerne kan drive en skulpturpark. LE mener ikke, det er en god ide for os lige nu, da projektet skal drives af frivillige alene. .
Møde på Ballerup Kommune vedr. boligsociale projekter med Malene Aagard Kristensen. JS, SM, LE og IH deltager.
DAB er i gang med at regne på, hvad gæsteboligerne skal koste. Det kommer på afdelingsmødet i august, men bestyrelsen skal inden da tage stilling til, hvor mange gæsteboliger, der skal være. Det er tidligere besluttet, at der skal nedsættes et udvalg, som skal arbejde med regler for udlejning osv.
2.3 Miljø- og teknikudvalg
Orientering:
Samlet notat fra markvandringerne er sendt ud sammen med dagsorden. Der var en debat omkring hundegårde og rotteproblematik, som der bl.a. blev talt om på markvandringerne. Bestyrelsen overvejer at ændre den beslutning, der tidligere er taget om nedlægning af hundelege- pladsen ved byggelegepladsen. I beboerbladet for april er der opfordring til, at beboerne melder sig til et husdyrsudvalg og kan være med til at komme med forslag.
Beslutning:
Penge til vedligeholdelse af hundegårde fra driftsbudgettet skal findes. LE kontakter KKG.
Udvalget har været ude og se på mulighed for at etablere ekstra parkeringspladser ved gryden. Det er umiddelbart det eneste sted, udvalget ser som en mulighed i GP. Der skal gives tilladelse fra kommunen, som ejer randbeplantningen. Og der kan komme noget med de byggepladser, der skal etableres i forbindelse med helhedsplanen. Udvalget forsøger også at kikke på ekstra handicappladser. Grantoften har dog i forvejen flere handicappladser, end loven tilskriver. Firmabiler er ligeledes en udfordring.
Sidste år besluttede bestyrelsen på et bestyrelsesmøde efter markvandringen, at der skulle etableres flere handicapparkeringspladser ved blokkene. Dette er endnu ikke iværksat. Det nye mil- jø- og teknikudvalg har ikke fået overdraget alle åbentstående gamle sager, og det kan overvejes at ændre beslutningen
BR gjorde opmærksom på, at der er tale om et notat fra markvandringen og ikke et beslutnings- referat.
Beslutning:
Bestyrelsen genovervejer nu beslutningen fra sidste år i forhold til en helhedsløsning inkluderende alle problematikker (handicappladser, firmabiler, ladestandere)
Bestyrelsen beslutter, at der skal holdes et separat møde i bestyrelsen vedr. helhedsløsning for alle parkeringsproblematikker. LE tager initiativ til afholdelsen af mødet.
2.4 Beboerhusudvalg
Orientering:
FU har imødekommet ansøgningen til Bøtø feriekolonierne med det forbehold, at brugerbetalingen øges. Udvalget er ikke tilfreds med denne beslutning. FU mener, at omkostningen for afdelingen er for høj pr. deltager, og at dette ikke kan forsvares overfor øvrige beboere.
Der var en debat omkring, hvad rimelige brugerbetaling og tidsfrister for udmelding om pris er. Og hvad konsekvenserne af en stigning i billetprisen pr. deltager vil være i forhold til tilmelding.
Udvalget mener, at en ændring af priser og feriemulighed for beboerne først kan træde i kraft fra næste år.
LE vil have taget til særstandpunkt, at hun mener, kolonien er for dyr for afdelingen i forhold til deltagernes egenbetaling og andel af de boligsociale midler.
Det vil formodentlig være en mulighed til næste år, for at bruge en del af midlerne fra gen- brugsbutikken til kolonierne.
BHJ vil gerne have taget til særstandpunkt, at hun forholder sig neutral til prissætningen.
Beslutning:
Bestyrelsen indgår et kompromis om priserne:
Voksen og børn over 13 år på familietur: 800 kr.
Store børn på familietur: 650 kr.
Små børn på familietur: 350 kr.
Voksentur: 1.500 kr.
Bestyrelsen beslutter, at økonomien for feriekolonierne i 2023 skal behandles af bestyrelsen til efteråret.
Der har været afholdt affaldsindsamling i Grantoften lørdag d. 2. april. Der blev samlet en del skrald ved skolen. I Grantoftens eget område var der ikke meget skrald.
Fællesspisningen er startet op, og det går godt, men køkkenfaciliteterne i selskabslokalerne sætter en begrænsning på antallet af deltagere.
2.5 Informationsudvalget
Orientering:
FU har godkendt udvalgets ønske om at ny PC. Der er problemer med installationer på den gamle, og den bliver alt for varm. Printeren er endelig blevet lavet.
Beboerbladet for april er sendt til godkendelse af bestyrelsen. Vil gå i trykken herefter.
3.0 AFDELINGSBESTYRELSENS PROJEKTOVERSIGT
Orientering om mødet onsdag mellem DAB og BAB. JH og LE og Hagen fra BaB har været til møde med Pia, Jacob, Henrik og Kris fra DAB. Der blev snakket projekter for hele BaB og ikke kun Grantoften og lavet en samlet projektoversigt.
LE har indkaldt til møde om generel standard for ordensreglementer og råderetskatalog for alle afdelinger.
4. FLYTNING AF BEBOERHUS/EJENDOMSKONTOR
LE har talt med KKG i går og gik efterfølgende med Jeannie og Flemming over for at se, hvilke vægge det er, der skal væltes. LE sender liste til KKG med øvrige ønsker. Der sættes loft- plader op og skabe osv. som aftalt. LE satser på, at beboerhuset står klar omkring 1. maj.
Der var en debat om forskellige aspekter af sagen.
5. KANDIDATER TIL BAB’S BESTYRELSE, DAB REPRÆSENTANTSKAB OG BL’S 9. KREDS
Der er valghandling til bestyrelsesmøde i maj 2022.
Det endelig valg er til Repræsentantmødet i BAB den 08. juni 2022.
Nedenfor oversigten over, hvem der er på valg, og hvad der skal vælges til maj:
A) Kan bestyrelsen blive enige om at indstille 2 kandidater til BaB’s bestyrelse
Valgt på BaB’s repræsentantskabsmøde 31. maj 2021 er følgende valgt:
| Udpeget: | Udpeget til: | ||
| Lisbeth Elfort | 2022 | Personlig suppleant: | |
| Sanne Magaard | 2023 | Personlig suppleant: | Malene Malta-Andersen |
| Rasmus Garder | 2022 | Personlig suppleant: | Jeannie Stjernesø |
| Lis Braaten | 2023 | Personlig suppleant: | Karina Priis Lemke |
B) Kan bestyrelsen blive enige om at indstille 5 kandidater til DAB’s repræsentantskab?
Valgt på BaB’s repræsentantskabsmøde 31. maj 2021
| Udpeget: | Udpeget til: |
| Lisbeth Elfort | 2022 |
| Sanne Magaard | 2022 |
| Jeannie Stjernesø | 2022 |
| Malene Malta-Andersen | 2022 |
| Karina Priis Lemke | 2022 |
Der skal ikke vælges suppleanter grundet fuldmagtsmuligheden. Fuldmagter er allerede ud- sendt og kan udfyldes.
c) Kan bestyrelsen blive enige om at indstille 4 medlemmer til BL’s 9 kreds repræsentantskab?
Valgt på BaB’s repræsentantskabsmøde 31. maj 2021
| Udpeget: | Udpeget til: |
| Sanne Magaard | Juni 2022 |
| Lisbeth Elfort | Juni 2022 |
| Lis Braaten | Juni 2022 |
Som suppleanter: (Ikke personlige) Belinda & Karina
Det undersøges, om LE tæller med i de 4 medlemmer efter hun er valg ind i repræsentantskabet – se punkt 2.1.
6. AFDELINGSMØDE VEDR. LADESTANDERE 19. MAJ 2021
Bestyrelsen besluttede på seminaret vedr. ladestandere og parkering, at afholde et ekstraordinært afdelingsmøde d. 19. maj 2022, hvor beboerne skal præsenteres for bestyrelsens forslag til valg af leverandører og opstilling af ladestandere.
7. EVENTUELT
SH vil gerne have noteret, at han havde indkaldt til ekstraordinært bestyrelsesmøde i dag kl. 18 inden det ordinære møde. Der kom 7 afbud.
SH havde sendt punkter til dagsorden, men de er ved en fejl ikke kommet med. LE beklager. Det ene punkt var vedr. fuldmagter til afstemning til afdelingsmøder. LE orienterede om, at det står i BaB’s vedtægter §10, at der ikke stemmes med fuldmagter i BaB. Fuldmagter var kun en mulighed under særloven, da der var corona.
Vedr. afdelingsmøde – der vil være en dirigent fra DAB, og HC vil tage referat. Det undersøges, om der kan sendes direkte fra afdelingsmødet – dog uden mulighed for at stille spørgsmål digitalt. Elektronisk afstemning er ikke en mulighed hverken juridisk i forhold til overholdelse af gældende regler i beboerdemokratiet + der endnu ikke er it-system, der kan håndtere proces- sen herunder identifikation af stemmeberettigede.
8.0 AFDELINGSBESTYRELSENS KONTORTID TORSDAG D. 7/4 2022
Der var 3 henvendelser.
Den åbne del af mødet sluttede kl. 21.40.
