Referat af afdelingsbestyrelsesmøde torsdag d. 2. juni 2022
Referat af afdelingsbestyrelsesmøde torsdag d. 2. juni 2022 kl. 19.00 til 22.00
Mødet blev holdt i Dybet.
| Afdelingsbestyrelsen: | Lisbeth Elfort (LE) | (Formand) |
| (Næstformand) | ||
| Belinda Hinz-Jacobsen (BHJ) | ||
| Irene Hansen (IH) | ||
| Jeannie Stjernesø (JS) | ||
| Palle Jacobsen (PJ) | ||
| Serhat Kücükkart (SK) | ||
| Malene Andersen (MA) | ||
| Sanne Magaard (SM) | ||
| Heidi Bach (HB) | ||
| Karina Priis Lemke (KPL) | ||
| Referent : | Irene Hansen (IH) | |
| Ordstyrer: | Palle Jacobsen (PJ) | |
| Afbud: | John Jacobsen (JJ) |
1.0 Godkendelse af referater
Godkendelse af referat fra den 05. maj.2022: Godkendt af flertal
Godkendelse af referat fra den 12. maj.2022: Godkendt af flertal. SK kommenterede kort på emnet Facebook.
Godkendelse af referat fra den 19. maj.2022: Godkendt af flertal.
Belinda vil gerne have taget til referat, at hun ikke godkender nogen af referaterne, men det vil tage for lang tid at forklare hvorfor.
2.0 ORIENTERING/MEDDELELSER/BESLUTNINGER.
2.1 Ledelsen
Ved ejendomsleder Flemming Hjorth:
Orientering
FHJ orienterede kort om, at han er ved at danne sig et overblik over, hvem og hvordan medarbejderne er, og hvordan hele materielsituationen er i Grantoften. FHJ vil gerne arbejde med at motivere medarbejderne, og arbejde både ud fra, hvad medarbejderne kan, og hvad de gerne vil. Motiverede og glade medarbejdere skaber en god og effektiv arbejdsplads. FHJ udarbejder sammen med KKG en plan for, hvordan driften arbejder fremadrettet – måden vi arbejder på og struktur/snitflader i forhold til alle kontakter.
I forhold til ad-hoc opgaver vil FHJ nogle gange arbejde med specialist teams, hvor medarbejdere dedikeres opgaven for så efterfølgende at vende tilbage til sædvanlige arbejdsopgaver.
FHJ har opstartet faste møder med Miljø- og teknikudvalget hver 14. dag.
Angående rygning på arbejdspladsen følger Grantoften gældende regler og har en interesse i at blive en røgfri arbejdsplads. Der vil bl.a. blive kikket på at tilbyde medarbejderne rygestop-kurser. (SK har stillet et forslag til repræsentantskabsmødet i BAB den 08. juni.2022 om rygning på arbejdspladsen, og det var dette spørgsmål som FHJ svarede SK på.)
2.2 Forretningsudvalget/Formanden
Vedr. næstformandsposten
John Hansen har trukket sig som næstformand. Bestyrelsen kan beslutte at fortsætte frem til afdelingsmødet i august uden næstformand eller konstituere en næstformand fra bestyrelsen midlertidigt – dog skal der evt. dispensation til i forhold til forretningsordenen.
Beslutning:
Med en blank stemme og resten for, beslutter bestyrelsen at give dispensation i forhold til forretningsordenen, og således konstituere sig med Palle Jacobsen som næstformand frem til afdelingsmødet, hvor et nyt valg af næstformand skal foretages af beboerne.
Orientering:
Orientering fra BL: Der har været afholdt Landsmøde i forbindelse med valg af ny formand for BL, da den nuværende Palle Adamsen ønskede at træde tilbage. Vælgermøder er afholdt i København/Kolding og Aalborg. Den nye formand Allan Werge blev valgt med stort flertal.
Orientering fra BAB-bestyrelsesmøde: Nye arbejdstider for de ansatte, da der har været fremsat et ønske om ændrede arbejdstider fra de ansatte selv. Forslaget skal godkendes af de 3 fagforeninger, som repræsenterer medarbejderne.
Der har været en problematik omkring ansættelseskontrakter til rengøringspersonalet, men efter forhandlinger mellem DAB og 3F er der nu bragt orden i dette.
Orientering om Whisleblowerordning.
Ensrettede råderetskataloger: Det har været en del udfordringer i forbindelse med fra-/indflytninger i alle afdelinger. Så der var enighed om, at formændene for alle afdelinger skal indkaldes til et møde, for at se om, vi kan ensrette disse kataloger for hele BAB. Dette vil også gøre det nemmere for ejendomskontoret ved ind-/udflytninger. Men så ved de beboere, der har fået anvist boligen også, hvad der er i boligen, når de flytter ind.
Der har været nogle sager, hvor indflytter har været ude og se på lejemålet og sagt ja tak. Men når de så flytter ind, er fx udestuen/carporten eller terrassen blevet pillet ned, da den ikke var lovligt opført eller ikke vedligeholdt ordentlig. Mødet bliver afholdt den 01.08.2022.
Ny Pulje til sikkerhedsdøre: Ved afdelingsmødet i september 2021 blev dette emne taget op. Ejendomskontoret er ved at finde ud af, hvad nye sikkerhedsdøre kommer til at koste. Dernæst bliver der omdelt en seddel, hvor beboerne kan tilmelde, sig hvis de er interesserede.
Ny Pulje til køkkener: KVIK tilbyder en ekstra køkkenpulje (228 blev lukket i sidste pulje) på 50 køkkener til gammel pris. En ny køkkenpulje vil have en prisstigning, hvorfor den vil skulle godkendes af afdelingsmødet og kommunen. Ejendomskontoret har info om evt. venteliste. Vi håber, information om dette kan sendes ud sammen med sedlen om sikkerhedsdøre.
Møde med Ballerup Kommune: LE har inviteret til møde i BaB regi med kommunen vedr. sociale udfordringer i Grantoften. LMP deltager også i møde som repræsentant for kontoret.
2.3 Miljø- og teknikudvalg
Rottebekæmpelse:
Der er blevet opsat rotteplakater i området. Der skal helst ikke være dyr i haverne.
Grantoften arbejder sammen med Mortalin og Ballerup Kommune om rottebekæmpelse, og overholder alle frister og krav vedr. rottesikringstiltag.
Møderække med Flemming Hjorth:
Afholdes nu hver 14. dag.
Blomsterkummer:
De store blomsterkummer er i gang med at blive fyldt med sommerblomster.
Punkter fra teknik- og miljøudvalgsmødet den 30.maj.2022:
Maskinhal – der arbejdes på det sidste med porten.
Der afholdes møde med legepladsrepræsentanter.
Udestuer i GP – der kikkes på procedure i forbindelse med fraflytning.
Der ses på markiser til Platanbuen. Der er talt om etablering af lukkede altaner via råderetten.
Der arbejdes stadig på skure til elscootere. Evt. i komposit.
Petanqueklubben har indkøbt pissoir. Evt. opsætning af læhegn.
Der opsættes læhegn ved hundegården ved GP
2.4 Beboerhusudvalget
Orientering:
SK orienterede om, at han ikke mener, han som formand skal være med til alt udvalgsarbejdet, men han vil gerne orienteres mere vedr. økonomi.
Der var en debat omkring samarbejdet i udvalget, som ikke funger godt. Ligeledes diskussion om referatskrivning fra udvalgsmøder.
Bøtøturene bliver gennemført. SK vil gerne have taget til referat, at han ikke kan stå inde for turene.
Omkring evt. afholdelse af loppemarked med salg af varer fra Genbrugsbutikken, oplyser SM, at nøglen er tilgængelig for dem, der vil så for dette. Varerne er pt. pakket ned.
2.5 Informationsudvalget
Orientering:
Der vil blive omdelt beboerblad inden sommerferien.
SK har overfor udvalget udtrykt kritik af udvalgets arbejde gennem året. Udvalget er ikke enige i dette.
Der arbejdes fremadrettet på, at der hver anden måned skal udkomme et beboerblad og hver anden måned et nyhedsbrev i samarbejde med ejendomskontoret.
3.0 FLYTNING AF BEBOERHUS/EJENDOMSKONTOR
Der mangler bl.a. nogle vægge og lofter i det gamle ejendomskontor, før det kan tages i brug som beboerhus.
Der er sat et nyt arkitektfirma på det gamle beboerhus (varmecentralen), da de tegninger til ombygningen, der er modtaget ikke kan godkendes.
LE har bedt KKG om en udførlig tidsplan - både for beboerhuset og for det nye ejendomskontor. LE afventer stadigvæk svar.
Henvendelse fra porcelænsklubben:
Porcelænsklubben vil gerne vide, hvorfor de ikke må være i det gamle beboerhus, da det jo ikke bruges.
Beslutning
Afstemning om porcelænsklubben må bruge lokalet i kælderen midlertidigt:
For: 5
I mod: 2
Blank: 2
Ikke afgivet stemme: 1
Porcelænsklubben må gerne bruge lokalet i kælderen midlertidigt til anden besked gives.
4.0 PUNKTER TIL AFDELINGSMØDET I AUGUST 2022
Der arbejdes bl.a. på følgende:
Forbud mod kaninhold eller lignende i haverne.
Tilladelse til at bygge træterrasser. De skal rottesikres ordentlig.
Miljø/teknik har nogle punkter de gerne vil drøfte i udvalget først, inden de fremlægges for be styrelsen.
5.0 AFHOLDELSE AF AFDELINGSMØDET I AUGUST 2022
FU vil indstille til at der bliver afholdt:
- Bestyrelsesmøde den 09. august.2022
- Afdelingsmødet torsdag den 18. august. 2022
- Konstituerende møde den 01. september.2022
Datoerne er efterfølgende rettet til:
- Budgetmøde d. 09. august.2022
- Bestyrelsesmøde d. 18. august.2022
- Afdelingsmøde d. 1. september 2022
- Konstituerende bestyrelsesmøde den 6. september 2022
- Kickstartkursus for nye bestyrelsesmedlemmer d. 7. september.2022
Omdeling af dagsorden:
Der vil blive omdelt en dagsorden med 4 ugers varsel torsdag d. 4. august 2022
Endelige dagsorden blive omdelt torsdag d. 25. august.2022
Indkomne forslag:
Indkomne forslag skal være afleveret til bestyrelsen eller ejendomskontoret mandag d. 15. August 2022 kl. 16.
På bestyrelsesmødet den 18. august vil de indkomne forslag blive gennemgået, og de vil blive rangordnet efter hvornår, de er blevet afleveret.
6.0 VELKOMSTPAKKE TIL DEN NYE BESTYRELSE
FU vil gerne indføre en ny procedure, som skal afholdes hvert år, når der er en ny bestyrelse, der træder sammen. Dette for at alle bliver orienteret om, hvad det vil sige at være medlem af afdelingsbestyrelsen, samt hvad vil det sige, at man har forskellige budgetformer.
Dette vil svare til det KICK-start-kursus som DAB afholder for nye medlemmer af afdelingsbestyrelser.
Inden mødet vil der blive udsendt informationsmateriale, man skal sætte sig ind i.
7.0 EVENTUELT
Der vil blive kikket på den nuværende vagtordning, og evt. et nyt vagtfirma.
Beslutning:
Med 9 stemmer for og 1 i mod har bestyrelsen et ønske om et nyt vagtfirma i Grantoften. Sagen overgår til nærmere behandling i driften.
