Referat af afdelingsbestyrelsesmøde torsdag d. 6/10 2022
Referat af afdelingsbestyrelsesmøde torsdag d. 6/10 2022 kl. 19.00 til 22.00.
Mødet blev holdt i Dybet.
| Afdelingsbestyrelsen: | Lisbeth Elfort (LE) | (Formand) |
| Irene Hansen (IH) | ||
| Sanne Magaard (SM) | ||
| Jeannie Stjernesø (JS) | ||
| John Jacobsen (JJ) | ||
| Heidi Bach (HB) | ||
| Heidi Andersen (HA) | ||
| Søren Jørgensen (SJ) | ||
| Kjeld Johansen (KJ) | ||
| Suppleanter: | Martin Jensen (MJ) | |
| Alex Petersen (AP) | ||
| Bettina Krogh (BK) | ||
| Referent: | Irene Hansen (IH) | |
| Lisbeth Elfort (LE) | ||
| Ordstyrer: | Sanne Magaard (SM) | |
| Afbud: | Malene Andersen (MA) | |
| Palle Jacobsen (PJ) | (Næstformand) |
1.0 ORIENTERING VED EJENDOMSLEDER FLEMMING HJORTH– KL. 19.00-19.45
Rotteproblematik: Dette er et kommunal anliggende, som vi alle betaler til over skatten. Derfor er kontrakten med Mortalin blevet opsagt, og vi skal fremover samarbejde mere med kommunen om problemet, og hvordan vi fa?r det løst i Grantoften. Rotteobservationer skal af beboerne anmeldes pa? Ballerup Kommunes hjemmeside og derefter til ejendoms- kontoret.
Ejendomskontoret vil skrive en vejledning til beboerne om proceduren. Vejledningen vil blive en del af et nyhedsbrev, som gerne skulle blive husstandsomdelt i november 2022.
Nyt fra ejendomsfunktionen:
Forbrug af el – driften er ved at lægge en plan for, hvordan der spares pa? energien, og at der ikke er tændt lys, na?r det ikke er nødvendigt. Der tændes lys i alle lygtepæle 1 gang om ma?- neden for at se, om alle pærer virker, eller nogen skal skiftes. Det overvejes, om nogen af ly- sene i omra?det kan slukkes, uden at beboerne vil føle sig utrygge ved at færdes i omra?det.
Udgifter i forbindelse med ind- og fraflytninger – Ejendomskontoret er ved at indføre et nyt system, sa? det evt. kan dokumenteres med videofilm, hvordan lejema?let ser ud ved indflyt- ninger og fraflytninger, sa? eventuelle uoverensstemmelser kan dokumenteres. Materialet gemmes ved indflytningsrapporten. FHJ skal undersøge de forventede a?rlige omkostninger ved denne ændring.
2.0 GODKENDELSE AF REFERATER.
Godkendelse af referat fra konstituerende bestyrelsesmøde 6. september 2022
Beslutning: Referatet er godkendt.
3.0 ORIENTERING/MEDDELELSER/BESLUTNINGER.
3.1 Selskabet
Orientering
Effektiv drift: Der er kommet et lovkrav til de almene boligselskaber, at man skal effektivisere driften med cirka 3% indenfor de næste 4 a?r. Selskabet er begyndt at kikke pa?, hvordan der kan effektiviseres indenfor de omra?der, driften dækker.
Helhedsplan for rækkehusene – I forbindelse med helhedsplanen, skal der laves nye badeværelser i GP. I de 2 udvalgte prøveboliger vil disse blive etableret, ligesom der vil blive sat mo- deller op af ny varmesystem. Der vil blive afholdt a?bent hus i prøveboligerne 2 dage i novem- ber fra kl. 16-18. Beboerne vil modtage husstandsomdelt invitation.
2. Forretningsudvalget/Formanden
Orientering:
Beslutninger om afholdelse af afdelingsmøder – mere under punkt 4.0.
Køkkenpulje, sikkerhedsdøre og forundersøgelse vedr. interesse for skure til elscootere. Der arbejdes pa? at lave en 3-trins-raket, hvor information til beboere sendes ud samtidigt. Der vil være ny proces/forretningsgang for puljerne.
Vagtfirma. Der indhentes 3 tilbud fra yderligere firmaer end nuværende. Derefter tages beslut- ning om vagtordning.
Sundhedscafe fra Ballerup Kommune – afslag pa? nuværende tidspunkt
Tøjindsamlingsorganisation – nej tak pa? nuværende tidspunkt.
3. Miljø- og teknikudvalg
Orientering:
Tilstand pa? gennemgangene mellem blokkene: Overgangene mellem blok 1 og 2 samt 2 og 3 trænger til reparation. Det vil koste omkring 0,5 mio. kr.
Beskæring af træer og buske pa? Platanbuen mod Q8 er ved at være færdig. Der skal sa?s græs, sættes lamper op og lægges kanter.
Ønske om fældning af træer ved og pa? byggelegeplads – Der bliver arrangeret et møde med Ballerup Kommune.
Ga?rdudvalg, puljer og møde – det blev pa? mødet i fora?ret besluttet, at der skal kigges pa?, hvor pengepuljen fordeles mellem blokke og ga?rde, og hvordan ansøgningsprocessen skal være i fremtiden. Dette arbejdes der stadig pa?.
Fuglealarm – bestyrelsen ønsker, at der skal laves en anden aftale med firmaet.
4. Beboerhusudvalget
Orientering:
Der arrangeres en tur til BonBon-Land i starten af eftera?rsferien. Der kommer til juletur til Malmø – mere information vil komme ud. Julebanko i Salen bliver lørdag d. 19. november.
Udvalget savner meget at have et beboerhus. FU orienterede om, at der presses pa? for at det sidste arbejde i forbindelse med ombygningen af det gamle hotel kan blive udført, sa? FU kan overdrage ”nøglerne” til udvalget.
Fællesspisning er startet op igen.
5. Informationsudvalget
Orientering:
Facebook – udvalget har oprettet en ny side, hvor udvalget informerer.
Beboerblad – der vil komme beboerblad og nyhedsbrev fra driften pa? skift hver anden ma?ned.
4. EKSTRAORDINÆRE AFDELINGSMØDER
FU og Byggegruppen har fastsat følgende datoer:
10. november 2022: Helhedsplan og ændring i ra?deretskatalog vedr. hegn
23. november 2022: Se lukket del
12. januar 2023: Ladestandere
5. GRANTOFTENS FORUM
FU har modtaget følgende ansøgninger:
Vestkirken til afholdelse af juleaften for enlige. FU godkender pa? betingelse af, at arrangementet afholdes i Grantoften og ikke i Hedega?rden.
Seniorgymnastik har ansøgt om tilskud til julefrokost. FU har givet afslag.
6. KU
Orientering fra møde i KU.
Der aftales møde mellem FU og KU d. 24. oktober kl. 19.00
Der vil blive aftalt en gennemgang af klubgangen med repræsentant fra KU, FU og FHJ.
Porcelænsklubbens adgang til det gamle beboerhus
Bestyrelsen har før sommeren besluttet, at porcelænsklubben godt ma?tte bruge deres gamle lokale i beboerhuset, da de ikke har kunne genhuses ligesom andre brugergrupper. Imidlertid kan dette ikke umiddelbar lade sig gøre, da ejendomsfunktionen benytter huset til andre opgaver i afdelingen, og der bl.a. forefindes ba?de materiale og papirer, der vedrører afdelingen, idet der arbejdes ud fra at bygningen, som besluttet, skal overga? til ejendomskontor.
Beslutning:
Der vil blive afholdt et ekstraordinært afdelingsmøde i november 2022, sa? her vil blandt andet porcelænsklubben blive informeret om fremtidens muligheder for lokaler.
7. UNDERSØGELSE OG INDKØB AF IT-UDSTYR TIL BESTYRELSEN
FU vil gerne undersøge og tale om behovet for pc’er/IPads til brug for bestyrelsesarbejdet. Spørgeskema er udsendt med indkaldelse.
Beslutning:
Der indkøbes pc’er til bestyrelsesmedlemmerne.
8. JULEGAVER TIL BESTYRELSE OG MEDARBEJDERE
FU har godkendt, at der igen i a?r gives julegaver til bestyrelse og medarbejdere efter samme model som i 2021.
9. KONTORTID
Der var 2 henvendelser i kontortiden vedr. belysning i hundega?rden ved blok 3 samt omkring liften ned til Salen, som tit er i stykker. Begge henvendelser er overdraget til Flemming Hjorth.
A?BEN DEL SLUTTEDE KL. 21.43
