Referat af ekstraordinært afdelingsmøde d. 21. april 2022
Referat Af Ekstraordinært Afdelingsmøde Afholdt Torsdag Den 21. April 2022 Kl. 19.00 I Grantoftecentrets Sal
Beslutningsreferat er indskrevet med fed skrift direkte under de enkelte dagsordenspunkter.
Lisbeth Elfort bød velkommen og præsenterede gæsterne til mødet, Hagen Ahlgren, næstformand Ballerup almennyttige Boligselskab, Line Mikkelsen, afdelingschef DAB, Anders Haugaard Jørgensen, bestyrelseskonsulent DAB og Henrik Christiansen, bestyrelseskonsulent DAB.
På mødet var der 109 husstande, svarende til 218 stemmer repræsenteret.
1. Valg af dirigent, referent og stemmeudvalg
Anders Haugaard Jørgensen fra DAB blev valgt som dirigent.
Anders konstaterede, at mødet var rettidigt indkaldt i forhold til vedtægterne.
Henrik Christiansen, DAB, blev valgt som referat.
Som stemmeudvalg blev flg. valgt:
| Navn | Adresse |
| Nukara Hansen | Grantofteparken 442 |
| Alice Rasmussen | Baltorpvej 265, 3, 2 |
| Conny Finne | Platanbuen 5 st. d. 2 |
| Vinnie Nørst | Baltorpvej 275, 5. 2 |
| Jacob Smedegård | Baltorpvej 253, st. 1 |
| Mette Henriksen | Baltorpvej 273, 1. 2 |
Anders gennemgik forretningsorden for afdelingsmødet, som forsamlingen godkendte.
2. Valg af næstformand frem til næste afdelingsmøde i august
Afdelingsmødet har tidligere besluttet, at formand og næstformand for afdelingsbestyrelsen vælges direkte på afdelingsmødet. På afdelingsmødet den 21. september 2021 blev Allan Hausmann valgt som næstformand frem til det ordinære afdelingsmøde i august 2022. Imidlertid har Allan valgt at udtræde af bestyrelsen, hvorfor der skal vælges ny næstformand frem til mødet i august 2022.
Bestyrelsen har efter Allans udtræden konstituerede sig med John Hansen som næstformand frem til førstkommende afdelingsmøde.
Et flertal i bestyrelsen vil gerne anbefale John Hansen som kandidat.
Alle myndige beboere kan stille op til næstformandsposten på mødet.
Følgende kandidaturer er allerede meldt:
John Hansen (pt. konstitueret næstformand)
Serhat Kücükkart
Heidi Andersen
Anders gennemgik kort procedure og ”spilleregler” for valgets gennemførelse. De 3 kandidater præsenterede sig og der var ikke andre kandidater til posten.
Kandidaterne fik 3 minutter til en kort præsentation og uddybning af deres visioner for afdelingen.
Der blev afholdt skriftlig afstemning med følgende stemmefordeling:
| Navn | Stemmer | Placering |
| John Hansen | 112 | 1 |
| Serhat Kücükkart | 65 | 2 |
| Heidi Andersen | 35 | 3 |
John Hansen er valgt som næstformand fra til førstkommende ordinære afdelingsmøde i august måned.
3. Orientering om varmeregnskab for 2020 v/ Line Mikkelsen, afdelingschef i DAB
Line Mikkelsen gennemgik grafer over varmeforbrug og prisen pr. KWh, som dokumentation for den fejl, som er opstået. Fejlen er afledt af en defekt måler, hvorfor skolen var pålignet en for stor andel af de samlede udgifter. Det havde medført, at de øvrige områder blev afregnet efter en for lav enhedspris. Fejlen har ført til, at der er større fokus på kontrol med måleraflæsningerne.
Line forklarede også, hvordan tilbagebetalingen for de enkelte beboere er beregnet ud fra de faktiske forbrug på varmefordelingsmålerne.
Der var ønske om en forklaring om, hvordan varmeanlægget i Grantoften er opbygget, for bedre at kunne forstå, hvordan fordelingen af udgifter foregår.
4. Orientering om regnskab for 2021
Regnskabet for 2021 udviser et overskud på 232.677 kr.
Overskuddet skyldes primært lavere udgifter til renovation end budgetteret, samt lavere udgifter til lønninger, da det i regnskabsperioden ikke har været muligt at genbesætte en række stillinger. Endelig er udgifterne til ”lån til forbedrings arbejder” mindre end budgetteret, men tilsvarende er lejeindtægterne også mindre end budgetteret. Det skyldes, at de nye boliger i det gamle hotel endnu ikke er færdige.
Det samlede regnskab, som endnu ikke er endelig godkendt af revisor, kan fås ved henvendelse til ejendomskontoret.
Henrik Christiansen gennemgik kort regnskabet.
Der var spørgsmål til bl.a. tab ved fraflytninger og kritik af finansieringen af materialegården. Henrik nævnte, at alle udgifter i forbindelse med materialegården, sådan som det også er redegjort for i nyhedsbrev fra afdelingsbestyrelsen, er godkendt af de kompetente organer. Endelig blev procedure for istandsættelse ved ind og udflytning flytning berørt.
Regnskabet blev taget til efterretning
5. Genbehandling af forslag stillet til afdelingsmødet i august vedr. klipning af hæk og brug af mandsskabstimer
På afdelingsmødet blev et forslag om hækkeklipning behandlet. Imidlertid blev hele forslaget ordlyd og konsekvenser ikke gengivet i dirigentens opsummering, hvorfor forslaget skal genbehandles.
Forslagets fulde ordlyd:
Forslag til afdelingsmødet den 2. september 2021
Afskaffelse af mandskabs timer til klipning af hækkene i rækkehusgårdene.
Beboerne bør selv klippe deres hæk udenfor hoveddøren, ligesom de skal klippe deres hæk i haven. Når man som beboer vælger at flytte ind i et rækkehus, ved man det kræver pasning af have samt hækkeklipning.
Hvis man som beboer bliver syg og ikke magter selv at klippe hækken, kan man lave en ordning, hvor den enkelte beboer kan ansøge kontoret og få klippet hækken, indtil anden bolig løsning er muligt.
De timer der bruges på at hækkene bliver klippet, kan man i stedet bruge på pasning af have stierne imellem rækkerne, for de ser ikke for kønne ud.
Hilsen Allan og Cherie Finne
Palle Jacobsen, formand for miljø og teknikudvalget, stillede et ændringsforslag, således at det er driften på kontoret, som bestemmer, hvordan arbejdsopgaverne skal prioriteres og den sparede tid ikke er fastlagt til have stier.
Ændringsforslaget ordlyd:
Afskaffelse af mandskabs timer til klipning af hækkene i rækkehusgårdene.
Beboerne bør selv klippe deres hæk udenfor hoveddøren, ligesom de skal klippe deres hæk i haven. Når man som beboer vælger at flytte ind i et rækkehus, ved man det kræver pasning af have samt hækkeklipning.
Hvis man som beboer bliver syg og ikke magter selv at klippe hækken, kan man lave en ordning, hvor den enkelte beboer kan ansøge kontoret og få klippet hækken, indtil anden bolig løsning er muligt.
Afdelingsmødet accepterede, ved håndsoprækning at ændringsforslaget blev behandlet først.
Ændringsforslaget blev vedtaget ved håndsoprækning.
6. Skure til elscootere ved højhuse
Afdelingsbestyrelsen orienterer status for forslag om parkerings & lade-muligheder for elscootere foran blokkene på Baltorpvej.
Lisbeth Elfort gennemgik kort afdelingsbestyrelsen foreløbige sonderinger og fortalte, at et oplæg, inklusiv økonomi, bliver fremlagt til mødet i august.
Der blev spurgt til muligheden for skure i rækkerne og på Platanbuen. Det blev også foreslået, at en placering på sydsiden af blokkene blev undersøgt. Endelig blev det påpeget, at der manglede parkeringsmuligheder for ladcykler.
Mødet afsluttet kl. 20.40
Henrik Christiansen
Referent
Lisbeth Elfort
Formand
Anders Haugaard Jørgensen
Dirigent
