Referat af ordinært afdelingsmøde afholdt torsdag den 1. september 2022
Referat af ordinært afdelingsmøde afholdt torsdag den 1. september 2022 kl. 19.00 I Grantoftecentrets sal
Referatet er indskrevet under de enkelte dagsordenspunkter med fed skrift. Tilstede var repræsentanter fra 111 boliger, samt Anders Haugaard Jørgensen og Henrik Christiansen fra DAB, og ved mødets start, ejendomsleder Flemming Hjort.
Formand Lisbeth Elfort bød velkommen og ejendomsleder Flemming Hjort præsenterede sig for forsamlingen.
1. Valg af dirigent
Anders Haugaard Jørgensen, bestyrelseskonsulent i DAB, blev valgt. Anders konstaterede at mødet var rettidigt indkaldt i henhold til vedtægterne og at mødet var beslutningsdygtigt.
2. Godkendelse af dagsorden
Afdelingsmødet godkendte dagsordenen.
3. Valg af stemmeudvalg
Mette Henriksen BV 273, Jakob Smedegård BV 253, Anette BV 245 og Henrik Christiansen, DAB.
4. Godkendelse af forretningsorden
Anders Haugaard Jørgensen gennemgik forretningsordenen for mødet.
Afdelingsmødet godkendte forretningsordenen.
5. Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning v/formanden
Lisbeth Elfort fremlagde beretningen. Beretningen er vedlagt referatet. Beretningen blev debatteret og taget til efterretning.
6. Godkendelse af budget 2023 (bilag 1 i indkaldelse)
Afdelingens budget medfører en huslejestigning på 1,99%. Sammendrag af budgettet er vedlagt. På sidste side af budgettet er en beskrivelse af de væsentligste ændringer. Det fulde budget kan fås ved henvendelse til ejendomskontoret Budgettet bliver gennemgået på mødet.
Henrik Christiansen gennemgik budgetforslaget, som medfører en huslejestigning på 1,99%. Afdelingsmødet godkendte budgettet.
7. Orientering om el-ladestandere til el- og hybridbiler
Afdelingsbestyrelsen er i dialog med 4 el-ladestander operatører om muligheden for at opsætte el-ladestandere til el- og hybridbiler i Grantoften. Afdelingsbestyrelsen mener, at etablering af el-ladestandere skal være uden omkostninger for afdelingen. Vi har modtaget konkrete tilbud fra 3 af firmaerne. Det er svært at sammenligne priserne for, hvad de beboere, som ønsker at benytte ladestanderne, skal betale. Samtidig har operatørerne meget forskellige muligheder for, hvordan man kan lade sin bil andre steder. Afdelingsbestyrelsen vil derfor indkalde til et separat afdelingsmøde, hvor vi kan tage stilling til:
- Skal der etableres el-ladestandere på nogle af afdelingens parkeringspladser?
- Hvis ja, hvilken el-ladestander operatør skal vi vælge?
Palle Jacobsen orienterede om afdelingsbestyrelsens arbejde med etablering af elladestandere. Redegørelsen blev debatteret og taget til efterretning.
8. Orientering om udfordringer i forbindelse med nyt ejendomskontor
Beboerne godkendte i 2021, at der etableres nyt ejendomskontor i det tidligere kulturhus.
Det var samtidig forventningen, at det kunne gøres meget billigt og derfor ikke ville have konsekvenser for huslejen. Det viser sig imidlertid, at krav til bl.a. lysindfald, ventilation og flugtveje gør det mere kompliceret end først antaget. Bestyrelsen er i dialog med en ekstern rådgiver om udformningen af nyt ejendomskontor. Når vi kender de konkrete opgaver og har et prisoverslag, indkaldes der til et nyt afdelingsmøde, som kan godkende dispositionerne. Indtil videre bliver kontoret derfor i pavillonerne.
Lisbeth Elfort redegjorde for udfordringerne og nævnte, at beboeraktiviteterne snart kunne starte i det tidligere ejendomskontor. Der var kritik af at aktiviteterne ikke var fortsat i kulturhuset, frem til de nye lokaler er klar. Palle Jacobsen redegjorde yderligere for udfordringerne med at indrette arbejdspladser i den tidligere varmecentral.
9. Indkomne forslag
a) Ladepladser til el scootere, ladepladser på sydsiden af blokkene
Ballerup Kommune har fortrudt, at beboers eldrevne scootere oplades i opgangene.
Forbuddet er udstedt med henvisning til krav fra brandmyndighederne. En beboer har tidligere spurgt om mulighed for at opsat skure til opladning i stedet.
Afdelingsbestyrelsen har fået udarbejdet et tilbud på opsætning af skure ved cykelstativerne ved blokke på Baltorpvej. Indkøb og etablering af skur fra Bauhaus koster ca. 58.700 kr. pr. stk. inkl. etablering af strøm og et skur har plads til 1 kabinescooter. Opsætning vil kræve byggetilladelse fra Ballerup Kommune. Skurene kræver løbende vedligeholdelse af afdelingen (maling). Derudover omkostninger til byggetilladelse, myndighedsbehandling mm.
Hvis finansieringen skal ske af brugerne vil det medføre det medføre en ekstra husleje opkrævning på omkring 550 kr. pr. måned pr. bruger. Dette vil være inkl. strøm.
Afdelingsbestyrelsen foreslår derfor, at der etableres et aflåst indhegnet område under svalegangene ved gavlene på sydsiden af blokkene. Adgang til indhegning og eltilslutning tænkes at sker via briksystem og forventes at kunne etableres med en brugerafgift på 75 til 100 kr. pr. måned.
Palle Jacobsen redegjorde for økonomien ved etablering af skure.
Afdelingsmødet godkendte, at bestyrelsen arbejder videre med en løsning på sydsiden af blokkene. Forslaget fremsættes på et senere afdelingsmøde.
b) Henstilling om, at der ikke holdes levende dyr i haver i Grantofteparken, en tilføjelse til ordensreglementet.
Afdelingsbestyrelsen forslår, at det i ordensreglementet henstilles til, at der ikke holdes levende dyre i haverne i Grantofteparken, da dyrene, kaniner, o.l. – og fodring af disse –
kan tiltrække rotter.
”Det henstilles til, at der ikke holdes levende dyrehold i haverne. Dette gælder for alle typer dyr – kaniner, høns, marsvin, slanger osv. ”
Lisbeth Elfort nævnte, at der er tale om en henstilling, som tilføjes ordensreglementet. Forslaget blev godkendt med stort flertal ved håndsoprækning.
c) Henstilling om, at der ikke fodres vilde dyr i haver i Grantofteparken, en tilføjelse til ordensreglementet.
Afdelingsbestyrelsen forslår, at det i ordensreglementet henstilles til ikke at fodre vilde dyr, dvs. fugle, pindsvin, vildkatte, ræve og lignende, i haverne i Grantofteparken, da fordring kan tiltrække rotter.
Det blev nævnt, at affaldsbure i legegaden, f.eks. til metalaffald ikke havde låg på.
Palle Jacobsen opfordrede til at holde god hygiejne, især omkring affaldsbeholderne til madaffald.
Forslaget blev godkendt med stort flertal ved håndsoprækning.
Efterskrift: Rotter skal anmeldes til Ballerup Kommune på www.ballerup.dk og gerne samtidig til ejendomskontoret.
10. Valg af næstformand for afdelingsbestyrelsen. Vælges for 2 år.
Afdelingsmødet har tidligere vedtaget, at både formand og næstformand for afdelingsbestyrelsen vælges direkte på afdelingsmødet.
Et flertal af afdelingsbestyrelsen indstiller Palle Jacobsen som næstformand.
Serhat Kücükkart og Palle Jacobsen stillede op. Ved skriftlig afstemning fik Palle 183 stemmer, og Serhat 20 stemmer, 1 stemte blankt. Palle Jacobsen er valgt som næstformand for 2 år.
11. Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen
Afdelingsbestyrelsen består i dag af følgende medlemmer: Lisbeth Elfort (formand), Palle Jacobsen, Irene Hansen, Malene Malta Andersen, Sanne Magaard, Jeannie Stjernesø, John Jacobsen, Serhar Kücükkart, Heidi Bak og Karina Priis Lemke, da John Hansen og Belinda Hintz-Jacobsen har trukket sig fra bestyrelsen.
På valg er Jeannie Stjernesø, John Jacobsen, Serhat Kücükkart og Karina Priis Lemke, som alle modtager genvalg.
Da afdelingsmødet tidligere har besluttet, at formand og næstformand skal vælges direkte på afdelingsmødet, skal der vælges 1 næstformand (punkt 9) og efterfølgende 5 medlemmer til afdelingsbestyrelsen - 4 for en 2-årig periode og 1 for en 1-årig periode.
Såfremt der under punkt 9 er valgt en næstformand blandt de siddende bestyrelsesmedlemmer, skal der vælges 6 medlemmer for at gøre bestyrelsen fuldtallig på 11.
Der var usikkerhed om, hvorvidt Karina Priis Lemke, som ikke var til steder, selv havde tilkendegivet, at hun modtog genvalg. Serhat Kücükkart meddelte på mødet, at han ikke genopstillede.
Følgende kandidater opstillede: Jeannie Stjernesø, John Jacobsen, Heidi Andersen, Martin Jensen, Søren Jørgensen og Kjeld Johansen.
Ved skriftlig afstemning blev følgende valgt for 2 år: Jeannie Stjernesø 161 stemmer, John Jacobsen 159 stemmer, Kjeld Johansen 81 stemmer og Heidi Andersen 78 stemmer. Valgt for 1 år: Søren Jørgensen 57 stemmer og Martin Jensen 14 stemmer.
12. Valg suppleanter til afdelingsbestyrelsen
Valg af 3 suppleanter.
Alex Pedersen og Bettina Krog opstillede. Ved lodtrækning blev Alex 1. suppleant.
Efterskrift: Desværre var der en fejl i dagsordenen, således at der blev valgt et bestyrelsesmedlem for meget, således at der er valgt 12 medlemmer til en bestyrelse, som kun skal bestå af 11. Afdelingsbestyrelsen har i mindelighed aftalt at Martin, som fik færrest stemmer ved afstemningen som afgjorde udtrædelsestidspunktet på hhv. 1 & 2 år, udtræder og er første suppleant. De 2 øvrige suppleanter, hvis rækkefølge blev bestemt ved lodtrækning, har indvilget i at blive hhv. 2. & 3. suppleant.
Denne fremgangsmåde er valgt, da der ikke var kampvalg til posterne, men alle kandidater som opstillede blev valgt. Afstemningen havde kun til formål at afgøre medlemmernes afgangsorden.
13. Eventuelt
Intet at referere
Mødet afsluttede kl. 22.00
Referat Henrik Christiansen.
Afdelingsbestyrelsens Beretning.
Indledning:
Så er der gået endnu et år, og heldigvis kan vi igen samles fysisk til et ordinært afdelingsmøde. Vi har i afdelingen haft et travlt år, hvor vi er ved at igangsætte mange projekter, der både skal forny, modernisere og effektivisere Grantoften. Vi har – trods samarbejdsproblemer i bestyrelsen – forsøgt at tage de bedste beslutninger – økonomisk, byggeteknisk og beboersocialt for Grantoften og for jer beboere.
Jeg vil her informere om nogle af vores projekter:
De nye lejligheder.
Så er det gamle hotel endelig bygget om, og vi har fået 9 nye boliger og 4 gæsteværelser.
Det har taget sin tid og med mange ”bump” på vejen, men nu er vi endelig ved at være ved vejs ende, og de mangler kun at blive godkendt til beboelse af Ballerup Kommune. Når det er sket, vil lejlighederne blive lejet ud på samme vilkår som alle vores andre boliger.
Udfordringer med Rotter.
Dette problem kæmper vi stadigvæk med. Eksperterne har fundet ud af, at det er overfladerotter, som der er tale om her, så de kommer ikke fra vores kloaksystem.
Ejendomskontoret kæmper sammen med skadedyrsfirmaet Mortalin om at inddæmme de muligheder, der er for føde i blandt andet vores haver og i vores områder rundt omkring i bebyggelsen. Så derfor er det vigtig, at I pakker jeres affald ind og smider det i de rigtige containere og ikke på jorden rundt omkring dem. Eller andre steder i vores område.
Samt så er det vigtig, at beboere i Grantofteparken, der gerne vil lave en nye terrasse, rottesikrer den efter de forskrifter, der udleveres på ejendomskontoret, når man søger om at anlæggelsen. Ellers kan rotterne tage bopæl under terrassen.
Afdelingsbestyrelsen stiller i dag 2 forslag, hvor vi i det ene henstiller til, at I ikke fodrer fugle i jeres have, da rester af brød eller korn fra foderbræt eller smidt på græsset kan være med til, at rotterne kan samle føde ind. Vilde katte bør heller ikke fodres udenfor.
I det andet forslag henstiller vi til, at I ikke holder levende dyrehold i haverne, som fx kaniner, da deres foder og vand også er en god kilde til foder for rotterne.
Vi er derudover i dialog med Ballerup Kommune omkring byggelegepladsens dyrehold, og det er positivt at de også gøre noget for at minimerer føden for rotterne.
Det er vigtigt, at I anmelder til Ballerup Kommune, når I observerer rotter i bebyggelsen, så vi kan tage det i opløbet. For gør vi alle bare en lille del, så hjælper det i det store billede.
Markiser til Platanbuen.
På et afdelingsmøde blev der vedtaget, at beboerne i Platanbuen gerne må opsætte markiser på sin altan eller i haven, og dette skal betales tilbage over råderetten.
Der er blevet undersøgt, hvad det vil koste at sætte disse markiser op. Det bliver en bekostelig affære, som nok bliver for dyr for beboerne i Plantanbuen at bekoste alene.
Derfor er der nogle i afdelingsbestyrelsen, der har arbejdet med at finde alternativer til disse markiser. Vi er i gang md at finde ud af, hvad det vil koste at lukke altanerne af, ligesom man har gjort på højhusene. Samt en anden løsning til de lejligheder der ligger i stuen. Dette gør vi både for at beskytte vores bygningsmasse, men også for at beboerne kan benytte altanen hele året rundt, ligesom man gør i højhusene.
Vi vil i løbet af efteråret gå i dialog med beboerne i Platanbuen, og der vil blive indkaldt til et ekstraordinært afdelingsmøde, hvor bestyrelsen vil præsentere forslaget samt økonomien bag dette. Så det glæder vi os til.
Blok- og gårdrepræsentanter
Ved det årlige møde med blok – og gårdrepræsentanterne var der et ønske om at afdelingsbestyrelsen kigger på:
- Den fordelingsnøgle, der ligger bag økonomien.
- Hvordan kan man lave ansøgningsprocessen, så den bedre passer til det behov, som der er i dag.
- Samt et ønske om en anden slags sand, end den der bliver brugt i sandkasserne i dag.
Alle disse punkter har bestyrelsen taget til sig, og i efteråret vil Miljø- og teknikudvalget kigge på dette og indkalde til et nyt møde efterfølgende.
Nye dørtelefoner.
Der har været et forsøg med nye dørtelefoner i 2 opgange i Højhusene.
Disse opgange blev udvalgt, fordi det var her, der var flest reparationer på anlæggene og mest slitage.
De tilbagemeldinger, der er kommet fra beboerne, er, at de er meget tilfredse med selve dørtelefonen, og bestyrelsen vil arbejde på at vi får skiftet resten af dørtelefonerne i højhusene ud til samme model som prøvemodellen.
Så er der også Platanbuens dørtelefoner, som har en del år på bagen. Ejendomskontoret er ved at finde en løsning på dette, da man her skal have en anden type dørtelefon end dem i højhusene. Men det vil Miljø – og teknikudvalget arbejde på her i efteråret.
Alting koster dog penge. Vi har sat beløb af i langtidsbudgettet. Men vores ejendomsleder arbejder på at finde en løsning, så det ikke tager 25 år at skifte alle ud til en nyere model.
For så ender det jo med, at de første skal have skiftet igen.
Ladestandere.
Vi skal have ladestandere i Grantoften, og vi har holdt mange møder og været i dialog med forskellige leverandører i løbet af året. Det er komplekst at løse i en almen boligafdeling, hvor vi i forvejen oplever, at der ikke er parkeringspladser nok.
Bestyrelsen arbejder på at, det kun er vores egne beboere, der kan kunne bruge den valgte løsning. Så der skal ikke være en offentlig APP, hvor alle kan komme ind og lade deres biler op i Grantoften.
Vi vil fortælle mere, når vi kommer til dagsordens punkt 7.
Helhedsplan
Byggeudvalget er godt i gang med at behandle de forskellige trin i helhedsplanen. Vi har lige sendt nyhedsbrev nr. 3 ud, og vi glæder os til her i efteråret at kunne invitere jer på besøg i prøveboligerne.
Men dette punkt vil der også blive informeret om senere i aften, ligesom med ladestandere.
Forbyggende møder med Socialudvalget på Ballerup Kommune.
Bestyrelsens forretningsudvalg har sammen med ejendomskontoret afholdt et møde med medlemmerne fra socialudvalget. Dette dels for at forebygge og sikre en tryg hverdag for alle vores beboere – jer, der bor her nu, men også fremtidens beboere, og dels for at undgå nogle af de beboersociale udfordringer, vi står med i dag. Vi skal alle være her og have det godt med hinanden – selv om vi er flyttet til Grantoften uagtet, hvordan man har fået anvist bolig i Grantoften. Vi kikker også på, hvordan vi kan få vores ældre beboere til at blive længere i deres egne bolig.
Det var et positivt møde og det er aftalt, at der skal være møder 2 gange om året.
Beboerhus og Ejendomskontor.
Disse punkter vil der komme mere om efter denne beretning.
Fremtiden for Grantoften.
En af de store emner i det næste bestyrelsesår, skal være hvordan at vi stadigvæk gør det attraktivt at bo i Grantoften, samt hvad skal vi tilbyde vores beboere af aktiviteter.
Hvordan bevarer vi vores boligmasse, så den er så tidssvarende og moderne, som den kan være, men stadigvæk også være en ældre bebyggelse med charme, hvor alle aldersgrupper kan lide at bo.
Det glæder vi os til at gå i gang med og præsentere jer for senere i 2023.
Afslutning:
Der var lidt om det, vi arbejder med. Ingen af os kender fremtiden. Vi ved, at vi ser frem til en vinter med høje energipriser, stigende inflation, muligvis forsinkelse i materialelevering og håndværkerfirmaer, der kan blive ramt af udviklingen. Vi ved også, at det bliver dyrere for os alle sammen at være forbrugere, og at vi kommer til at skulle spare på mange områder.
Vi vil i bestyrelsen forsøge at navigere bedst muligt i denne komplekse samfundssituation inden for de opgaver, vi I bestyrelsen har mulighed for at løse eller påvirke.
Der er i aften valg til bestyrelsen. Jeg håber, at jer, der stiller op, har lyst til at sætte jer ind i almennyttig boligpolitik. Det vil være dejligt, hvis der blandt jer beboere, er nogen der måske har erfaring fra boligområdet, fra projektarbejde eller andet bestyrelsesarbejde, og som kan have lyst til at deltage i og bidrage til bestyrelsesarbejdet i Grantoften.
Til sidst vil jeg ønske os alle et fortsat godt og konstruktivt møde.
Lisbeth Elfort
Formand
