Referat af afdelingsbestyrelsesmøde torsdag d. 3/11 2022 (OPDATERET)

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde torsdag d. 3/11 2022 kl. 19.00 til 22.00
Mødet blev holdt i Dybet

Opdateret december 2022 med note til punkt 7.0

Afdelingsbestyrelsen:	Lisbeth Elfort (LE)	(Formand)
	Palle Jacobsen (PJ)	(Næstformand)
	Irene Hansen (IH)
	Sanne Magaard (SM)
	Jeannie Stjernesø (JS)
	Malene Andersen (MA)
	Heidi Bach (HB)
	Heidi Andersen (HA)
	Søren Jørgensen (SJ)
	Kjeld Johansen (KJ)
Suppleanter:	Martin Jensen (MJ)
	Alex Petersen (AP)
	Bettina Krogh (BK)
Referent:	Irene Hansen (IH)
	Lisbeth Elfort (LE)
Ordstyrer:	Palle Jacobsen (PJ)
Afbud:	John Jacobsen (JJ)

1.0 ORIENTERING VED EJENDOMSLEDER FLEMMING HJORTH– KL. 19.00-19.45

Afdelingen har indkøbt en ny Multi One minilæsser, da den gamle var nedslidt, og samtidigt meget forurenende. Der er også indkøbt redskabslift. I maskinhallen er der lagt dræn, og udsugning bliver installeret, så materialegården er klar til vinter.

Vask af baldakiner i GP er overstået. Der er ryddet op i bedet mellem tanken og Platanbuen. Det vil blive sat lamper og plantet græs.

Der er indimellem udfordringer med affaldssortering i GP, da der ikke er containere nok. Ved spidsbelastninger, skal gårdmændene foretage ekstra tømninger. Der er fokus på problemet.

Lån af bomnøgler kan ske på ejendomskontoret ved betaling af depositum på kr. 500.

Personalet har været på teamdag til Middelgrundsfortet. 24 medarbejdere var afsted. På Middelgrundsfortet blev der løst forskellige opgaver i grupper for at styrke samarbejdet og kendskabet til hinanden.

2.0 GODKENDELSE AF REFERATER.

Godkendelse af referat fra afdelingsbestyrelsesmøde 6. oktober 2022
Beslutning: Referatet er godkendt.

3.0 ORIENTERING/MEDDELELSER/BESLUTNINGER.

3.1 Selskabet

Orientering Der har været holdt møde vedr. fastholdelse af medarbejdere. Selskabet ønsker, at medarbejderne kommer med input.

3.2 Forretningsudvalget/Formanden

Orientering:
En beboer har henvendt sig til kontoret om, at vedkommendes hund er blevet skambidt af en anden hund i afdelingen. Beboeren blev henvist til DAB og til politiet. Det undersøges, hvordan afdelingen juridisk er stillet, hvis hunde gentagne gange opfører sig problematisk.

Der vil i Beboerbladet blive skrevet om energispareråd fra DAB. Det er dog vigtigt, at der ikke slukkes for varmen i vores lejligheder, så de bliver misligholdt, og der opstår problemer med skimmelsvamp.

Beboere i Platanbuen føler sig stadig chikaneret af unge mennesker. Det undersøges, om der kan iværksættes flere tryghedsskabende tiltag f.eks. lys i buen, bump og videoovervågning. Beboerne er ikke trygge ved at ringe til politiet. Der er tidligere husstandsomdelt et brev med kontakttelefonnumre til både politi og SSP. Brevet bør muligvis omdeles igen.

DR kommer og optager i Grantoften fra 14/11 til 17/11.

Der har blandt beboere været en debat på Facebook omkring hundeposer, og at de ikke længere skulle være gratis for beboerne. Dette er ikke tilfældet – der er stadig hundeposer i stativerne i området, som hundeejerne kan bruge, når hundenes efterladenskaber skal samles op. Der har desværre været et overforbrug af de poser, der har været placeret udenfor ejendomskontoret, og poserne har være brugt til mange andre ting. Ejendomskontoret undersøger, om hundeposerne kan indkøbes billigere. Det overvejes, om der igen skal kikkes på hunderegistrering og betaling.

Bestyrelsen har modtaget til tilbud/forslag fra fødevarebanken, som beboerhuset vil kikke nærmere på.

FU foreslår, at der afholdes bestyrelsesseminar i februar
Beslutning: Seminardato aftales til 4. februar 2022

Juletræsudvalget og FU vil gerne ansøge Grantoftens Forum om tilskud på kr. 40.000 til afholdelse af juletræsfesten d. 3. december.
Beslutning: Bestyrelsen godkender ansøgningen.

3.3 Miljø- og teknikudvalg

Orientering:
Trapper op til gryden ved containerpladsen trænger til at blive lavet, og trappen ved fodboldklubben er heller ikke god. Udvalget anbefaler, at den ved containerpladsen bliver lavet, og at den ved fodboldklubben nedlægges, og at der i stedet for bliver adgang fra kælkebakken.

Brandveje. Vi bestemmer ikke over brandveje, men måske kunne man sætte nogle pullerter op ved gård 1

Besparelser på lys i yderområder. Udvalget ønsker ikke, at der skal skæres ned på lyset nogen steder, da afdelingen både har solceller og led lys. Der kunne kikkes på, hvem der er ansvarlig for at slukke lys i bygninger og institutioner.

Håndværkerfirmaer. Udvalget ønsker, at bestemte firmaer ikke skal arbejde i Grantoften.

3.4 Beboerhusudvalget

Orientering:
Fællesspisning: Danmark spiser sammen er i uge 45 d. 8. november. Det afholdes, som det plejer.
Juleturen til Malmø blev hurtigt udsolgt.
Turen til BonBon Land var også en stor succes.
Halloween gik ligeledes godt. Der kan bruges flere frivillige til oprydning.

3.5 Informationsudvalget

Orientering:
Udvalget har ikke haft mulighed for at udarbejde et nyhedsbrev pga. manglende information.

Udvalget overtager driften af kopimaskinen for at sikre, at der altid er toner til store printopgaver.

4.0 EKSTRAORDINÆRE AFDELINGSMØDER

Indkaldelse er udsendt rettidigt, bemanding og øvrig mødeforberedelse er klar.

De ”åbne hus” arrangementer d. 2. og 3. november er forløbet godt med besøg af mange beboere.

5.0 GRANTOFTENS FORUM

Intet nyt.

6.0 KU

FU og KU har holdt møde d. 24. oktober. KU har opdateret deres love og regler, som FU også kunne godkende. Det blev aftalt, at FU, driften og KU skal tjekke op på, om klubbernes istand-sættelser er forsvarligt lavet.
Der planlægges åbent hus i klubberne 4. marts 2023.

7.0 Erfaringsudveksling i bestyrelsen

FU og udvalgene skal komme med visioner til bestyrelsesseminaret.

Efter bestyrelsesmøde d. 3. december 2022 indsættes følgende note til punkt 7.0:

Samarbejde i Bestyrelsen.

MA havde med dette punkt ønsket at der blev sat fokus på følgende punkter:

• Bestyrelsesseminar
• Visioner til en bestyrelse og dens arbejde.
• Oplæg fra Forretningsudvalget (FU) og fra hvert udvalg.
• Opgavefordeling i i bestyrelsen.
• Overlevering til nye bestyrelsesmedlemmer (fx informationsbrev om igangværende processer.)
• Tillid til hinanden (behandling af hinanden).

Svar:

Ved et punkt tidligere i dagsorden, var det blevet besluttet af en samlet bestyrelse at der skulle afholdes et seminar den.4. februar.2023.

Her skulle hvert udvalg og FU komme med deres visioner og Årshjul for 2023.

HB udtrykte at hun ikke havde synes at hun var ordentlig orienteret om at være formand for et udvalg, da der ikke havde været en ”overdragelsesforretning ” fra den forrige formand.

LE sagde at det ”plejede” at være udvalget der selv, der havde et overblik over hvad der var i gang af projekter, samt så sad der jo medlemmer af Beboerhusudvalget der også sad der før valget. Disse ”gamle” bestyrelsesmedlemmer kunne jo så overdrage/ hjælpe den nye formand.

LE tilbød HB at hun gerne ville holde et møde, for at forklarer hvilke opgaver og forpligtelser der var med hvervet som formand for et stående udvalg. Dette tilbyd takkede HB ja tak til.

• Fællesskab.

MA manglede nogle arrangementer, som kunne samle bestyrelsen og give et sammenhold også udenfor bestyrelsen, samt være sammen med de ansatte for at skabe et sammenhold og forståelse.

• Skovtur.
• Juletur / sommertur.
• Julegavearrangement.
• Nytårskur.
• Fælles deltagelse ved DAB-arrangementer.
• Foredrag med relation til bestyrelsesarbejdet.

Svar:

LE sagde at de fleste af punkter, som der jo før i tiden, havde været en naturlig del af bestyrelsens arbejde. Men på grund af Corona og de restriktioner der havde været, så havde det ikke været muligt at arrangerer disse ting.
Der blev arrangeret et fællesarrangement den 14. november.2022, hvor bestyrelsen ville få deres julegaver udleveret. Da det ikke kunne lade sig gøre at arrangerer en sammenkomst med de ansatte, på grund af arbejdstider for bestyrelsesmedlemmer og de ansatte. Men det vil der blive arbejdet på til julen 2023.”

8.0 Eventuelt.

Bestyrelsen deltager ikke i den planlagte ”julehygge” med medarbejderne d. 14. december kl. 15. Bestyrelsen spiser i stedet på Palace Garden og får overleveret julegaver i Dybet.

9.0 KONTORTID

Der var 2 henvendelser i kontortiden.

ÅBEN DEL SLUTTEDE KL. 22.55.

Download:

Referat-afdelingsbestyrelsesmode-3-november-2022_opdateret_december_2022.pdf