Referat af afdelingsbestyrelsesmøde torsdag d. 30/3 2023
Referat fra afdelingsbestyrelsesmøde torsdag d. 2/3 2023 kl. 19.00
Mødet blev holdt i Dybet.
| Afdelingsbestyrelsen: | Lisbeth Elfort (LE) | (Formand) |
| Irene Hansen (IH) | ||
| Sanne Magaard (SM) | ||
| Jeannie Stjernesø (JS) | ||
| Malene Andersen (MA) | ||
| Heidi Bach (HB) | ||
| Heidi Andersen (HA) | ||
| Kjeld Johansen (KJ) | ||
| Martin Jensen (MJ) | ||
| Suppleanter: | Alex Petersen (AP) | |
| Bettina Krogh (BK) | ||
| Referent: | Irene Hansen (IH) | |
| Lisbeth Elfort (LE) | ||
| Ordstyrer: | Malene Andersen (MA) | |
| Afbud: | Palle Jacobsen (PJ) | |
| John Jacobsen (JJ) | ||
| Kontortid: | Heidi Bach (HB) |
1.0 GODKENDELSE AF REFERATER.
Godkendelse af referat fra afdelingsbestyrelsesmøde d. 2. marts 2023.
Referatet er: Godkendt med følgende ekstra note til punkt 2.4:
”Efter en del debat i omkring sommerferieturerne til Bøtø, blev det besluttet at aflyse turene i 2023 på grund af økonomien. I stedet vil Beboerhusudvalget arrangere nogle forskellige ture i løbet af sommeren.”
2.0 ORIENTERING/MEDDELELSER/BESLUTNINGER.
2.1 Selskabet
Orientering af styringsdialogmøde med Ballerup Kommune.
2.2 Forretningsudvalget/Formanden
Orientering:
Mødet d. 15. marts i Platanbuen omkring lukkede altaner gik godt. 27 beboere var til stede, og der var god spørgelyst og stor interesse. Det skal nu bringes til afdelingsmødet, om bestyrelsen skal arbejde videre med projektet.
Der har været områdevandringen med SSP og lokalpolitiet. Referat er udsendt inden dette møde. Det er aftalt, at politiet ud over at patruljere, må bruge Grantoften til træning af narko- hunde samt øvrige træningsøvelser.
FU arbejder på at indkalde alle gård- og blokrepræsentanter til et møde sammen med driften omkring den fremtidige drift og vedligeholdelse af bl.a. pergolaer og gårdmiljøer. Samt hvor- dan, puljen, hvor man kan søge midler, skal revideres. Driften afventer rapporterne fra den år- lige sikkerhedsgennemgang af legepladserne i Grantoften. Bestyrelsen ønsker, at man skal gennemse legepladserne lidt oftere, men dette skal også tages op på dette møde.
Meget ærgerligt at den nyopsatte bænk blev stjålet indenfor 24 timer – til trods for, at den var støbt i beton. Driften vil undersøge, om vi kan ”overtage” bænken, der står ved Platanbuen fra Ballerup Kommune. Der afventes svar, da vi havde sagt nej tak i første omgang, fordi vi havde indkøbt en selv. Kommune har planer om, at bænken fra Platanbuen skal stilles op på skolens område.
Søren Jørgensen er udtrådt af afdelingsbestyrelsen. I stedet er 1. suppleant Martin Jensen indtrådt. Martin blev budt velkommen som medlem af bestyrelsen.
Der er lavet en aftalerække, hvor næstformanden mødes med driften ugen efter bestyrelsesmødet. Disse møder skal bruges på, at man drøfter de punkter fra bestyrelsesmødet, der har med driften at gøre.
Rema 1000 har meddelt, at de regner med at gå i gang med at bygge den nye butik i maj/juni 2023, samt at de forventer, at butikken vil åbne i starten af 2024. Der mangler stadig enkelte kommunale godkendelser. Ballerup Kommune vil flytte busstoppestedet på Vestbuen ved Q8 tanken 400 meter tilbage. Dette har bestyrelsen godkendt sidste år, men nu skal det ind i lokalplanen, så det kommer til at passe med de anlægsplaner, der kommer i forbindelse med etableringen af Rema 1000.
Der skal aftales 2 datoer for markvandring - en for blokkene og en for GP.
På disse markvandringer skal bestyrelsen sammen med driften tale om de ting, som man gerne vil have udført nu, eller ting der skal på langstidsbudgettet.
Det blev aftalt, at hvert bestyrelsesmedlem skal sende 2 datoer, hvor de kan.
2.3 Miljø- og teknikudvalg
Udvalget skal sende en liste til referatet, med de punkter på, som de ønsker dialog med driften om.
Derudover var der en generel drøftelse omkring hvilke projekter, udvalget godt kunne tænke sig.
FU har bedt om at få en plan over, hvor den nye Rema 1000 helt præcist bygges.
Pergolaen og nogle andre ting der står på græsplænen ved byggeriet, skal formodentligt flyttes. Når planen kommer, så skal udvalget og bestyrelsen i gang med at finde ud af, hvor de berørte ting skal flyttes hen.
2.4 Beboerhusudvalget
Det nye beboerhus er færdig og klar til at blive taget i brug. De første brugergrupper vil starte op i beboerhuset d. 3. april 2023.
Der har været en del ufærdige projekter, som driften skulle have udført, men som udvalget så selv har udført for at blive færdige. Der har også været en del udfordringer med, at der kun har været koldt vand. Det er driften ved at udbedre nu.
Fællesspisningen kører godt, og man deltager igen i år i Danmark spiser sammen, der bliver afholdt d. 25. april 2023. Der er åbent for tilmeldingen.
Udvalget vil prøve at starte nye projekter op:
- Computerhjælp, til fx MitId eller hvis man ikke lige kan få et program til fungere.
- Reparation af elektriske apparater.
- Forskellig slags hjælp til at få lavet sit tøj, fx ny lynlås.
I 2024 vil udvalget forsøge af afholde Bøtøtur for voksne i uge 31. Deltagerbetalingen vil blive sat op i forhold til tidligere år. Udvalget vil i god tid undersøge, om der er forhåndsinteresse nok ved at sætte en artikel i beboerbladet, hvor interesserede beboere kan tilmelde sig.
Efter mødet med SSP vil udvalget prøve at sætte et møde i stand med Ballerup Kommunes Gadeteamet omkring aktiviteter i beboerhuset. Disse aktiviteter skal første gang være i sommerferien 2023.
Den officielle indgangsdør til beboerhuset vil være samme dør, som ejendomskontoret brugte. Døren i ”mellemgangen” under blok 2 vil forblive lukket og være en nødudgang.
2.5 Informationsudvalget
Udvalget er i fuld gang med at lave et nyhedsbrev, men afventer om der skal noget med fra dette bestyrelsesmøde. Brevet skal ud inden påske.
Der mangler internet i beboerhuset, hvor bestyrelsens printer/kopimaskine står nu. Udvalget vil med hjælp fra Alex (bestyrelses suppleant) se på løsninger.
Udvalget vil indkøbe en lamineringsmaskine.
2.6 Genbrugsen
FU og BR arbejder sammen med SM på en forretningsorden. Genbrugsen skal økonomisk hvile i sig selv. Donationer til velgørenhedsorganisationer kan først ske, når løbende udgifter til butikken er afholdt. Fra indtægterne vil det være muligt, at en procentdel kan bruges til bolig- sociale aktiviteter i Grantoften.
FU har gennemgået en ønskeseddel fra butikken bl.a. omkring de fysiske rammer, og der er bevilget istandsættelse af toilettet i ”Julerummet” samt reparation af lofter i køkken.
Genbrugsbutikken vil henstille til, at kunderne helst bruge Mobil Pay som betalingsmiddel, da det er svært at få vekslet kontanter i bankerne. Men kunderne i butikken er velkommen til stadigvæk at betale med kontanter.
Genbrugsbutikken vil også åbne den 3. april.
3.0 KU
- En af klubberne efterspørger om, de må have en gasflaske stående.
- Porcelænsklubben afventer stadigvæk, om de kan få et nyt klublokale i det gamle beboerhus.
- KU takkede for et flot fremmøde, da de afholdt åbent hus-arrangement.
- KU har desværre været nødt til at lukke 2 klubber, da disse ikke kommer til møderne hver anden måned eller har været en del af åbent hus-arrangementet i 2023.
4.0 EKSTRAORDINÆRT AFDELINGMØDE 27. APRIL 2023
Dagsorden vil blive husstandsomdelt 14 dage før.
5.0 GRANTOFTENS FORUM
- De indsendte ansøgninger til sommerkolonierne på Bøtø vil blive trukket tilbage. Grunden er, at der ikke er nok tilmeldte, og derfor vil turene blive for dyre.
- GF afventer ansøgninger til de sommerferieaktiviteter, som Beboerhuset vil afholde.
- Der er stor ros til JS for at afvikle regnskaberne for beboerhusaktiviteterne.
- FU vil kigge på ansøgningsproceduren og på hvem der kan søge disse midler.
6.0 SOMMERARRANGEMENT/FEST
FU foreslår, at afdelingsbestyrelsen nedsætter en ad hoc gruppe til at lave et oplæg og et budget for en sommeraktivitet/fest for beboerne i Grantoften. Dette skal være i samarbejde med centerforeningen. Centerforeningen har på forhånd givet deres tilsagn til, at de gerne vil være med. Oplæg skal være færdigt til beslutning på næste bestyrelsesmøde.
7.0 HELHEDSPLAN PARKERING – AD HOC GRUPPE
Bestyrelsen har nedsat et ad hoc-udvalg, der sammen med Landsskabsgruppen fra DAB, skal komme med et bud på en anderledes parkeringsplads i GP, så der måske kan
holde flere biler.
Deltagere: Palle, Alex og Heidi A meldte sig til gruppen.
8.0 BESTYRELSENS MAIL
HA efterspurgte, hvorfor hele bestyrelsen ikke har adgang til bestyrelsens mail.
Hun har flere gange oplevet, at hun selv har sendt til denne mail før i tiden, men at bestyrelsen har ikke set nogle af disse mails. Begrundelsen for, at den ikke kan blive flyttet, er, at der kan komme mails, der har personfølsomme oplysninger, samt så kan der være klager over andre beboere eller ansatte.
FU indstillede til, at det stadigvæk er Bente og FU, der administrerer denne mail, og at FU informerer bestyrelsen, som de gør i dag.
Bestyrelsen vil gerne have tilføjet at, der kommer en kvittering for modtagelse af mail, eller en kvittering for, når mailen bliver læst.
Herved kan vi måske komme videre i denne sag.
9.0 Kommunikation/ Facebook
Det blev aftalt, at efter hvert FU møde, vil der blive skrevet en mail til det bestyrelsesmedlem som har kontortiden til efterfølgende møde.
Når bestyrelsesmedlemmer svarer beboerne på Facebook, så skal det helst være det rigtige, der bliver svaret eller skrevet ud.
Men det er meningen, at bestyrelsen skal blive ved med at arbejde på at give beboerne informationer via referatet fra bestyrelsesmødets åbne del og i de nyhedsbreve, informationsudvalget laver.
10.0 KONTORTID
Der var 5 beboerhenvendelser i kontortiden.
