Referat af afdelingsbestyrelsesmøde torsdag d. 11. maj 2023.

Referat af afdelingsbestyrelsesmøde torsdag d. 11. maj 2023 kl. 19.00

Mødet blev holdt i Dybet.

Afdelingsbestyrelsen:	Lisbeth Elfort (LE)	(Formand)
	Palle Jacobsen (PJ)	(Næstformand)
	Irene Hansen (IH)
	Sanne Magaard (SM)
	Jeannie Stjernesø (JS)
	John Jacobsen (JJ)
	Malene Andersen (MA)
	Heidi Bach (HB)
	Heidi Andersen (HA)
	Martin Jensen (MJ)
Suppleanter:	Alex Petersen (AP)
	Bettina Krogh (BK)
Referent:	Irene Hansen (IH)
	Lisbeth Elfort (LE)
Ordstyrer:	Palle Jacobsen (PJ)
Afbud:	Kjeld Johansen (KJ)
Kontortid:	Jeannie Stjernesø (JS)

1.0 GODKENDELSE AF REFERATER.

Godkendelse af referat fra afdelingsbestyrelsesmøde d. 30. marts 2023

Referatet er godkendt.

JS spurgte om referatet fra afdelingsmødet i Salen ikke skulle godkendes af bestyrelsen, inden det blev sendt ud. Samt om bestyrelsen ikke skulle have det, inden det blev lagt op på hjemmesiden. Dette vil LE undersøge til næste bestyrelsesmøde.

2.0 ORIENTERING/MEDDELELSER/BESLUTNINGER.

2.1 Selskabet

• Der afholdes BAB bestyrelsesmøde den 15. maj 2023.
  Der er kun lukkede punkter på dagsorden denne gang, så derfor er der ikke så meget
  at informere afdelingsbestyrelsen om.
• Garantforsamling i DAB blev holdt onsdag den 10. maj 2023.
  Her var der kun 2 til stede med stemmeret fra Grantoften, selvom vi har 4 stemmer.
  LE har efterspurgt fuldmagter et par gange, så vi havde alle stemmer med, hvis der skulle være afstemning. Men der var ikke kommet nogen fra de 2 sidste personer.

2.2 Forretningsudvalget/Formanden

Orientering:

I forbindelse med flytning af busstoppestedet ved Q8 tanken, er der udsendt en orientering fra Ballerup Kommune om placering i forhold til svingbane og vejbaner. Der skal være opmærksomhed på cykelforhold også. Dette punkt er sendt videre til Ballerup Kommune sammen med tilkendegivelsen fra Afdelingsbestyrelsen.

Datoer for markvandring - en for blokkene og en for GP.

På markvandringerne skal bestyrelsen sammen med driften tale om de ting, som man gerne vil have udført nu eller ting, der skal på langstidsbudgettet. Det blev tidligere aftalt, at hvert bestyrelsesmedlem skulle sende 2 datoer, hvor de kan. Der er kun blevet modtaget datoer fra 4 bestyrelsesmedlemmer.

Note: DAB vil komme med 2 datoer, hvor vi kan udføre disse markvandringer.
Så nu skal bestyrelsen lægge et program for, hvilke ting vi skal se på i disse 2 dage, så det kan sendes til driften, der vil tilrettelægge hvem der skal med fra driften.

DAB inviterer 6 store afdelinger til besøg i Ådalsparken d. 20. juni 2023. LE sender invitation ud. Så man skal huske at tilmelde sig til LE inden. Så må vi finde ud af kørsel.

2.3 Miljø og Teknikudvalget.

Udvalget er generelt utilfredse og oplever, at det er meningsløst at sidde i udvalget, fordi der ikke sker noget i driften, når udvalget har brokket sig. Udvalget mener, personalet mangler viden om afdelingens cts-system, og at personalet holder de grønne områder for dårligt.

Udvalget mener, at skraldebilen kører på upassende tidspunkter. Skraldebiler køres af Vestforbrændingen, og ikke af driften. Udvalget mener, at der er for få skraldespande i GP. Det er i samråd med Ballerup Kommune og Vestforbrændingen, at vi har det antal skraldespande, som vi har. I starten da vi skulle lave dette system, var der ventetid på at få både container og skurer, da alle landets kommuner og boligselskaber skulle bruge de samme beholdere.

NOTE: Vi kunne jo indgå i en dialog med Vestforbrændingen, så vi kan få det rette antal skraldespande i de mest pressede kategorier. Dem, der er i dag, kan jo laves om, men det var hvordan at man tilrettelagde, det dengang at det blev oprettet.

2.4 Beboerhusudvalget

Åbning af Beboerhuset havde 25 gæster, som fik serveret kage og popcorn. Udvalget var skuffet over, at der ikke var andre deltagere fra bestyrelsen.

Udvalget ønsker mere rengøring i huset. Udvalget vil holde huset lukket i juli, selv om alle brugergrupper ikke er enige.

Udvalget har sammen med SSP i Ballerup Kommune planlagt et grillarrangement for både voksne og børn mellem 9-12 år og måske også 13-14-årige. Det ønskes fremover at huset holdes åbent en gang om måneden for denne gruppe.

Udvalget vil søge Grantoftens Forum om penge til at arrangere ture til Legoland og Sommerland Sjælland i stedet for de aflyste feriekolonier.

Udvalget ønsker, det bliver undersøgt, om de kan få et bankkort. Og udvalget vil gerne vide, hvor mange penge, der er bevilget til diverse aktiviteter ud over det, der allerede er bevilget!

NOTE: Som LE oplyste på bestyrelsesmødet, så er der beløb på 400.000 i Grantoftens Forum, som kommer dels fra Ballerup Kommune og fra vores eget budget, som skal bruges til mange forskellige ting. Blandt andet så er de 110.000, som Beboerhuset har fået til at drive Beboerhuset for. Så kan blandt andet Fritidsklubben, Vestkirken og SSP søge om bevilliger til forskellige arrangementer. Så er der Fodboldklubben, der afholder Sankt Hans. Så der er flere, der skal deles om de samme sociale midler, der er i kassen.

2.5 Informationsudvalget

Der er blevet omdelt beboerblad. Der har været få tilbagemeldinger. Udvalget har selv stået for omdeling. Udvalget ønsker, det undersøges, om der kan laves en lommepengeløsning, så bladet deles ud af unge/børn i Grantoften.

2.6 Genbrugsen

Det går rigtig godt i butikken. Der er allerede solgt for over 5.000 kr.
Efter sommerferien vil der blive holdt åbent i butikken 1 til 2 lørdage om måneden.
Der er lavet en Facebookgruppe for butikken (Grantoftens Genbrugsbutik). Hvis man har et ønske om at aflevere tøj, kan man skrive på Facebook eller kontakte Sanne Magaard.

3.0 AFDELINGSMØDET I SALEN D. 27. APRIL 2023

• Ejendomskontor.
• Inddækning af altaner på Platanbuen.
• Hegn
• Varmekilder i køkkenet og badeværelset.

Afdelingsmødet var præget af en meget negativ stemning. Der ønskes mere kontrol på mødet, så der ikke råbes, og der skal være konsekvenser af dårlig og aggressiv opførsel.
Bestyrelsen fremstod ikke samlet, da der var delte meninger om emnerne i bestyrelsen. Alle forslag blev forkastet. Referat fra mødet findes på Grantoftens hjemmeside.

LE vil gerne have taget til referat, at det ikke er korrekt, at hun har haft tegninger over det nye forslag til ejendomskontor liggende ”i flere måneder” uden at præsentere det for bestyrelsen.
Arbejdet med at få lavet tegninger og få lavet et overslag over, hvad det vil koste blev igangsat omkring 8 uger før, at bestyrelsen fik tegningerne. Der har været forskellige undersøgelser i et par måneder før, arkitekten kunne danne et grundlag for det forslag, som den forrige bestyrelse havde sendt ud til urafstemning blandt beboerne.
Som LE oplyste på bestyrelsesmødet, så er mange af de tiltag, der var på tegnebrættet for at holde dette huslejeneutralt, ikke i overensstemmelse med de regler, der er fra Arbejdstilsynet. Derfor satte BAB arbejdet i gang med at finde ud af, hvordan at vi kunne løse denne udfordring med at ombygge og moderniserer en gammel bygning, der har været brugt til mange forskellige ting.
Formandskabet i BAB har presset på for at få lavet et oplæg, som man kunne præsentere for både bestyrelsen i BAB, i Grantoften og beboerne. Dette for at visualisere, hvordan at det kunne se ud.
Der har hele tiden været den tidslinje, at når byggesagen omhandlende det gamle hotel var færdig, så skulle der være en plan for nyt ejendomskontor, for det har hele tiden været byggesagen, der har betalt de blå container, som kontoret er i i dag. Dette koster cirka omkring 25.000 kr. om måneden.
Tegningerne blev modtaget dagen før, LE videresende dem til bestyrelsen. Samt så havde Palle modtaget dem samme dag, som LE fik dem tilsendt fra DAB. Alle var således orienteret og emnet behandlet, inden det blev stillet til forslag til afdelingsmødet.

Beslutning:

• Ejendomskontorets fremtid bliver sendt tilbage til BAB bestyrelsen, som sammen med driften og afdelingsbestyrelsen skal komme med et oplæg til afdelingsmødet i august.
• Mht. altaner i Platanbuen må bestyrelsen arbejde på en ny løsning. Det bliver et langt træk at finde noget andet, men bestyrelsen må prøve igen.
  
  Note: Det kom frem på afdelingsmødet, at Platanbuen jo havde deres egen økonomi. Dette passer ikke, da de er en del af Grantoften. De betaler også, når der er helhedsplaner, men pga. huslejeniveauet, og de beboere, der bor der, så betaler de den lille del af den samlede udgift til den aktuelle helhedsplan. Det er Ballerup Kommune, der har 100% anvisning på boligerne i Platanbuen.
• Hegn – bestyrelsen skal udarbejde nyt forslag til mulige hegn i GP, der skal godkendes på afdelingsmødet til august. Opgaven ligger hos miljø- og teknikudvalget.
• Radiator Forslaget skal stilles igen til august, bare med den rigtige tekst, så det er forståeligt.

4.0 KØKKENPULJER

Der er fra Kvik Køkken blevet tilbudt flere køkkener til den gamle ordning, hvor pris og indretning magen til tilbuddet i den forrige pulje. Det vil sige, at ordningen er den samme, som ved sidste udbudte pulje, og der kan ikke laves ændringer.
Ejendomskontoret har skrevet et orienteringsbrev, som de gerne vil have lov til sende ud til beboerne.

Beslutning:
Bestyrelsen godkender, at der kan arbejdes videre med gammel køkkenpulje.
1/3 del af denne pulje skal gemmes til flyttekøkkener, som driften kan bruge til at skifte gamle køkkener ud, inden de nye beboere flytter ind.
Så det brev som kontoret har udarbejdet, skal sendes ud til alle beboere. Men der skal rettes lidt i forhold til datoer m.v.

Til afdelingsmødet til august skal der stilles til forslag, at der oprettes en ny køkkenpulje for 2024/2025, da priserne er steget.

5.0 P-PLADSER I GRANTOFTEPARKEN

Der skal findes en dato, hvor p-udvalget kan mødes med landskabsarkitekten.
LE beder Landskabsgruppen om at komme med nogle forslag til datoer.

6.0 HÅNDTERING AF BEBOERKLAGER

Proces for håndtering af beboerklager er:

1) Hvis en beboer vil klage
Beboeren skal ALTID klage skriftligt – enten på mail til ejendomskontoret eller ved at bruge klageblanketten på DAB’s hjemmeside.

2) Hvis en beboer klager til bestyrelsen:
Bestyrelsen skal bede beboeren selv klage skriftligt enten på mail til ejendomskontoret eller via til DAB’s klageblanket. Samme proces som ovenstående.
Der vil i nyhedsbrevet fra informationsudvalget blive sat et link til, hvor man kan finde klage-brevet til DAB.

7.0 SELSKABSLOKALER

Udvalget ønsker svar på de ønsker, de har vedr. forbedringer af selskabslokalerne.
Ønskerne sendes videre til driften.

8.0 GYNGEN VED BLOK 1

Lige nu ser det ud til, at det eneste, der skal flyttes, er den store gynge.
Men spørgsmålet er, om der plads til, at den bliver flyttet hen på legepladsen ved blok 1.
Driften skal undersøge, hvad det vil koste at lave et godkendt underlag, samt hvad det vil koste at flytte selve gynge, og hvilken tidsplan der er.

9.0 BLOK- OG GÅRDREPRÆSENTANTER

Der arbejdes stadig på et møde med gård- og legepladsrepræsentanter.
Der er modtaget et forslag fra gårdreprænsentanterne fra Gård 8 eller Gård 7.
Der blev bedt om, at der i næste nyhedsbrev eller beboerbladet bliver lavet en artikel om, hvad det vil sige at være enten blok- eller gårdrepræsentant.

10.0 ORDINÆRT AFDELINGSMØDE I SALEN D. 24. AUGUST

Dato for ordinært afdelingsmøde aftales til torsdag d. 24. august.

11.0 KANDIDATER TIL BAB’S BESTYRELSE

Der skal vælges 2 kandidater til BAB-bestyrelse i valgperioden 2023 – 2025.
Dette valg skal afgøres på repræsentantskabsmødet den 14. juni.2023.
På valg er:

• Sanne Magaard. Genopstiller
• Lis Dahl Braaten Genopstiller ikke.

Det er tilladt at stille op til BAB bestyrelse, hvis man har adresse i et af selskabets afdelinger.
Så det er tilladt at deltage i mødet uden at sidde i en afdelingsbestyrelse og stille op, når der afholdes valg på dagen.
Så selvom bestyrelserne er enige i at opstille kandidater, kan dette godt blive omstødt på valgdagen.
Der stillede 4 kandidater op til de 2 ledige pladser. Kandidaterne er: Malene, Alex, Martin og Sanne ønsker at stille op.
Der blev ikke afholdt valg, da man jo kan stille op alligevel på selve mødet.
Så Grantoften indstiller disse 4 kandidater til kampvalg på mødet.

12.0 SOMMERARRANGEMENT/FEST

Centerforeningen foreslår at det bliver den 26.august.2023.
Der nedsættes et udvalg bestående af JS, SM, IH og LE til at arbejde på opgaven.

NOTE! På efterfølgende FU møde den 23. maj 2023 blev dette arrangement vendt.
Da der er afdelingsmøde om torsdagen den 24. august, hvor formanden og halvdelen af bestyrelsen er på valg. Så vil det ikke være særlig fedt at skulle afholde et arrangement, hvor man ikke selv har været med til at arrangere det.
Så LE har meddelt Centerforeningen, at vi gerne vil finde en anden dag.

13.0 ROTTEBEKÆMPELSE I GRANTOFTEN

Grantoften overholder alle rottebekæmpelses procedurer, og har et ganske udmærket samarbejde med kommunen.

14.0 KURSUS OM FÆLLESSKABSAMBASSADØRER I DAB

Afholdes i Beboerhuset onsdag den 31. maj.2023. Alle fra bestyrelsen er velkomne.

15.0 EVENTUELT

Porcelænsklubben vil gerne blive, hvor de er. Bestyrelsen godkender frem til 1/1 2024.

16.0 KONTORTID

Der var 5 beboerhenvendelser i kontortiden.
Disse er afleveret til driften på kontoret.

ÅBEN DEL SLUTTEDE KL. 23

Download:

Referat-afdelingsbestyrelsesmode-11-maj-2023.pdf