Referat af afdelingsbestyrelsesmøde torsdag d. 8. juni 2023
Referat af afdelingsbestyrelsesmøde torsdag d. 8. juni 2023 kl. 19.00
Mødet blev holdt i Dybet.
| Afdelingsbestyrelsen: | Lisbeth Elfort (LE) | (Formand) |
| Palle Jacobsen (PJ) | (Næstformand) | |
| Irene Hansen (IH) | ||
| Sanne Magaard (SM) | ||
| John Jacobsen (JJ) | ||
| Malene Andersen (MA) | ||
| Heidi Bach (HB) | ||
| Heidi Andersen (HA) | ||
| Kjeld Johansen (KJ) | ||
| Martin Jensen (MJ) | ||
| Suppleanter: | Bettina Krogh (BK) | |
| Referent: | Irene Hansen (IH) | |
| Lisbeth Elfort (LE) | ||
| Ordstyrer: | Palle Jacobsen (PJ) | |
| Afbud: | Jeannie Stjernesø (JS) | |
| Alex Petersen (AP) | ||
| Kontortid: | John Jacobsen (JJ) |
1.0 GODKENDELSE AF REFERATER.
Godkendelse af referat fra afdelingsbestyrelsesmøde d. 11/5 2023
Referatet er godkendt med nedenstående note!
Note:
Projektering af nyt ejendomskontor: Alle projekter starter med, at man godkender en ramme, som man kan gå ud fra. Dette var det, som man prøvede med starten på dette projekt. Men det har været en skæv start, hvor man fra starten har været hæmmet af, at man havde et udgangspunkt fra en urafstemning. Denne urafstemning kan man ikke leve op til i dag, da der har været en del misforståelser/byggetekniske krav, som man ikke tidligere har været bevist om. Derfor så fik man arkitekt/rådgivende ingeniørfirma til at lave nogle undersøgelser, samtidig med at de lavede en råskitse, som man kunne tage stilling ud fra. Men dette skulle gå stærk, da DAB/BAB fik denne tegning presset igennem på 2 måneder. Derfor var der pres på, da bestyrelsen fik de første oplysninger. Dette er, set i bagklogskabens lys, et rigtig dårligt udgangspunkt, som man ikke skal gentage.
Men man er nødt til også at se på, at gennemarbejdelsesfasen altid starter bagefter, at man har fået en godkendelse fra Beboermødet. Så man kan starte med at skulle udfylde den ramme, som beboerne har godkendt.
Men det skal også tages med, at det jo er et projekt i Samdriften i BAB, så det er ikke kun afdelingsbestyrelsen i Grantoften, der kan få indflydelse.
Lommepengeprojekt:
Samt så vil man gerne have at der bliver brugt et andet ord end naturalier. Som referat ved jeg ikke hvilket andet ord, det skulle være, men der blev enighed om, at der skal stå andet end penge.
2.0 ORIENTERING/MEDDELELSER/BESLUTNINGER.
2.1 Selskabet
Bestyrelsesmøde den 15. maj 2023.
Orientering på lukket del
2.2 Forretningsudvalget/Formanden
Orientering:
Optagelse af telefonsamtaler til ejendomskontoret:
LE har forespurgt i DAB, om man kan undersøge, om man må/kan optage telefonsamtalerne, når beboerne ringer til ejendomskontoret. Så kan der komme et overblik over, hvordan at de forskellige samtaler med beboerne forløber. Det skal være muligt, at man ikke vil have optaget sin samtale, samt at den bliver slettet efter 30 dage.
Beslutning:
Bestyrelsen sender opgaven videre til Kris og Henrik, som må tage den i DAB.
Bumnøgler på nøglebrik, som bliver åbnet i 24 timer:
LE vil prøve at finde ud af, om man kan åbne beboernes nøglebrikker, så man kan bruge disse som bomnøgler, så man ikke skal på ejendomskontoret for at låne en nøglebrik. Alle husstande har fået udleveret en nøglebrik, så man kan åbne til containerpladsen eller til kælderdørene.
Dette princip gælder i dag, når man skal låne et selskabslokale, så man kan vel også finde en ordning til bomnøgler.
Beslutning:
Opgaven gives videre til ejendomskontoret.
Bænk på centerbakken:
Der skal sættes en ny bænk op, i stedet for den, der blev stjålet.
Note! Der blev sat en ny bænk op kort efter bestyrelsesmødet.
Statuerne ved center, er det vores?
BR er ved at finde ud af, hvordan at det hænger sammen.
Beslutning:
Når der kommer noget nyt, kommer der information til Bestyrelsen.
Boligsociale midler fra Ballerup Kommune:
De boligsociale midler er blevet forlænget til 2024. I mellemtiden vil kommunen arbejde på en ny procedure for ansøgninger.
Note! BR er i kontakt med Kommunen så vi ved når vi skal sende én ny ansøgning afsted.
2.3 Miljø og Teknikudvalget.
Busstoppested ved Q8 tanken bliver flyttet lidt længere tilbage end det, som der blev givet tilladelse til ved sidste møde.
2.4 Beboerhusudvalget
Orientering af Formanden HB:
Huset holder ferielukket og alle beboergrupper er orienteret.
Rengøring af gulve i hele huset.
Beslutning: Forespørgelse er sendt til Kris og Rengøringsteamet.
Køkkenskabe fra Kvik, må huset få dem?
Beslutning: Sender denne forespørgelse til Jesper fra Kvik via Kris.
Beløb til afsættelse af midler til arrangementer.
Beboerhusudvalget vil gerne have et møde med FU, så man kan få klarhed over hvordan at midlerne skal bruges.
Brev til udvalget angående Bøtø både 2022 og 2023.
Udvalget besluttede, at man ikke ville gennemføre denne tur, da der var for få tilmeldte.
I stedet har udvalget arrangeret nogle andre ture - blandt andet til Sommerland Sjælland.
Det er formanden der skal have information i fremtiden.
HB synes, at det er underligt, at det er JS der får alt informationen fra Grantoftens Forum samt alt andet information fra ejendomskontoret.
Beslutning: For eftertiden så skal HB have samme information/mails fra Ejendomskontoret.
Kreditkort.
HEC er ved at finde ud af, om Beboerhusudvalget kan få et kreditkort og på hvilke betingelser.
Legoland turen skal laves, så folk indbetaler et depositum, så må FU/Grantoftens Forum tage stilling til en ny ansøgning.
Note! Efterfølgende er det besluttet i FU, at turen godt kan gennemføres på betingelse af, at det kun er fyldte busser, der bliver sendt afsted til Legoland. Beboerhuset har indvilliget.
2.5 Informationsudvalget
Tavler i gårdene, som ligner dem, som er i højhusene.
Beslutning: FU vil undersøge sammen med driften, hvad der kan gøres.
2.6 Genbrugsen
Der kommer masser af kunder i butikken. Donationer går i øjeblikket til Grantoftens Børn.
3.700 kroner er der solgt for i maj måned.
Butikken gerne have flyttet skiltet med Genbrugsen fra det gamle beboerhus og over på væggen ved hoveddøren, så beboerne kan se, hvor man kan gå ind.
Rengøringspersonalet klager over de kunder, de går fra gangen og ud i den anden del af Genbrugsen.
Beslutning:
FU vil sammen med driften forsøge at finde en løsning sammen med rengøringsteamet.
3.0 RENOVERING AF RÆKKEHUSENE
Ud fra de skemaer der er blevet sendt til beboerne, vil der blive lagt en plan over, hvor mange forskellige løsninger der er.
Beboerne vil få et dokument, hvor de skal tage stilling til farvevalg, størrelse på fliserne samt at man kan fravælge at få sat glasvæggen op.
Beboerne skal skrive under på de valg, som de tager, så der ikke kommer konflikter eller misforståelser senere hen.
Når ferien er overstået, så vil der komme en orientering til bestyrelsen.
Når tiden er inde, så vil der komme et nyhedsbrev til beboerne, hvor der er lidt flere detaljer.
4.0 ASBESTSANERING AF VARMECENTRALERNE
FU ved ikke hvor langt arbejdet er kommet, og hvad det kommer til at koste.
FU vil forespørger hos Kris om detaljerne.
5.0 FORSØG MED DANSK KABEL-TV HOS ALEX
Da Alex desværre ikke var til stede, kunne han ikke give en orientering.
Note! Efterfølgende har Alex orienteret om, at han har fundet en løsning sammen med de teknikerne fra DKTV. Så lige nu er man ved at finde en pakkeløsning, som DKTV vil tilbyde beboerne, som er interesserede, til en favoritpris. Der vil blive meldt noget ud, når denne pris er fundet.
6.0 BLOK- OG GÅRDREPRÆSENTANTER
Afholdelse af møde inden sommerferien. Dette nåede vi desværre ikke, da FU har manglet listerne til, hvem der er repræsentanter. Så dem har BR været med til at finde, og FU arbejder på højtryk for at indkalde til et møde.
Beslutning:
Bestyrelsen gav mandat til, at det var FU der afholdt disse møder på bestyrelsens vegne. Det plejer at være Miljø/teknikudvalget, der skal afholde disse møder.
Anmodning om en anden slags sand end den, der er i sandkasserne i dag. Dette er meldt til driften.
7.0 ORDINÆRT AFDELINGSMØDE I SALEN D. 24. AUGUST
Bestyrelsen skal begynde at udarbejde de forslag, vi gerne vil have med på mødet:
- Forslag til hegn.
- Markiseløsninger til Platanbuen.
- Radiator (punktet fra sidste gang).
- Gæster værelser kontra lejligheder.
8.0 SOMMERARRANGEMENT/FEST
FU har besluttet at aflyse dette arrangement, og Centerforeningen er orienteret.
9.0 EVENTUELT
- Tilstand af vores kloakker i forbindelse med rensning af disse.
- Tilholdssteder til de unge mennesker, så de har et sted hvor de kan være og spille høj musik.
- Højere stole i vaskeriet. Kontakt med
- Ombygningen af det gamle hotel er ved at være i mål, da vi har sat en plan i gang sammen med Ballerup Kommune, DAB og Rambøll. Så forhåbentlig vil du blive udlejet i slutningen af 2023. DAB er i gang med at finde ud af, hvad huslejen skal blive.
10.0 KONTORTID
- Mangler opsætning af skraldespand.
- Træerne foran Genbrugsen, må gerne fældes, så man få lys ind i lejlighederne.
- Klager over andre beboere i Plantanbuen.
- Klager over at der holder biler på græsplænen.
- Forskellige sager fra Plantanbuen.
Åben del sluttede kl. 21:22
